Автоматизированные системы делопроизводства

Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля, поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффективность производственных и бизнес-процессов. Такие системы имеют как самостоятельное значение, так и играют важную роль в интегрированных АС управления и проектирования.

Автоматизированные системы делопроизводства (АСД) по своему назначению подразделяют на системы управления документами (СУД), управления документооборотом (СДО), управления знаниями (в сфере делопроизводства) и инструментальные среды делопроизводства. В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на специализированные и комплексные, локальные и распределенные, фактографические и документографические (полнотекстовые), заказные и тиражируемые.

Системы управления техническими документами и документооборотом, относящиеся к сфере проектирования и производства в промышленности, называют системами управления техническими данными или системами TDM (TechnicalDataManagement). Специфические отличия систем TDM от офисных АСД заключаются в большом числе чертежной документации и в тесной взаимосвязи с САПР.

Системы управления документами предназначены для обеспечения санкционированного доступа к документам. Характерные функции СУД:

· ввод документов, в частности, с помощью средств их автоматического распознавания;

· индексирование документов, например, оформление регистрационных карточек с полями для атрибутов; возможно атрибутивное индексирование — к атрибутам относятся автор документа, дата создания и ключевые слова или полнотекстовое индексирование — в индекс заносят весь текст, но без предлогов и окончаний некоторых слов;

· хранение документов;

· поиск нужных данных, который может быть атрибутивным в фактографических БД или полнотекстовым в случае слабоструктурированных документов;

· поддержка групповой работы над документами;

· разграничение прав доступа к документам;

· контроль и управление версиями документов, регламентирующие внесение в них изменений;

· сбор и анализ статистических данных по параметрам документов и функционированию системы;

· подготовка отчетов.

Системы управления документооборотом (называемые также Workflow) служат для управления деловыми процессами прохождения и обработки документов в соответствующих подразделениях и службах организации. Характерные функции СДО:

· регистрация документов при их вхождении в систему;

· маршрутизация документов, учет их движения (маршрутизация может быть жесткой при фиксированных маршрутах или свободной); управление потоками документов обеспечивает прохождение документов по заданному маршруту с контролем внесения в них резолюций, управление внесением изменений включает систему приоритетов, средства протоколирования изменений;

· контроль исполнения предписываемых документами действий;

· защита информации при ее передаче между пунктами распределенной системы;

· автоматическое уведомление соответствующих лиц о состоянии документов и содержащихся в них директив и рекомендаций;

· планирование работ, связанных с прохождением документов.

К системам управления знаниями в области делопроизводства относят системы, выполняющие функции, характерные для интеллектуальных систем. Примеры таких функций:

· классификация документов по тем или иным признакам;

· взаимное связывание документов, например, с помощью гипертекста;

· тематический отбор документов;

· интеграция данных, поступающих из различных источников;

· аналитическая обработка данных;

· моделирование деловых процессов.

Инструментальные среды в системах делопроизводства служат для формирования АСД, адаптированных к условиям конкретных предприятий и фирм. Часто такое формирование проводится путем дополнения некоторого базового компонента, в состав системы входит соответствующий язык расширения.

Кроме перечня решаемых задач, выделяют следующие свойства и характеристики АСД:

· открытость, программные интерфейсы и форматы данных для обмена с другими информационными системами;

· мобильность для инсталляции на ведущих платформах;

· модульное построение, что обеспечивает масштабируемость — возможность эволюционного развития, адаптируемость, возможность внедрения на предприятиях по частям;

· пользовательский интерфейс;

· быстродействие, временные затраты на выполнение задач;

· уровень защиты информации;

· соответствие стандартам информационных технологий;

· операционные среды и используемые СУБД, требования к аппаратным ресурсам;

· перенос документов по мере их устаревания на более дешевые носители.

Основными компонентами систем управления документами и документооборотом являются электронный архив, система маршрутизации документов и контроля исполнения, модули сопряжения с прикладными программами, средства ввода информации с бумажных носителей.

В крупных АСД предусматривается распределенное хранение с доступом к документам в режимах как off-line, так и on-line. В первом случае пользователь формирует запрос в виде совокупности ключевых слов и направляет его средствами электронной почты (E-mail), СДО выдает список релевантных документов, пользователь выбирает из списка нужные документы и посылает вторичный более конкретный запрос, получая по E-mail запрошенные документы. Во втором случае используется связь в реальном времени, документ вызывается на экран компьютера и пользователь может непосредственно его просматривать и редактировать.

Современные корпоративные системы делопроизводства являются распределенными, имеющими архитектуруклиент-сервер. На серверной стороне находят применение серверы баз данных, полнотекстовых документов, электронной почты, приложений, SQL- и Web-серверы. На клиентской стороне могут выделяться рабочие места пользователей, администратора и разработчиков баз данных, информационно-поисковых систем, форм документов и т.п. В частности, применяются трехзвенные распределенные системы.

К широко известным СДО и АСД относятся LotusNotes, DocsOpen, ДЕЛО-96 и др. Примерами систем TDM на 20...30 одновременно работающих пользователей могут служить Search или T-FlexDOCs и на большее число пользователей — системы документооборота, используемые в PDM Optegra или iMAN.

Управление проектами

Под управлением проектами подразумевают деятельность, направленную на организацию, планирование и контроль выполнения проектов.

Часто управление крупными проектами, включающее распределение большого числа работ во времени и между исполнителями, выполняется программами, относящимися к специальной группе систем управления проектами. В эту группу входят программы верхнего уровня, такие, как ArtemisProject (фирма Metier), PrimaveraProjectPlanner (PrimaveraSystems), OpenPlan (WelcomSoftware), среднего уровня — Time-Line (Symantec), MicrosoftProject (Microsoft) и др.

Например, система ProjectManagerWorkbench служит для одновременного управления различными проектами с оптимальным распределением ресурсов, помогает построить иерархическую структуру плана, сформировать несколько видов отчетов, описывающих расписания, расходы, контроль качества. С ее помощью контролируют общее использование ресурсов, составляют расписания разнохарактерных работ. В качестве ресурсов могут рассматриваться люди, финансовые средства, устройства.

Управление проектами (процессом проектирования) входит также в число функций PDM. Проектирование состоит из многих шагов, объединяемых в потоки работ (workflow). Управление потоком работ включает в себя большое число действий и условий, поддерживающих параллельную работу многих пользователей над общим проектом. Необходимо распределить работы как между исполнителями, так и во времени, а также обеспечить контроль выполнения работ.

Шаги заданного или динамически определяемого маршрута работ могут представлять собой выполнение проектных операций и процедур, пересылку документов и файлов другим пользователям, изменение статуса объекта, просмотр, контроль и утверждение инженерных проектов и внесения в них изменений и т.п. Между шагами перемещается пакет документов. На шагах маршрута документы проекта обрабатываются, видоизменяются, оцениваются, пакет автоматически пополняется и, в конечном счете, проектная документация выпускаются в производство.

Системы workflow должны автоматически генерировать предупреждения в случае замедления процесса и указывать место, где он застопорился или замедлился; отражать состояние процесса; предоставлять статистику по процедурам и функциям.

Управление потоком работ выполняется на основе моделей вычислительных процессов. Используются спецификации моделей, принятые в CASE-системах, например, диаграммы потоков данных, ориентированные графы, UML-диаграммы. Сначала модели составляют в терминах проектных заданий, а затем система осуществляет их покрытие имеющимися проектирующими программами и программными модулями. Применяют также описания наязыках расширения или 4GL.

Управление конфигурацией

Управление конфигурацией относится к важнейшим функциям PDM. Первоначальный смысл термина "конфигурация" - взаиморасположение частей. В соответствии с документом ISO 10007 "Qualitymanagementsystems — Guidelinesforconfigurationmanagement" конфигурация изделия определяется как совокупность функциональных, эксплуатационных и физических атрибутов изделия. Управление конфигурацией включает выработку требований к основным выходным параметрам (называемых техническими требованиями или нормами этих параметров), сопоставление технических требований и получающихся значений выходных параметров, управление версиями проекта и внесением изменений в проект. Эти процедуры необходимо выполнять для обеспечения соответствия разработанного изделия потребностям пользователей, простоты модификации и сопровождения, целостности проектных данных. Управление конфигурацией актуально также тогда, когда на основе некоторой базовой модели (конструкции) изделия создаются его различные модификации.

Управление конфигурацией подразумевает разработку документации, точно описывающей конфигурацию объекта в любой момент времени на протяжении всего проекта.

Если в проект нужно внести изменения, то создается новая версия проекта, основанная на первоначальном проекте, и изменения вносятся уже в эту новую версию. Исходный вариант проекта при этом сохраняется в прежнем виде. Одна версия каждого объекта является текущей или активной версией. Если имеется несколько версий объекта, то текущей является та, которая последней подвергалась изменениям.

Например, в системе BaanPDM была принята следующая схема управления версиями. Если версия объекта создана впервые, ей назначается статус "неопределенная". Если версия объекта готова для общего доступа, ее следует занести в сборник, и затем BaanPDM назначает ей статус "готово к выпуску". Выпуск объекта делает его описание доступным для использования в других подразделениях и производства. Если кто-либо желает сделать изменения в готовой к выпуску версии объекта, он должен извлечь ее из сборника. Этой версии присваивается статус "находящаяся в процессе изменения", который показывает, что готовится новая версия, а новой версии — неопределенный статус.

В некоторых PDM были предусмотрены следующие статусы для версий документов: рабочий — версия c таким статусом находится в работе, ее можно модифицировать; принятый — именно версия с этим статусом является основой для взаимодействия частей проекта, она служит для обмена данными между объектами, ее модификации осуществляются через рабочий статус; архивный — статус, присваиваемый предыдущим сохраняемым версиям; порождаемый — статус зарезервирован для вновь создаваемых объектов, например, при синтезе проектных решений. Разработчик сам изменяет статус объектов.

Аналогично в системе PDM STEP Suite одна из версий проекта является рабочей (активной), с ней работают пользователи. Но можно обращаться и к любой другой версии. В процессе коллективной работы хранимый в БДдокумент, чертеж или модель могут быть взяты для дальнейшей проработки. Тогда исходная версия документа помечается как находящаяся в процессе редактирования. После редактирования созданная новая версия хранится вместе с предыдущей. При этом для каждой версии документа можно определить породившую ее исходную версию.

В PDM Teamcenter предусмотрены сохранение истории внесения изменений в проект, верификация характеристик изделия после внесения изменений, реализация наследования атрибутов базовой конфигурации и т.п.

Управление качеством

Система управления качеством на промышленных предприятиях основана на CALS-технологиях, стандартахISO 9000 и TQM TotalQualityManagement).

В наиболее общем виде управление качеством сводится к выполнению ряда процедур, представленных на рис. 1.

Рис. 1. Процедуры управления качеством

Федеральный институт качества США сформулировал семь рабочих принципов, которые в совокупности дают определение TQM. Это:

- Демонстрация поддержки и персонального руководства мероприятиями по оптимизации процессов со стороны руководителей организации;

- Стратегическое планирование кратко— и долгосрочных направлений деятельности организации и объединение усилий по борьбе за качество со стратегическим планированием;

- Обеспечение концентрации каждого работника на потребностях и ожиданиях клиентов;

- Разработка четко определенных мер по фиксированию изменений и улучшений и обнаружению возможностей усовершенствования;

- Выделение адекватных ресурсов на обучение и стимулированию работников к повышению качества процессов;

- Наделение работников полномочиями для принятия решений и поощрение командной работы;

- Разработка систем, обеспечивающих осуществление контроля качества с самого начала и на протяжении всех операций.