Назначение и цели создаваемой системы

ИС «складских операций» предназначена для:

- формирования единой информационной базы (ИБ) для ввода, хранения и обработки документов, касающихся управления поступлением заказов и доставки их по пунктам назначения;

- формирования более удобного маршрута доставки клиентам лицензионных программ.

Объектом автоматизации в рамках ИС «складских операций» является Организация Кампания "Альянс Трейд ".

Целями создания ИС «складских операций»  являются:

- автоматизация блоков планирования, учета и контроля доставок;

- формирование единой информационной базы (ИБ) для ввода, хранения и обработки документов, касающихся движения товара;

Критериями достижения цели создания ИС «складских операций» являются:

- создание инструмента для решения поставленных задач;

- повышение эффективности работы специалистов, занятых в сфере планирования, учета и контроля в Организации.

Характеристика объекта автоматизации

Склад готовой продукции не занимается никакой коммерческой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения продукции для сторонних лиц заинтересованных в этом. Склад должен выполнять следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции, приемка готовой продукции, рассортировка, комплектация потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции, согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями, организация приемки продукции сторонними организациями, координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции, а также участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий.

Затем склад готовой продукции должен предоставить создание условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке, обеспечение сохранности продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.

Склад обязан вести учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.

Перечень задач подлежащих автоматизации

Создаваемая система по характеру своего функционирования является информационной. Информационной системой называется комплекс, состоящий из информационного фонда и процедур его обслуживания, позволяющий накапливать, хранить, корректировать и выдавать информацию.

Целью создания информационной системы является устранение имеющихся недостатков в деятельности центрального продовольственного склада. Исходя из анализа недостатков, можно сделать вывод, что одним из основных недостатков является отсутствие комплекса программных средств, в достаточной мере автоматизирующих деятельность отдела и предоставляющих необходимую для принятия эффективных решений оперативную информацию. Следовательно, основными функциями ИС будут функции, связанные с управлением и обработкой информации.

Для реализации цели и основных задач информационной системы и в соответствии с оценкой важности используемых документов, предлагается автоматизировать выполнение следующих функций:

· внесение и изменение реквизитов поставщиков и информации о договорах с ними в базу данных;

· внесение и изменение структуры складов с указанием материально ответственных лиц;

· внесение и изменение информации о товарах и группах товаров, имеющихся на центральном складе;

· внесение информации о приходе и расходе товара (приходные ордера и расходные накладные);

· внесение и редактирование информации о заявках на поставку товара с центрального склада на склады цехов;

· отображение текущего количества товара;

· предоставление необходимой информации в форме, удобной для поддержки принятия управляющих решений.

Осуществление перечисленных функций предлагается в виде автоматизированного решения задач, объединенных в следующие подсистемы (комплексы задач):

· ввод и редактирование информации, касающейся поставщиков;

· ввод и редактирование информации о структуре цехов и складов;

· ввод и редактирование информации о товарах;

· ввод и редактирование заявок на поставку товаров;

· ввод и удаление информации о приходных ордерах и расходных накладных;

· ввод и редактирование заявок на поставку товара на склад цеха;

· система безопасности и контроля доступа пользователей к различной информации;

· составление отчетов о приходе и расходе товара;

· составление отчетов, отображающих необходимую персоналу информацию в форме, удобной для поддержки принятия решений на основе полученных данных.

Для устранения перечисленных в пункте недостатков необходимо разработать информационную систему, обладающую необходимыми свойствами. Внедрение соответствующего программного обеспечения будет иметь следующие преимущества:

· предоставление оперативной информации в удобном для поддержки принятия решений виде;

· сокращение количества рабочего времени, требуемого для ввода, редактирования и поиска необходимой информации;

· оперативное отражение изменений количества товара на центральном складе;

· предоставление оперативного доступа к статистической информации.

Программное обеспечение информационной системы состоит из:

· общего (системного) обеспечения, включающего операционные системы семейства MicrosoftWindows, а также альтернативные операционные, предоставляющие возможность запуск программ для MicrosoftWindows;

· функционального (прикладного) обеспечения, включающего набор программных модулей, обеспечивающих автоматизированное выполнение основных операций;

· системы управления базами данных Microsoft SQL Server 2005.

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет-фактура, доверенность и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Перемещение товаров.

Проектирование информационной системы