Достоинства и недостатки использования концепции управления по целям

Цели организации

Цель — это конкретное состояние отдельных характеристик орга­низации, достижение которых является  для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность.

Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования ор­ганизации, выражающие смысл ее существования, то конкретные конечные состояния, к которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей.

Рис1.Структура цели организации

Цель в отличие от миссии выражает отдельные конкретные направления

деятельности организации. Важность  определения целей организации связана

с тем, что они:

§ являются фундаментом для процесса менеджмента в целом: планирова­ния, организации, мотивации, контроля;

§ определяют способы повышения эффективности организации;

§ лежат в основе принятия любого делового решения;

§ служат руководством для формирования конкретных плановых показателей.

  Этапу определения целей организации   предшествуют этапы определения миссии организации и системы ценностей, которых она придерживается. Непосредственное влияние на выбор целей оказывает стратегия развития организации. Их результатом становится определение приоритетов, которых придержи­вается организация при выработке целей, определяющих желаемое состояние, к которому она стремится. Приоритеты позволяют  выявить основные направле­ния деятельности организации, которые она считает наиболее важными и кото­рые стремится реализовать в первую очередь. Определению приоритетов пред­шествует обычно работа по определению перечня наиболее важных направле­ний деятельности организации. Сначала, как правило, формируется предвари­тельный перечень наиболее важных направлений деятельности организации.

Решающую роль в их формировании играет высшее  руководство организации. В зависимости от ситуации и внутренней организационной культуры прини­мать участие в формировании целей организации и, следовательно, приорите­тов могут также ее работники, деловые партнеры, приглашаемые специали­сты-эксперты, потенциальные потребители и другие субъекты, которые могут влиять на выработку ее стратегии или которые заинтересованы в эффективной деятельности организации.

В любой крупной организации, имеющей несколько различных структурных подразделений и несколько уровней управления,складывается иерархия целей,представляющая собой декомпозицию целей более  высокого уровня в цели более низкого уровня. Особенность иерархического построения целей в организации состоит в том, что, во-первых, цели более  высокого уровня всегда носят более широкий характер и имеют более долгосрочный  временной интервал достижения. Во-вторых, цели более низкого уровня выступают своего рода средствами для достижения целей более высокого уровня. Иерархия целей в организации играет очень важную роль, так как она  устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию деятельности  всех подразделений организации на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в деятельность организации по достижению ею целей организации в целом.

Таблица 4

Структура отдельных групп целей организации, рассчитанных

на разный временной период

Одними из самых важных целей для стратегического управления являются цели ростаорганизации.  Данные цели отражают соотношение темпа изменения объема продаж и прибыли  организации, темпа изменения объема продаж и прибыли по отрасли в целом. В зависимости от того, каково это соотношение, темп роста организации  может быть быстрым, стабильным или может наблюдаться сокращение. Соответственно этим темпам роста могут устанавливаться цель быстрого роста, цель стабильного роста и цель сокращения.

Процесс установления целей

 В одних организациях установление целей полностью централизованно (осуществляется руководством без согласования с менеджерами и работниками, в других же организациях может быть полная децентрализация, когда они разрабатываются в процессе согласования со всеми звеньями структуры организации. Есть организации, в кото­рых процесс  установления целей носит промежуточный характер — между пол­ной централизацией и полной децентрализацией. Каждый из данных  подходов имеет свою специфику, свои преимущества. Так,  в случае полной централизации при установлении целей все цели определяютсясамым верхним уровнем руководства организации. При таком подходе цели подчинены единой ориентации. Это является определенным преимуществом. В то же время у этого подхода есть существенные недостатки, например на нижних уровнях организации может возникать неприятие этихцелей и даже сопротивление.

В случае децентрализации и процессе установления целей участвуют наряду с верхним уровнем и более низкие  уровни организации. Есть две схемы децентрализации установления целей. При одной — процесс установления целей идет сверху вниз. Декомпозиция целей происходит следующим образом: каждый из нижестоящих уровней в организации определяет свои цели на основе того, ка­кие цели были установлены для более высокого уровня. Вторая схема предпо­лагает, что процесс установления целей идет снизу вверх. В этом случае ниже­стоящие звенья устанавливают себе цели, которые служат основой для установ­ления целей последующего, более высокого уровня.

Как видно, для разных подходов к установлению целей характерно наличие существенных различий. Однако общим требованием к установлению целей яв­ляется то, что решающая роль во всех случаях должна принадлежать высшему руководству.

С точки зрения логики осуществления действий, выполняемых при установле­нии целей, можно считать, что процесс целеполагания в организации состоит из трех последовательных стадий. На первой стадии происходит осмысление резуль­татов анализа среды, на второй — выработка соответствующей миссии и, наконец, на третьей стадии непосредственно вырабатываются цели организации. Правильно организованный процесс выработки целей предполагает прохождение четырех фаз:

1) выявление и анализ тех тенденций, которые наблюдаются в окружении;

2) установление целей для организации в целом;

3) построение иерархии целей;

4) установление индивидуальных целей.

Первая фаза. Влияние окружающей среды сказывается не только на уста­новлении миссии организации. Цели также зависят от состояния среды. При правильном подходе к уста­новлению целей руководство должно стремиться предвидеть то, в каком состоя­нии окажется среда, и устанавливать цели в соответствии с этим предвидением. Для этого очень важно выявить тенденции, характерные для процессов развития экономики, социальной и политической сфер, науки и техники.

Вторая фаза. При установлении целей для организации в целом важно оп­ределить, что из широкого круга возможных характеристик деятельности орга­низации следует взять за основу. Далее выбирается определенный инструмента­рий количественного расчета величины целей. Особое значение имеет система критериев, которыми пользуются при определении целей организации. Обычно эти критерии выводятся из миссии организации, а также из результатов анализа макроокружения, отрасли, конкурентов и положения организации в среде.

При определении целей организации учитывается то, какие цели она имела на предыдущем этапе и насколько  достижение этих целей способствовало выполнению миссии организации. Наконец, решение при выборе целей всегда зависит от тех ресурсов, которыми обладает  организация.

Третья фаза. Установление иерархии целей предполагает определение таких целей для всех уровней организации  достижение которых отдельными  подразделениями будет приводить к достижению общеорганизационных целей. При этом иерархия должна строиться как по долгосрочным, так и по краткосрочным  целям.

Четвертая фаза. Для того чтобы иерархия  целей внутри организации обрела свою логическую завершенность       сально действующим инструментом движения целей организации, она должна быть  доведена до каждого отдельного работника. В этом случае реализуется из самых важных условий успешной деятельности организации: каждый работник как бы  включается через свои персональные цели в процесс совместного достижения  конечных целей организации.

Сотрудники организации в такой ситуации получают представление не только о том, чего им необходимо достичь, но и о том, как результаты их труда скажут­ся на конечных результатах функционирования организации, как и в какой мере их труд будет способствовать достижению целей организации.

Процесс формирования целей может быть организован, например, таким об­разом: сначала формируется генеральная цель — цель нулевого уровня, а затем последовательно цели более низких иерархических уровней, «раскрывающие» не­посредственно предшествующие им цели более высокого иерархического уровня.

В процессе формирования целей можно использовать такие подходы, как ана­литическое изучение, каузальный эмпиризм. Аналитическое изучениепредполагает построение модели изучаемой системы для получения более четкой карт; о входных и выходных переменных. Такой анализ позволяет получить более четкое  представление о целях соседних иерархических уровней. Подход каузального эмпиризмапредполагает наблюдение за процессом принятия решений и выявление целей различного иерархического уровня в результате таких наблюдений.

Процесс формирования целей может идти и в противоположном направле­нии: от целей менее высокого иерархического уровня к целям более высокого иерархического уровня («снизу вверх»). При таком подходе может быть ис­пользован метод составления аналитических обзоров, поскольку он может дать много целей более низких иерархических уровней, которые впоследствии обоб­щаются до уровня целей более общего характера. В то же время возникают проблемы с количественным выражением целей. Но для эффективного управ­ления организацией решение этих проблем необходимо.

Оценить степень достижения цели можно лишь с помощью соответствую­щего критерия. Критерий должен, с одной стороны, адекватно отражать степень достижения цели (все основные аспекты), а с другой стороны, быть измери­мым. В частности, это может быть количественный показатель, характеризую­щий экономическую эффективность деятельности предприятия; это может быть критерий, позволяющий использовать для получения количественной оценки качественную оценку состояния, это может быть информация, позво­ляющая проранжировать состояние объекта по предпочтительности. В то же время критерий должен позволять именно степень достижения цели, к которой стремится организация.

Таким образом, чтобы система целей, сформированная организацией, была измеримой, необходимо, чтобы существовал набор критериев, а для каждого критерия — соответствующая ему шкала, которые позволяют определить степень достижения каждой из целей. Только при наличии такой системы критериев и шкал, а также при наличии коэффициентов,позволяющих оценить сравнительную важ­ность различных целей, а значит и соответствующих им критериев, можно эф­фективно осуществлять процесс управления.

 Если деятельность организации достаточно сложна и разнообразна и цели, к достижению которых она стремится, представлены в виде дерева целей, то в виде дерева могут быть представлены и критерии, с помощью которых оце­нивается степень достижения целей, входящих в состав дерева целей. Такое представление системы критериев позволяет более эффективно отслеживать ход реализации поставленных организацией целей.

Формирование дерева критериев наиболее целесообразно осуществлять па­раллельно с формированием дерева целей организации.

Одновременный процесс формирования дерева целей и дерева критериев способствует более точному определению целей, стоящих перед организацией. Дополнительную информацию при формировании целей дает определение спо­соба оценки их достижения. Структура дерева критериев аналогична структуре дерева целей организации.

После того как сформированы цели, стоящие перед организацией, и крите­рии, позволяющие оценить степень их достижения, необходимо определить за­дачи, решение которых позволит организации реализовать поставленные цели. Задачи в виде конкретных заданий ставятся перед непосредственными испол­нителями. При этом задание должно быть ясно и четко сформулировано, что­бы, с одной стороны, у исполнителя была полная ясность, как задание должно выполняться, а с другой стороны, чтобы была возможность проконтролировать ход и результаты его выполнения.

Классификация целей менеджмента организации

Классификация целей позволяет конкретизировать задачу целеполагания и использовать соответствующие механизмы и методы, наработанные для разных групп целей.

Таблица 5

Обобщенная классификация целей

Стратегические цели (от пяти до десяти лет) содержат в основном качественные установки; тактические цели (от года до пяти лет) содержат логическое развертывание стратегических целей; оперативные цели- это конкретизация стратегических и тактических целей до уровня задач, которые должны решать конкретные исполнители в своей повседневной работе, содержат в основном количественные показатели.

Группировка целей по содержанию построена на многообразии интересов. В коммерческих фирмах превалируют экономические интересы (стремление получить прибыль, обеспечить дивиденды акционерам), в соответствии с этим формируется состав экономических целей, в котором ключевая роль отводится показателям прибыли. Наряду с этим любая организация ставит цели, отражающие социальные интересы людей- подготовка и обучение персонала, повышение квалификации, взаимоотношения в коллективе, условия труда; планируемые организационные изменения- в структуре, в системе управления; преобразования в области научных исследований и технологий.  

По значимости цели классифицируют на особо приоритетные- с ними связано получение общего результата развития организации; приоритетные- необходимые для успеха и требующие внимания руководства; остальные- важные, но не срочные, требующие постоянного контроля.

Группировка по критерию повторяемости имеет значение для разработки методов реализации целей. Для постоянных и периодически повторяющихся целей разрабатываются методы, имеются ресурсы и люди, способные их реализовывать; новые или разовые цели требуют особого внимания руководства, так как для их решения надо заново создавать методический аппарат, обучать людей, привлекать новые ресурсы.

По среде цели классифицируются на внутренние- цели самой организации и внешние цели, связанные с ее деловым окружением- поставщиками, инвесторами, торговыми организациями, банками.

Группировка по критерию структуры позволяет наряду с группой целей для организации в целом выделить цели входящих в ее состав структурных подразделений.

Функциональный подход требует установления целей для всех функциональных подсистем. В этом процессе принимают участие менеджеры высшего и среднего уровня, которые должны скоординировать свои функциональные интересы с целями развития организации.

Цели существенно меняются на разных стадиях жизненного цикла:

-на первой стадии фирма нацелена на то, чтобы выйти на рынки, установить деловые отношения с партнерами, найти необходимые средства для стартовой деятельности, выжить;

-для второй-роста- приоритетными являются отражающиеся успешное позиционирование на рынке и удовлетворительные финансовые результаты: расширение поля деятельности, достижение стабильности и прибыльности, совершенствование структуры управления, привлечение квалифицированных специалистов, стратегическое планирование деятельности, поиск новых финансовых источников для роста;

-на стадии зрелости: контроль за финансами, использование конкурентных преимуществ, обеспечиваемых масштабами и высокими темпами роста, дальнейшее совершенствование структуры управления, введение новых систем и методов управления;

-завершение жизненного цикла: продажа имущества, увольнение работников, продажа фирмы др. собственнику.

Управление по целям

Управление по целям— система управления организацией (или сис­тема методов управления), одновременно соединяющая как цели и задачи планирования, так и всю деятельность организации. Поскольку в этом случае менеджер стремится ориентировать управление организацией на достижение всей совокупности стоя­щих перед ней целей и задач, то целеполагание в управленческой деятельности выходит на первое место.

В этом случае весь управленческий персонал (независимо от ранга) должен иметь четкие согласованные цели в рамках возложен­ных на них обязанностей и ответственности с определением видов работ, которые нужны для достижения этих целей.

Выделяют четыре этапа в процессе управления по целям.

1. Определяется круг полномочий и обязанностей руководите­лей всех уровней.

2. Осуществляется разработка и согласование целей и задач управления в рамках установленных обязанностей.

3. Составляются реальные планы достижения поставленных целей.

4. Производится контроль, измерение, оценка работы и полученных каждым руководителем показателей и по каналам обратной связи корректировка заданий, что может потребовать нового согла­сования целей.

Таким образом, менеджеры не только составляют планы, но и организуют их выполнение путем формирования структур, процес­сов и методов, с помощью которых измеряются и оцениваются ре­зультаты труда каждого отдельного работника, подразделения и ор­ганизации в целом.

Достоинства и недостатки использования концепции управления по целям

Система целей организации.

 Вопросы семинара              

1. Дайте формулировку миссии организации и поясните ее  многообразие трактовок. Примеры миссий организаций. (Миссия МГОУ)

2.  Дайте формулировку цели организации, целей организации.

 3.Дайте формулировку дерева целей и процесса  его установления.  

4. Дайте определение и трактовку    принципа классификации целей организации и целей управления организацией.

5. Какой процесс установления целей рекомендуется использовать? Примеры.

 6.. Что необходимо знать, чтобы выбрать и сформулировать миссию фирмы:

-историю фирмы, ее  направления деятельности, профиль, место на рынке;

-стиль поведения и действия собственников и менеджеров фирмы;

-ресурсы фирмы;

-состояние среды  функционирования;

-отличительные особенности от других организаций?

7. Достаточно ли этих данных для определения миссии фирмы?

8. Какое отличие миссии от общефирменных целей? Почему современным организациям необходимо множество целей?

9. Какие сведения необходимы, чтобы определить общую  цель организации?

10. Какой способ установления целей считаете наиболее предпочтительным:

-полностью централизованный (устанавливается руководством)

-полностью децентрализованный (устанавливается подразделениями организации)

-сочетающий тот и другой способы ( в процессе согласования вырабатываемых целей руководства и подразделений)?

Контрольное задание 1. Формулировка миссии

Проанализируйте и сопоставьте формулировки миссий 4 разных компаний, дайте их оценки (достоинства и недостатки) с учетом требований к формулировки миссий. Там, где это возможно, на базе приведенной информации, предложите свой вариант формулировки; там, где невозможно, укажите необходимую информацию для изменения формулировки миссии. Оформите в таблице.

Контрольное задание 2. Проанализируйте указанные цели по предложенным критериям классификации, дайте обоснование.