Порядок проведения инвентаризации

Классификация инвентаризаций

Виды инвентаризаций

Инвентаризации могут быть:

– обязательными и инициативными. В некоторых случаях, предусмотренных законодательством организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Такие инвентаризации являются обязательными.

Кроме обязательных инвентаризаций, организации могут проводить инициативные инвентаризации в соответствии со спецификой их деятельности или необходимостью дополнительного контроля за обеспечением достоверности данных об имуществе и обязательствах. Сроки и порядок проведения подобных инвентаризаций устанавливаются ими самостоятельно;

– плановыми и внеплановыми. Инвентаризации, проводимые в соответствии с утвержденным в организации порядком, характеризуются как плановые. Кроме плановых, организации могут проводить внеплановые (внезапные) инвентаризации с целью проверки сохранности отдельных видов имущества у материально-ответственных лиц или по другим причинам;

– полными и частичными. При осуществлении полной инвентаризации проверкой охватываются все объекты имущества и обязательств организации в соответствии с установленным порядком ее проведения.

При частичной инвентаризации проверяются один или несколько видов имущества в определенных местах хранения и обязательств (например, инвентаризация объектов основных средств, дебиторской задолженности);

– проводимыми сотрудниками организации или сотрудниками контролирующих, судебных или иных уполномоченных на то органов. Инвентаризации имущества и обязательств в организациях проводятся инвентаризационной комиссией. В состав инвентаризационной комиссии организации могут включить не только своих работников, но и сотрудников независимых аудиторских организаций.

Инвентаризацию имущества вправе производить контролирующие, судебные или иные уполномоченные на то органы. В этом случае перечень проверяемого имущества устанавливается руководителем контролирующих и иных органов (его заместителем). Указанные органы вправе привлекать для проведения инвентаризации имущества организации экспертов, переводчиков и других специалистов. Проверка фактического наличия имущества производится при участии должностных лиц, материально-ответственных лиц и работников бухгалтерской службы организации.

Обязательные инвентаризации проводятся:

-- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

-- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов -- раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

-- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

-- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

-- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

-- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

-- при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

    Рекомендуется проводить инвентаризацию имущества и обязательств (кроме инвентаризации расчетов с банками и бюджетом) в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года, а инвентаризацию расчетов с банками и бюджетом – по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.

     Если организация не провела обязательную инвентаризацию, то при документальной проверке на ее руководителя налоговым органом может быть наложен административный штраф.

ГЛАВА 2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ И ОТРАЖЕНИЯ В УЧЕТЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все при-ходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__» (дата) », что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие -- списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждений исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения, с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработку. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.