Основные термины и определения

В теории управления проектами этот термин является ключевым, и в руководстве PMBOK приведено следующее определение: «проект– это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов».

Под управлением проектом понимается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта в установленные строки, в рамках утвержденного бюджета, с заданным качеством.

Управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции процессов управления проектами: инициации, планирования, исполнения, мониторинга и управления, завершения.

В процессе решения задач управления проектами с использованием приложения MS Project используютсяследующие основные термины и определения.

Задача (task)– одно измероприятий,направленныхна достижение цели проекта. Основнымипараметрамизадачиявляютсядатыначалаи завершения,длительность,трудоемкость,атакжевидыиколичество ресурсов, необходимых для ее выполнения. Каждая задача в пределах проекта должна иметь уникальное имя.

Отрезок(bar)– графическоепредставлениезадачина диаграмме Ганта. Длинаотрезкасоответствуеткалендарнойдлительностизадачи. Соответственноеголевыйконецуказываетнапланируемыймомент началавыполнениязадачи,аправый—напланируемыймоментее завершения.Отрезокявляетсяинтерактивнымэлементом:выможете переместитьеговправоиливлево,либоизменитьегодлину. Изменениеположенияи/илидлиныотрезкаприводитк соответствующимизменениямпараметровзадачи.Пользователь может выбиратьвнешнийвидотрезков(форму,цвет,штриховкуи т. д.).

Зависимость(dependency)–логическаявзаимосвязьмежду задачами проекта, определяющая порядок их выполнения.

Предшественник(predecessor)–задача,котораядолжнабыть начата или завершена (в зависимости от установленного типа связи) до того, как будет начата или завершена следующая за ней задача.

Последователь(successor)–задача,котораядолжнабыть начатаилизавершена(взависимостиотустановленноготипасвязи) послетого,какбудетначатаилизавершенапредшествующаяей задача.

Длительность(duration)–суммарнаяпродолжительность рабочего времени, необходимая для выполнения задачи. Длительностьзадачиследуетотличатьотеекалендарной продолжительности. Например, если работа имеет длительность 2 дня, иначинаетсявпятницу,тоеекалендарнаяпродолжительность составит: на временной диаграмме – 4 дня: пятница, суббота, воскресенье ипонедельник(предполагается,чтосубботаивоскресенье –выходные дни); тем не менее для некоторых видов задач длительность можетсовпадатьс календарнойпродолжительностью.ВMSProject длительностьзадачиможетизмерятьсявминутах,часах,днях, неделях, месяцах.

Веха (milestone) – с точки зрения структуры проекта это некое важное событие, которое должно быть отмечено в расписании. Сматематическойточкизрениявеха–этозадача,имеющая нулевую длительность. Тем не менее, MS Project позволяет определять ввиде вехизадачилюбойдлительности;длявизуального представлениявехнадиаграммеГантаиспользуютсяспециальные символы.

Ограничение(constraint)–дополнительноеусловие,которое долженучитыватьMSProjectприпланированиидатначалаи завершения задач проекта. Ограниченияустанавливаютсяразработчикомпроектапутем выбораизчислапредусмотренныхвMSProject.Например, разработчик может указать, что задача должна завершиться не позднее конкретной даты.

Крайний срок (deadline) – дата, до которой следует завершить задачу. Еслиприфактическомвыполнениипроектаэтоусловиене выполняется, MS Project выводит на экран специальный графический индикатор. В отличие от дат-ограничений, крайний срок не влияет на расписание проекта.

Суммарная задача (summarytask) – задача, состоящая из задач более низкого уровня. ПоумолчаниюMSProjectвычисляетпараметрысуммарной задачинаосновепараметровееподчиненных(дочерних)задач. Например,датаначаласуммарнойзадачинеможетпредшествовать датеначаласамойпервойдочернейзадачи.Поумолчаниюформат отрезков суммарных задач установлен таким, чтобы они отличались по виду от «простых» и дочерних задач. Выможетеуказатьзависимостьмеждусуммарнымизадачами, между суммарной задачей и дочерней задачей, относящейся к другой суммарной задаче, либо между дочерними задачами, относящимися к разнымсуммарнымзадачам.Создатьзависимостьмеждусуммарной задачей и входящей в нее дочерней задачей невозможно.

Фаза(phase)–суммарнаязадача,котораясоответствует относительносамостоятельномуиприэтомвесьмаважномуэтапу проекта. Длявизуальноговыделенияфазынафонедругихсуммарных задач Вы можете установить для отрезка фазы специфический формат.

Сетевойграфик(networkdiagram)–форматпредставления проекта,являющийсяаналогомсетевогографика,используемогов методе критического пути. В отличие от «классического» варианта, в MS Project задачам на сетевомграфикесоответствуютвершины(потерминологииавторов локализованнойверсии–«рамки»),алиниисвязиотражают зависимости между задачами.

Ресурс (resource)– в общем случае под ресурсами понимаются люди(исполнители),оборудованиеиматериалы,необходимыедля выполнения задач проекта. MS Project 2003 поддерживает работу с двумя типами ресурсов: трудовыми (workresource), к которым относятся люди (исполнители) и оборудование,иматериальными(materialresource),подкоторыми понимаютсярасходныематериалыиэнергоносители.Начиная с MSProject 2007реализованавозможностьработысресурсами типа«затраты»и «бюджет».

Трудовыересурсы–этовозобновляемыересурсы,которые послезавершенияоднойзадачимогут быть«переброшены»на другую. Примером «неодушевленного» трудового ресурса может служить компьютер, который, например, в первую половину дня используется дляразработкипрограммногообеспечения,авовторую–для подготовкиипечатидокументации.ДлятрудовыхресурсоввMS Project обязательнотребуетсязадаватьмаксимальноедоступное количество.Поумолчаниюонопринимаетсяравнымединице(или 100%).

Материальныересурсы–этоневозобновляемые (расходуемые)ресурсы,используемыепривыполнениизадачи. Материальнымиресурсамимогутбыть:электроэнергия,бумага, краскаит.п.Дляподобныхресурсовмаксимальноедоступное количествонезадается,MSProjectлишьвычисляетизрасходованное (фактическое или запланированное) количество ресурса.

Пул ресурсов (resourcepool)– этонабор ресурсов, каждый из которыхдоступенизнесколькихпроектов.Например,можетбыть созданпулресурсовпредприятияилипулресурсовкакого-либо структурногоподразделенияданногопредприятия.Какправило,для хранения пула ресурсов создается отдельный файл проекта.

Календарь(calendar)–этографикраспределениярабочего временитрудовогоресурса.Онзадаетдлительностьрабочегодня ресурса,длительностьрабочейнеделиипериодывремени,когда ресурснедоступен (например,выходныеи праздничныедни,плановый отпуск и т. д.).

Назначение(assignment)–этоэлементрасписанияпроекта, отражающийвзаимосвязьмеждузадачейиресурсом,используемым для ее выполнения.

Лабораторная работа 1

Компоненты интерфейса MS Project. Настройка среды

Цель

Изучить основные компоненты интерфейса MS Project, получить навыки настройки интерфейса для разработки проекта.

Задание

1. Запустите приложение MS Project. Создайте файл проекта«Запуск нового продукта» с помощью шаблона.

2. Сохраните шаблон проекта под новым именем.

3. Ознакомьтесь со структурой типовых работ, выполняемых для создания программного обеспечения.

4. Проверьте настройки интерфейса и внесите изменения в соответствии со следующими рекомендациями (см. Файл -> Параметры):

· вкладка «Общие»:

§ представление по умолчанию – Диаграмма Ганта с временной шкалой;

· вкладка Отображение:

§ установить все флажки в разделе Показывать индикаторы и параметры;

· вкладка Дополнительно:

§ устанавливать все флажки, определяющих получение подсказок от мастера планирования;

§ установить все флажки в разделе Правка

§ установить число проектов в списке быстрого доступа

5. Настройте комбинированное представление включающее:

· «Диаграмму Ганта» и «Сведения о задаче»

· «Лист ресурсов» и «Использование ресурсоы»

6. Настройте таблицу диаграммы Ганта

· отформатируйте шкалу времени так, чтобы единицей измерения на верхнем уровне были кварталы, на среднем – 3 недели, и на нижнем – 3 дня;

· отформатируйте диаграмму так, чтобы рядом с отрезками отображались затраты на выполнение работ, а над ними трудозатраты;

· добавьте столбец «Гиперссылка»; в ячейках этого столбца можно записать вспомогательные сведения о задачах путем составления заметок, вложения файлов или создания гиперссылок на сопутствующую информацию, находящуюся в файле проекта или других местах, что позволяет подготовить библиотеки документов и связать их с проектами и задачами;

· последовательно на вкладке ленты «Вид» в разделе Данные выбирайте разные таблицы – «Затраты», «Использование», «Отклонение», «Отслеживание», «Суммарные данные», «Трудозатраты» посмотрите как меняется структура таблицы работ диаграммы Ганта;

7. Настройте таблицу, добавляя необходимые и удаляя лишние столбцы.

· добавьте новый столбец в таблицу (найдите последний столбец и нажмите на его заголовок, что бы ввести имя, например, Трудозатраты);

· для удаления столбца воспользуйтесь пунктом Скрыть контекстного меню столбца;

8. Выполните фильтрацию диаграммы «Ганта».

· выберите представление «Подробная диаграмма Ганта»;

· используя встроенный фильтр Вехи, отобразите вехи на диаграмме Ганта;

· используя режим автофильтра, отберите задачи, длительность которых находятся в заданном диапазоне;

· с помощью группировки и фильтра отберите только критические задачи;

· создайте новую группу для критических задач таким образом, чтобы в нее включались и суммарные задачи; сохраните новую группу под новым именем и примените группировку;

· верните данные в таблице к исходному виду;

9. Выполните сортировку задач проекта по длительности.

10. Настройте изображение диаграммы «Ганта». Установите для шкалы времени три уровня отображения: «год» на верхнем уровне, «квартал» на среднем, «месяц» — на нижнем уровне. 

11. Выполните собственный пример отбора и упорядочения данных, сочетающий сортировку данных, группировку и фильтрацию.

Лабораторная работа 2

Создание проекта в среде MicrosoftProject.
Календарное планирование работ

Цель

Изучить принципы планирования и получить практические навыки составления календарного плана проекта.

Задание

1. Создайте новый проект. Задайте сведения о проекте. Выберите способ планирования от даты начала проекта. Настройте календарь, в котором праздничные дни отметьте как нерабочие. Введите дату начала проекта согласно проектному заданию.

2. Создайте план проекта. В таблицу «Ввод» диаграммы Ганта введите фазы, добавьте задачи, ограничения, длительности задач, определите связи между задачами (используйте как минимум два различных типа связи).

3. Внесите в план проекта возможные задержки и опережения выполнения работ.

4. Постройте временную диаграмму проекта.

5. Постройте сетевой граф проекта. В случае обнаружения циклов (замкнутых последовательностей работ) внесите изменения в расписание с целью их исключения.

6. Обеспечьте соответствие полученных длительностей работ установленным в задании срокам выполнения этапов работ.

7. Отобразите строку суммарной задачи проекта. Определите длительность проекта. Обеспечьте соответствие расчетного бюджета плана проекта установленному проектным заданием.

8. Установите крайний срок завершения последней задачи проекта двумя днями позже планового срока ее завершения.

9. Создайте в плане задачу по подготовке отчета руководителю проекта, которая будет еженедельно повторяться до даты завершения проекта.

Лабораторная работа 3

Планирование ресурсов и создание назначений в MSProject

Цель

Изучить особенности планирования назначений для сотрудников и материальных ресурсов, а также принципов распределения загрузки ресурсов во время выполнения задач.

Задание

1. Создайте список трудовых и материальных ресурсов, которые будут использоваться в проекте на основании проектного задания.

2. Назначьте сотрудников на задачи проекта. Для каждой задачи определите тип «Фиксированный объем работ». Ограничения должны быть установлены по умолчанию. При выполнении назначения используйте матрицу ответственности и задач проекта.

3. Введите стандартные ставки для трудовых ресурсов проекта в соответствии с проектным заданием.

4. Определите стоимость этапов работ и проекта в целом.

5. Сравните полученную стоимость отдельных этапов и проекта с утвержденным бюджетом.

6. Оптимизируйте план в случае расхождения стоимостей этапов и работ с утвержденными затратами, приведенными в проектном задании.

7. Создайте копию полученного плана проекта и проведите серию экспериментов для изучения свойств назначений, ресурсов и задач. Проанализируйте полученные результаты:

7.1. Определите персональные календари для некоторых нематериальных ресурсов проекта. Пусть один из исполнителей не работает над проектом по пятницам в сентябре, а другой в эти дни работает половину рабочего дня.

7.2. Распределите загрузку ресурсов во время исполнения задач с помощью профилей. Определите разные профили загрузки для некоторых задач. Сделайте обоснование принятых решений по задачам, сохраните основные выводы в плане проекта.

7.3. Проведите опыты по изучению влияния свойств задач различных типов на параметры назначения.

7.4. В копии плана реализуйте перерыв в выполнении одной из задач.

7.5. В копии плана проекта внесите изменения ставки сотрудника с некоторой установленной даты до завершения проекта. Определите различные нормы затрат ресурса, назначенного на несколько различных задач.

Лабораторная работа 4

Анализ и оптимизация загрузки ресурсов в MSProject

Цель

Ознакомиться с возможностями выравнивания загрузки ресурсов, получить практический опыт анализа и оптимизации ресурсного плана проекта.

Задание

1. Получите список ресурсов с превышением доступности. Сохраните результат в файле (например, 4_1.mpp). Если перегруженные ресурсы не обнаружены, создайте вариант плана (сохраните результат в отдельном файле), в котором присутствует как минимум три перегруженных ресурса с учетом следующих обстоятельств:

· назначение задаче ресурса в количестве, превышающем максимально допустимый объем назначений;

· одновременное назначение ресурса на две или более задач;

· назначение ресурса на задачи, выполняемые в период недоступности ресурса;

2. Выполните настройку процедуры автоматического выравнивания.

3. Проведите автоматическое выравнивание загрузки ресурсов в двух вариантах:

· в пределах имеющегося резерва (сохраните результат в отдельном файле);

· с превышением имеющегося резерва (сохраните результат в отдельном файле);

Сравните полученные варианты плана, сделайте выводы по каждому плану и запишите их в поле «Заметки».

4. Выберите план, содержащий перегруженные ресурсы после автоматического выравнивания и сохраните его в отдельном файле.

5. Выполните анализ плана, для каждого перегруженного ресурса сформулируйте имеющиеся способы выравнивания.

6. Выполните несколько вариантов ручного выравнивания загрузки ресурсов в соответствие со следующими ограничениями (знаком «+» отмечены зафиксированные параметры проекта). Для каждого варианта результаты сохраните в отдельном файле.

7. Проведите анализ полученных результатов оптимизации ресурсного плана.

Лабораторная работа 5

Оптимизация параметров проекта в MSProject

Цель

Изучить методы анализа и оптимизации плана работ и стоимости проекта, сформировать практические навыки оптимизации параметров проектов в среде MSProject.

Задание

1. Загрузите план проекта с зафиксированными временем и объемом работ, полученный на предыдущей лабораторной работе.

2. Проанализируйте план проекта по методу PERT. Произведите сравнение полученных планов. Сделайте выводы о произошедших изменениях в различных вариантах планов. Сохраните план проекта в отдельном файле (например, 5_1.mpp).

3. Обновите план так, чтобы реальные длительности задач совпадали с ожидаемыми длительностями, полученными в результате анализа. Обновите крайний срок последней задачи.

4. Перенесите дату начала проекта на неделю вперед. Внесите изменения в план проекта таким образом, чтобы его длительность уменьшилась и проект уложился в срок. Внесите комментарии по изменению плана. Сохраните результат в отдельном файле (например, 5_2.mpp).

5. Получите информацию о наличие резерва времени в текущем плане проекта.

6. Определите критический путь проекта (файл 5_1.mpp). Изучите специфику задач критического пути.

7. Измените план (файл 5_1.mpp) так, чтобы уменьшить число задач на критическом пути. Внесите комментарии по изменению плана. Сохраните результат в файле 5_3.mpp.

8. Сократите длительность критического пути проекта (файл 5_1.mpp) за счет пересмотра и изменения типов зависимостей между задачами. Внесите комментарии по изменению плана. Сохраните результат в файле 5_4.mpp.

9. Сократите длительность критического пути проекта (файл 5_1.mpp) за счет планирования работ в сверхурочное время. Внесите комментарии по изменению плана. Сохраните результат в файле 5_5.mpp.

10. Сократите длительность критического пути проекта (файл 5_1.mpp) за счет назначения дополнительных ресурсов. Внесите комментарии по изменению плана. Сохраните результат в файле 5_6.mpp.

11. Проведите оптимизацию плана работ (файл 5_1.mpp) с использованием метода критического пути. Используйте результаты проведенных опытов. Внесите комментарии по изменению плана. Сохраните результат в файле 5_7.mpp.

12. Проведите обзор затрат в полученном плане проекта (5_7.mpp). Определите задачи с превышением бюджета.

13. Определите наличие резервов времени для задач, не укладывающихся в бюджет.

14. Внесите изменения в план с целью уменьшения затрат. Внесите комментарии по изменению плана. Сохраните результат в файле 5_8.mpp.

15. Сформируйте отчет о движении денежных средств.

16. Сохраните файл проекта 5_8.mpp под новым именем (5_9.mpp). Внесите изменения, в результате которых полученный бюджет проекта превышает возможности заказчика. Теперь Вам необходимо уменьшить бюджет на 10%. Для этого Ваше руководство разрешает использовать более низкие таблицы норм затрат у ресурсов.

17. Сгруппируйте ресурсы по типам и определите затраты на материальные ресурсы. Определите, на какой из материальных ресурсов уходит больше всего средств, и какова должна быть стоимость ресурса, чтобы снизить проектные затраты на 5 %.

Приложение 1

Проектное задание № 1