Психология текущей организаторской работы

Специфика текущей организаторской работы.Системы управления существуют не только в пространстве, но и во времени. Функционирование любой системы в каждый момент обусловлено ее организацией и устойчиво присущими ей психологическими факторами, рассмотренными выше. Но повседневные ситуации не всегда укладываются в стандарты реагирования, которые составляют основу организации, нужны решения и действия, полностью адаптированные к каждому случаю. Даже механическая система требует постоянного налаживания, регулирования, поддержания режима работы, смазки и подкручивания гаек. Социальная система, где решающую роль играют люди, а психологические факторы могут иметь значительные вариации, требует еще большего внимания со стороны управления. Контроль и забота о том, чтобы руководимый правоохранительный орган в течение суток, в любой момент действовал в полном соответствии с оперативной и криминальной обстановкой, наполненной событиями, чтобы созданная организация функционировала всегда слаженно, оперативно, без сбоев, чтобы все службы выполняли свои функции, чтобы каждый сотрудник работал профессионально и с полной мобилизованностью, и составляют задачу текущего управления, возглавляемого начальником, командиром, руководителем. Она решается путем постоянного отслеживания обстановки как вне, так и внутри правоохранительного органа, оценки непрерывно поступающей информации, подготовки и принятия текущих управленческих решений и организаций их исполнения.

Эти обстоятельства обусловливают необходимость в текущем управлении, выполняющем две основные задачи:

• контроль за организационным порядком (созданным при организации управления) при повседневном функционировании руководимого юридического органа, оценка совершенства заложенной в него системы организации и, по необходимости, ее усовершенствование;

• отслеживание обстановки вне юридического органа, в сфере законности и правопорядка на обслуживаемой территории и принятие, при необходимости, управленческих мер по обеспечению реагирования руководимого органа на ее изменения в течение суток.

Решение этих задач, стоящих перед руководителями, связано с реализацией следующих психологически своеобразных функций:

• отслеживающей — слежения за положением дел и изменениями обстановки как внутри, так вне юридического органа (в оперативной и криминальной обстановке);

• реагирования - принятия текущих управленческих решений при необходимости вмешательства в процессы, происходящие внутри и вне правоохранительного органа;

• конструктивной — разработки замысла на осуществление тех или иных текущих решений и действий, определения сил и средств для его реализации;

• мобилизационной — приведения в действие всех сил и средств, выделенных для реагирования, и обеспечения их действий с полным использованием присущих им возможностей;

• контрольной — постоянного соотнесения хода исполнения принятых текущих решений и достигаемых промежуточных результатов с поставленной задачей, ожидаемыми результатами;

• регулирующей - коррекцией действий сил и средств, решающих те или иные задачи по текущему реагированию на изменения обстановки, выполняющих текущие решения, и поддержание их усилий до достижения нужного результата.

Основными движущими силами управления в текущей организаторской работе выступают:

• пример личности и повседневной деятельности самого руководителя;

• повседневное проявление своей императивной (от лат. imperativus — повелительный), властной, требовательной функции и позиции;

• принятие текущих управленческих решений и организация их исполнения.

Текущие управленческие решения и организация их исполнения.Текущее управленческое решение субъекта управления дает начало реагированию всего правоохранительного органа на внезапно возникшую текущую ситуацию. Оно проявляется как реакция на информацию об изменении обстановки вне или внутри управляемой системы. Психологически оно отличается от типовых особенностей управленческих решений, рассмотренных в § 5.8, лишь своей адресностью, масштабом решаемой проблемы, предельно ограниченным временем на подготовку, менее четкой выраженностью стадий принятия решения, длительностью действия (решения по совершенствованию организации рассчитаны на постоянное выполнение, надобность же действий по конкретному текущему решению прекращается по его выполнении) и др. Эти различия ясны, например, из установленного факта, что руководителю органа внутренних дел городского звена приходится порой принимать до 100 различных решений в сутки. Поэтому особое значение приобретает текущая организаторская работа по проведению в жизнь всех принятых и принимаемых решений. Она предполагает выполнение руководителем специфических действий, которые бывают эффективными при ряде психологических условий.

Глубоко ошибаются те руководители, которые считают, что их задача -принимать решения, а задача подчиненных - выполнять их. В действительности после принятия решения только и начинается настоящая работа руководителя. Решение ничего не меняет, пока не будет исполнено. Даже самое совершенное решение, образно говоря, набранное бриллиантовыми буквами на золотой доске, никак не повлияет на жизнь и деятельность, пока руководитель вместе с сотрудниками не воплотят его в действия, приводящие к нужным результатам. «Одна из ошибок начинающих управляющих состоит в том, нужным результатам. «Одна из ошибок начинающих управляющих состоит в том, что, будучи назначены начальниками, они полагают, что подчиненные будут, как автоматы, выполнять их команды», — пишет один из известнейших специалистов в области управления К. Киллен¹. Хороший руководитель отличается не планами, не числом начатых дел, а числом успешно завершенных. Поэтому первым условием успешного текущего управления выступает устойчивая психологическая установка руководителя на текущую организаторскую работу. Она проявляется:

• в умении увидеть необходимость в организаторской работе даже при обстоятельствах, зримо ее не требующих;

• в устойчивом стремлении к активной и неутомимой организаторской работе;

• в эмоционально-положительном самочувствии, хорошем настроении при выполнении организаторской функции;

• в непрерывном стремлении добиваться высокой слаженности и мобилизованности сотрудников при выполнении ими своих обязанностей и функций и полученных заданий.

Наличие хорошо продуманного исполнительского замысла у руководителя — второе условие. Исполнительский замысел — это отчетливое представление о том, как реализовать решение, как конкретно добиться поставленной в решении цели. Существует устойчивая связь качества замысла с успехами. Прежде чем организовать что-то на деле, надо построить модель работы в своей голове, предвосхитить ее мысленно. Детальность определяется сложностью и ответственностью предстоящей работы.

Психологически оправданное выделение сил и средств — третье условие. Даже применительно к железной дороге образно говорят, что она на 90% железо, а на 10% — люди. Для правоохранительных органов, где безусловно главная сила — люди, это соотношение относится еще больше. Поэтому подбор людей имеет важнейшее значение. Психологическая задача может быть сформулирована так: подобрать таких сотрудников, для которых поручаемое задание совпадало бы с их должностными функциями, интересами, возможностями, способностями, взаимоотношениями и опытом совместной работы (при подборе группы). Прежде всего внимание руководителя, естественно, обращается к тем, кто более надежен, добросовестен и подготовлен. Так и поступают, но в результате лучшие сотрудники оказываются сверх меры перегруженными, а сотрудники «не очень» живут в свое удовольствие, получая зачастую те же деньги, что их устраивает. Поэтому вопрос подбора людей для какого-то задания оказывается связанным с распределением заданий. Их всегда много — такова природа повседневной жизни. Наиболее правильно поступать так: лучшим сотрудникам — задания сложные, но немного, тем, кто «не очень», — максимум мелких заданий и поручений, черновая работа. Повышенное- внимание уделяется подбору группы исполнителей. Учитываются психологическая совместимость, имеющиеся взаимоотношения, возможные их изменения (например, в случае, когда в группу людей с опытом, но недостаточным образованием старшим назначается молодой, но дипломированный специалист, равный до этого с ними по должности), опыт совместных действий.

Психологически эффективное доведение заданий до исполнителей — четвертое условие. Это:

• побуждение сотрудников к активному уяснению заданий, условий и способов их выполнения;

• формирование четкого образа исполнительских действий;

• проверка готовности к выполнению заданий и ее повышение.

Голова человека, образно говоря, — не сосуд, который можно наполнить, а факел, который надо зажечь. Доведение заданий протекает успешно, когда стремления руководителя и подчиненного сделать нужное совпадают. Понимая это, опытные руководители побуждают избранного для выполнения текущего задания сотрудника к активному уяснению задания, стремятся вызвать у него внимание, интерес, добиваются серьезного и глубокого его уяснения. Положительно сказывается убежденность, неравнодушие руководителя при этом. Верно говорят, что информация усваивается лучше, если она «поглощается с аппетитом». Эффективно доведение в условиях непосредственного общения с установлением психологического контакта. Предоставление сотруднику возможности задавать вопросы, вносить свои предложения всегда способствует более заинтересованному исполнению.

Формирование образа исполнительских действий у сотрудников, выделенных для выполнения решения, — пятое условие. Тот, кому дается задание, должен отчетливо понимать, что ему нужно делать, и обязательно — чего добиться, каков должен быть результат. Психологически этот процесс протекает как восприятие информации, сообщаемой руководителем, ее уяснение и закрепление в памяти. Как правило, сотрудник, вызванный начальником, внимательно выслушивает все, что тот говорит. Но бывает, что он приходит, поглощенный каким-то делом, которым он только что занимался на своем рабочем месте, усталым, возможно, чем-то раздраженным. Есть сотрудники, которые не могут быстро переключаться с одного дела на другое, с лета схватывать слова и мысли других. Поэтому опытный руководитель, зная людей, учитывает индивидуальные особенности и в зависимости от них строит изложение своего задания сотруднику.

Нелишне использовать специальные, привлекающие внимание выражения типа: «Выслушайте внимательно», «Вы внимательно слушаете меня?», «Не отвлекайтесь», «Обратите внимание на то, что я скажу сейчас» и т.п. Добиваться осмысленного усвоения задания, говорить понятно и убедительно, четко формулируя свои мысли и собственное видение путей его выполнения, не торопясь, повторяя важное, говорить убежденно, делая паузы, чтобы дать сотруднику осмыслить услышанное. Особое внимание уделять разъяснению прав и обязанностей, строгому соблюдению требований законности, ответственности.

Детальность способов выполнения определяется индивидуальными особенностями сотрудника, его опытностью, подготовленностью, отношением к делу и др. Некоторые любят, чтобы им сказали все от и до, желая этим подстраховаться и иметь в случае неудачи возможность сказать: «Я делал все так, как Вы мне указали». В целях развития инициативности и самостоятельности у отдельных сотрудников, когда это возможно, такой детализации не следует давать умышленно, подчеркнув необходимость думать и действовать самостоятельно в пределах прав и обязанностей. Полезно озаботиться тем, чтобы все сказанное крепко запало в память исполнителя поручения. Без этого придется смириться с последующими заявлениями типа: «А Вы мне это не говорили».
Сознательное и осмысленное усвоение обычно способствует прочному запоминанию. Чрезмерно длинное инструктирование всегда содержит предпосылки того, что что-то забудется. Разумно в необходимых случаях употреблять слова «Запомните это точно», задавать контрольные вопросы, требовать повторения полученного поручения, записи основных положений. Полезно проверять наличие необходимых для выполнения знаний, навыков и умений, порой даже организовывать практическую проверку их, а то и специальную дополнительную подготовку.

Нельзя давать задания в особенно категоричной форме, когда руководитель сам не представляет, как это задание выполнить, и употребляет выражения типа: «Делайте что хотите, как хотите, но достаньте из-под земли и сделайте в срок». Это прямое подталкивание к нарушению законности. В таких случаях правильно поручить сотруднику продумать план выполнения задания, а потом доложить руководителю свои предложения, которые затем совместно обсудить.

Мобилизация сотрудников на качественное выполнение заданий — шестое психологическое условие. Мобилизовать — значит актуализировать имеющийся у них потенциал, побудительные внутренние силы, мотивы к качественной работе, к достижению максимально возможного результата. Процесс мобилизации включает:

• актуализацию положительных для предстоящих действий мотивов, мыслей, чувств, волевого настроя;

• нейтрализацию тех психических явлений, которые могут мешать выполнению заданий (непонимание их значения, неверие в успех, тревожность, нежелание, усталость, «дух противоречия» и др.);

• придание рабочему и волевому настрою господствующего и устойчивого характера;

• достижение внутренней уравновешенности;

• сохранение, поддержание готовности к действиям вплоть до момента их начала.

Ясное, понятное, уверенное доведение задания имеет мобилизующее значение. Специальные управленческие средства и приемы мобилизации таковы:

• показ исполнителю деловой необходимости данной работы, ее важности для укрепления законности и борьбы с преступностью;

• возложение ответственности за достижение требуемого результата;

• срок выполнения задания;

• категорическая форма доведения задания;

• требование добросовестного и безусловного выполнения поручения и решения поставленной задачи;

• напоминание о гражданском, уставном, профессиональном, должностном долге;

• объяснение коллективистской значимости поручения (для коллектива органа, службы, населения города, граждан и пр.);

• объяснение личной значимости поручения и его успешного выполнения (выполнение долга и обязанностей, профессионального роста, личностного развития, карьеры, морального и материального удовлетворения и пр.);

• предложение высказать свое мнение по способам решения задачи, совместно обсудить их, сказать: «Ваши предложения хороши. Действуйте». Собственный план всегда выполняется с большим желанием и энтузиазмом, чем принудительно навязанный;

• предложение действовать самостоятельно и инициативно в пределах прав и норм, проявить себя;

• тактичное напоминание об ответственности и недопустимости недостаточного усердия и волевой настойчивости при выполнении задания и получении необходимого итогового результата;

• запретительное обязывание.

Уместно подчеркнуть значимость установления реального срока выполнения задания, учитывающего возможности сотрудника. Руководителю следует отчетливо представлять, сколько времени (рабочих часов, рабочих дней) требуется, чтобы выполнить задание. Устанавливаемый срок не может быть меньше необходимого. Хорошо, если он больше необходимого, если время позволяет, а сотрудник загружен другой работой. Все же не следует устанавливать чрезмерно большой срок. Опыт показывает, что если для выполнения задания требуется, скажем, три дня, а срок устанавливается в 30 дней, то сотрудник все равно мобилизуется на его выполнение и приступит к делу лишь за три дня до истечения срока. «То, что отложено на один день, отложено на 100 дней», — гласит восточная мудрость.

В текущей организаторской работе свое место занимают требования, контроль, оценки, критика и другое, что рассматривается ниже в параграфе, посвященном требовательности.

¹ Киллен К. Вопросы управления. - М., 1981. - С. 56.