ПРИМЕР ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ ПО ФАКТУ НАРУШЕНИЯ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Генеральному директору ООО «ВЕРШИНА»
Петрову Л. Я.
главного бухгалтера организации
Нестеренко Н. Д.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

В ходе проверки финансово-хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 67548,37 рублей (шестьдесят семь тысяч пятьсот сорок восемь рублей тридцать семь копеек).

Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Семенова Александра Дмитриевича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.

08.11.2017                                                                                          Подпись Нестеренко Н. Д.

Кроме того, докладные записки могут составляться на учеников, как мера воздействия, в воспитательных целях. Здесь документ составляет педагог директору или заучу учебного учреждения.

Например: О прошении перевода учащегося

Довожу до вашего сведения, что, несмотря на проведенные воспитательные беседы и общение с родителями, ученик 8а класса Сидоров И.И. продолжает нарушать дисциплину. 6 октября им было разбито окно в классе математики, а 7 октября был сорван урок химии.

    В итоге остальные ученики, вместе с Сидоровым И.И. не могли получить знания. По этому поводу предлагаю рассмотреть решение педагогического совета о переводе Сидорова И.И. в другую школу.

ОБРАЗЕЦ ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ О ХАМСКОМ ПОВЕДЕНИИ СОТРУДНИКА И ОСКОРБЛЕНИИ:

Начальнику ООО «ГРАЧ»

Иванову Ю. И.

ревизора отдела бухгалтерского учета

Ефремова Г. А.

Докладная записка

04.05.2016                                                                                                                                  №11

Об оскорблении на рабочем

месте

       Обращаю ваше внимание на то, что 03.05.2018 бухгалтер, Николенко Олег Павлович, использовал нецензурные слова, носящие оскорбительный характер, указывал на социальный статус и публично угрожал.

       Прошу рассмотреть возможность привлечения Николенко О. П. к административной ответственности.

Ревизор отдела бухгалтерского учета              (подпись)                                 Г.А. Ефремов

Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

    Реквизиты объяснительной записки подобны реквизитам докладной записки.

Адресат: наименование должности,

Фамилия И. О. (в дательном падеже)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Текст записи должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.

Должность составителя                      (подпись)                 И. О. Фамилия

00.00.0000

Документы, которые чаще всего сопровождают основной доку­мент, оформляются на общем бланке машинописным способом, но объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, поступков, поведения сотрудников оформляются на чистых лис­тах формата А4 рукописным способом. Текст должен быть убеди­тельным, содержать неопровержимые доказательства. Реквизиты аналогичны реквизитам внутренней докладной записки.

    В первой части текста объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений, а во второй – объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, ссылка оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения. Например: «23 сентября 2007 г. я опоздал на работу на 1 час 30 минут, т.к. на Октябрьском мосту произошла авария, вследствие чего движение транспорта было значительно затруднено».

Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объясни- тельной записке. Отметка об их наличии оформляется реквизитом «приложе- ние».

ПРОТОКОЛ И ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения во­проса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конферен­циях, заседаниях коллегиального органа. Ведение протокола — это обязанность секретаря. Секретарь несет ответственность за до­стоверность содержащейся в протоколе информации наряду с председателем коллегиального органа.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно дейст- вующих коллегиальных органов власти и управления (местных представительных органов, общих собраний учредителей, акционеров, заседаний правлений, советов директоров, комитетов, комиссий и других) и разовые или периодически созываемые собрания, конференции, совещания.

По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими.

Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назна-ченным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее со- ставленные документы, отражающие процесс подготовки заседания, – повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты док- ладов и выступлений, проекты решений и др.

Составляемый на заседании черновик протокола должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если они есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия, учреждения органи- зации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наименова-ние организации (наименование структурного подразделения), наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер, место составления или издания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи (председатель, секретарь), отметка об исполнении доку-мента и направлении его в дело.

Название вида документа оформляется при угловом расположении рекви- зитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименова- ния организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке – центрованным способом.

Дата оформляется цифровым способом (12.10.2007) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата протокола является датой заседания, а не подписания и окончательного оформления документа.

Регистрационный номер протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания, и является порядковым номером заседания в пределах кален- дарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы:

Заседания совета директоров

Общего собрания акционеров

Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных ин- тервала ниже реквизита «место составления или издания» от границы левого по- ля или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками, и при продольном, и при угловом расположении реквизитов бланка.

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение).

Состав присутствующих оформляется через 2 межстрочных интервала ниже заголовка от границы левого поля и начинается с указания председателя и секре- таря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире. Инициалы следуют за фамилией:

Председатель – Муравьев В.М.

Секретарь – Анютина П.С.

При наличии ведущего его фамилия, инициалы и полное наименование должности указываются ниже фамилий председателя и секретаря от границы левого поля:

Ведущий – главный менеджер финансово-инвестиционной компании «Вектор» Осипов В.Т.

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по долж- ности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого поля и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствующих оформляются на всей ширине строки через один межстрочный интервал: 

Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С, Дмитриев П.Е., Иванов Л.М.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка:

Присутствовали: 20 человек (список прилагается).

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, пере- числяются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали:» и заканчи- вается двоеточием. Приглашенные перечисляются с указанием полной долж- ности, т.е. в нее входит полное или сокращенное наименование предприятия или организации, по алфавиту фамилий. Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал: 

Приглашенные: заместитель директора АО «Саяны» Тимофеев П.Н. 

Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутству-ющих и заканчиваются двоеточием.

Каждый вопрос формулируется с предлогом «о» (отвечает на вопрос «о чем?») и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика.

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсужде-ния и оформляются с красной строки:

Повестка дня:

1. Об итогах финансово-хозяйственной деятельности за 2 квартал 2016 г.

     Доклад коммерческого директора Иванкина Е.С.

2. О создании юридического отдела предприятия.

    Доклад заместителя председателя правления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку «Разное» в повестку дня включать не рекомендуется.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участникам заседания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: «Повестка дня прилагается».

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами по- вестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово СЛУШАЛИ нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки оформляется в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (кого?), ставится тире и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада. В случае, когда докладчик имеет текст выступления, этот текст может быть приложен к протоколу, что оформляется следующим образом: Текст доклада прилагается.

Слово ВЫСТУПИЛИ оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступа-ющих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содер-жание выступления.

В случае необходимости после фамилии выступающего указывается на- именование его должности.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них запи- сываются в порядке их поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, за- писываются после слова ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С крас- ной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные дейст- вия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и рас- полагаются по степени их значимости.

Пункт, устанавливающий правовую норму, формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – с какого или по какой срок?

Пункт, содержащий поручение или предписание, строится по речевым моделям: поручить кому – что сделать – к какому сроку? или что сделать – к какому сроку?

Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы кон- кретного исполнителя.

РЕШИЛИ:

1.1. Утвердить штатное расписание.

1.2. Заведующему отделом кадров завершить комплектование служб специалистами к 15.10.2015.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каж- дому пункту решения: «за» – 10, «против» – 0, «воздержались» – 2 или 34 «единогласно».

Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экзем- пляре отредактированного протокола. Они располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами:

Председатель          Личная подпись                В.М. Муравьев

Секретарь               Личная подпись                П.С. Анютина

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым ру- ководителем организации, в компетенцию которого входит решение коллеги- ально обсужденных вопросов.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова УТ- ВЕРЖДАЮ, сокращенного наименования должности руководителя (т. к. полное наименование организации или предприятия указано на бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Личная подпись Е.В. Романов

30.09.2015

Краткий протокол содержит такую же вводную часть, как и полный про- токол; в основной части фиксируются лишь темы докладов, фамилии доклад- чиков и принятые решения:

Рассмотренные вопросы:

1.

2.

Принятые решения:

1.1.

1.2.

2.1.

2.2.

Выписка из протокола оформляется в случае необходимости; она подлежит удостоверению путем оформления реквизита «от­метка о заверении копии».

Реквизиты выписки из протокола:

· наименование организации;

· наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТО­КОЛА);

· номер;

·     дата;

· место заседания;

· гриф утверждения (если протокол утверждался);

· заголовок к тексту;

· текст: вводная часть, нужный пункт из основной части по схеме СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ;

· подпись (слова «председатель, секретарь» пишутся от ну­левого положения табулятора, от второго положения та­булятора — тире и через пробел — расшифровки подпи­сей);

· отметка о заверении копии.

Из основной части протокола берется только тот вопрос повест­ки дня, который необходимо довести до сведения. Номер вопроса повестки дня в выписке из протокола должен совпадать с номером в самом протоколе. Выписка из протокола оформляется в стольких экземплярах, сколько необходимо. Выписка в дело не подшивает­ся, но на самом протоколе делается запись о выдаче выписки (кому и когда оформлялась). При представлении выписки в другую орга­низацию она заверяется печатью учреждения. Датой выписки яв­ляется дата, указанная в отметке о заверении копии.

______________________________________________________________________

БЛОК ДОМАШНЕГО ЗАДАНИЯ       

______________________________________________________________________

1. Проанализируйте приведенную ниже объяснительную записку. Внесите необходимую правку.

И.о. Генерального директора

Мальцеву И.Б.

главного специалиста отдела

Системного администратора

Серова И.И.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ

Я, Серов Игорь Иванович, признаюсь, что сегодня, 21-го апреля 2018-го года, в 13 : 45 по московскому времени разослал всем сотрудникам организации по корпоративному чату анекдот, прочитанный мною во время обеденного перерыва на сайте Fishki.net.

Сделано это было с целью хоть немного повысить настроение сотрудников нашей организации. Рабочему процессу размещение в чате анекдота не мешало, так как это все происходило во время обеденного перерыва, который официально установлен в нашей организации с 13 : 00 до 13 : 45.

Текст анекдота следующий: Подходит шеф к уничтожителю бумаги и спрашивает у секретарши: – Маш, какую кнопку нажимать? – Да не надо ничего нажимать, бумажку вставьте… Шеф вставляет бумажку, и она исчезает в шредере: – Маш, мне три копии надо..

Так как в нашей организации происходило довольно много курьезных случаев, связанных с использованием копировальных аппаратов, я подумал, что данный анекдот наши сотрудники поймут правильно. Но я даже представить не мог, что текст анекдота будет истолкован в качестве оскорбления генерального директора нашей организации, особенно учитывая то, что словосочетание «генеральный директор» в анекдоте не встречается.

В связи с вышеизложенным по данному вопросу виноватым себя не считаю.

21.04.2018                                                                                Серов

                                                                                                  [Фишки.net]

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
______________________________________________________________________

1. Какую функцию выполняют справочно-информационные документы?

2. Каковы структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок?

3. Какие составные части содержит текст протокола?

4. Расскажите об особенностях оформления заголовочных реквизитов протокола.

5. Как оформить выписку из протокола?