Тема 5.2. Электронный документооборот

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ И ЗАДАНИЯ ДЛЯ ДОМАШНЕЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

для студентов заочной формы обучения

по учебной дисциплине/МДК

_________ОП.04. Документационное обеспечение управления________

индекс, наименование УД, ПМ, МДК

38.02.04  Коммерция (по отраслям)

код, наименование специальности

_________базовый___________

уровень подготовки

Омск-2015

Введение

В соответствии с учебным планом и программой курса учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» студенты 2 курса заочного отделения специальности 38.02.04 Коммерция (по отраслям) (базовая подготовка)выполняют домашнюю контрольную работу.

Целью выполнения домашней контрольной работы является осмысление разделов и тем, закрепление теоретических знаний и практических навыков по дисциплине. В результате выполнения ДКР у студента должны сформироваться следующие компетенции:

     ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

     ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

   ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

    ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

     ОК 7. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

      ОК 12. Соблюдать действующее законодательство и обязательные требования нормативных документов, а также требования стандартов, технических условий.

 ПК 2.2. Оформлять, проверять правильность составления, обеспечивать хранение организационно-распорядительных, товаросопроводительных и иных необходимых документов с использованием автоматизированных систем.

 При изучении дисциплины обеспечивается преемственность и тесная связь с такими учебными дисциплинами, как: информационные технологии в профессиональной деятельности, русский язык и культура речи, организация торговли, правовое обеспечение профессиональной деятельности, бухгалтерский учёт.

Контрольная работа состоит из двух теоретических вопросов и одного практического задания, заключающегося в оформлении документа. Излагать теоретические вопросы следует четко и кратко, но ответ должен быть полным. Документ должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями: содержать все необходимые реквизиты; текст документа должен соответствовать заданию, излагаться логически и последовательно, раскрывать цель документа.

Перед выполнением домашней контрольной работы необходимо изучить соответствующую литературу. Для выполнения контрольной работы можно использовать как предложенную в списке, так и иную литературу по дисциплине «Документационное обеспечение управления».

Домашняя контрольная работа выполняется в межсессионный период и представляется на отделение до начала сессии. Последний срок представления работы для рецензирования – неделя до начала сессии. Не зачтенная работа должна быть выполнена повторно с учетом замечаний рецензента, на обложке работы следует сделать пометку «повторно».

При выполнении контрольной работы необходимо соблюдать следующие правила:

1) указывать на титульном листе Ф.И.О, группу, наименование дисциплины, вариант контрольной работы;

2) переписывать текст задания;

3) излагать каждый вопрос с новой страницы;

4) выполнять практическое задание на бумаге формата А4;

5) выполнять контрольную работу аккуратно, оставляя поля для замечаний;

6) указывать список используемой литературы;

7) объем контрольной работы: 9-12 страниц рукописного текста.

Вариант контрольной работы определяется в соответствии с ранее полученным шифром.

Тематический план учебной дисциплины

«Документационное обеспечение управления»

Раздел 1. Основы документирования управленческой деятельности

Тема 1.1. Исходные понятия документационного обеспечения управления

       Основные понятия документационного обеспечения управления.

Цели, задачи, назначение, принципы документационного обеспечения управления. Понятие терминов «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «документ», «документирование», «системы документационного обеспечения управления». Функции и классификация документов. Электронный документ.

Понятие о нормативно-правовой базе. Основные нормативно-правовые документы, регулирующие вопросыдокументационного обеспечения управления.

       Унифицированные системы документации. Организационно – распорядительные документы.

Понятие об унифицированных системах документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Классификация ОРД.

Тема 1.2. Способы и правила создания и оформления документов

Состав и схемы расположения реквизитов. Оформление реквизитов ОРД.

Структура документа. Формуляр документа. Бланки документов. Правила составления документов. Юридическая сила документа.

Раздел 2. Организация системы документационного обеспечения

Тема 2.1. Организационно-распорядительная документация

Организационно-правовые документы.

Виды учредительных документов. Устав, Положение о структурном подразделении, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностная инструкция.

Распорядительные документы.

Виды распорядительных документов. Приказы по основной деятельности. Правила составления и оформления распорядительных документов.

Тема 2.2. Справочно-информационная документация

Виды деловой корреспонденции. Виды служебных писем. Схема построения письма. Правила составления и оформления служебных писем. Понятие об актах, докладных и объяснительных записках, справках. Правила их составления и оформления.

Раздел 3. Договорно-правовая документация

Понятие и структура договора. Реквизиты договора. Протоколы разногласий.

Раздел 4. Документация по трудовым отношениям

Общие сведения о документации по личному составу.

Документы, предъявляемые и оформляемые при приеме на работу. Резюме.

Требования к оформлению и использованию основных видов документов по трудовым отношениям.

Трудовой контракт, заявление, анкета, трудовая книжка, приказ по личному составу, личная карточка, личное дело, лицевой счет по заработной плате.

Раздел 5. Систематизация и хранение документов

Тема 5.1. Порядок систематизации и хранения документов

Организация документооборота.

Организация работы с документами. Принципы работы с документами. Понятие о документообороте. Основные группы документов. Понятие входящих, исходящих и внутренних документов. Этапы обработки. Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Понятие регистрации документов. Формы регистрации. Группы регистрируемых документов. Виды регистрации.

Цель и содержание контроля исполнения документов. Порядок проведения контроля исполнения документов. Сроки исполнения документов. Хранение и учет документов.

Номенклатура дел.

Понятие номенклатуры дел. Виды номенклатуры дел. Содержание номенклатуры дел. Порядок составления.

Порядок формирования дел. Порядок оформления дел. Понятие оперативного хранения дел.

Тема 5.2. Электронный документооборот

Этапы автоматизации делопроизводства. Понятие электронного документооборота. Использование телекоммуникационных технологий в электронном документообороте.

Варианты заданий для домашней контрольной работы

Вариант 1

1. Понятие терминов «делопроизводство», «документационное обеспечение управления». Цели, задачи, назначение, принципы документационного обеспечения управления.

2. Виды распорядительных документов. Правила составления и оформления приказов по основной деятельности.

3. Составьте и оформите приказ о мерах по устранению недостатков в ДОУ на предприятии … .

В результате ревизии были обнаружены следующие недостатки: не комплектуются личные дела работников предприятия, нет книги регистрации приказов по основной деятельности, заработная плата выдается по трудовым соглашениям без акта выполненных работ.

Основание для приказа: акт ревизии ДОУ от … за № … .

Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 2

1. Системы документационного обеспечения управления, их автоматизация.

2. Понятие о докладных записках, правила их составления и оформления.

3. Составьте и оформите акт о передаче материальных ценностей на сумму 820 тыс. руб. кладовщиком (ФИО) заведующему складом (ФИО) в связи с увольнением.

Комиссия проверила находящиеся на складе ценности и составила их опись.

Основание для составления акта: приказ директора № 00 от 00.00.0000 «О передаче материальных ценностей».

Состав комиссии: Председатель – зам директора по ХЧ, члены комиссии – бухгалтер, товаровед, менеджер.

Опись материальных ценностей должна быть приложена к акту.

Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 3

1. Понятие терминов «документ», «документирование». Функции и классификация документов. Электронный документ. Значение документов в управленческой деятельности предприятия.

2. Понятие об объяснительных записках, правила их составления и оформления.

3. Составьте и оформите информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости со скидкой до 15% и о возможности принимать заказы на составление программ.

Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 4

1. Понятие о нормативно-правовой базе документационного обеспечения управления. Основные нормативно-правовые документы, регулирующие вопросыдокументационного обеспечения управления.

2. Виды служебных писем. Схема построения письма. Правила составления и оформления коммерческих писем.

3. Составьте и оформите докладную записку на имя директора предприятия от начальника отдела маркетинга о дополнительном финансировании заказа №36 на изготовление рекламных проспектов в связи с ростом цен на полиграфические услуги и изменением сметы затрат. Укажите, что выполнение заказа возможно только при дополнительном выделении 9000 руб. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 5

1. Основные понятия, цели, задачи и принципы документационного обеспечения управления.

2. Распорядительные документы, издаваемые органами коллегиального управления и на основе единоначалия. Основные правила оформления.

3. Напишите объяснительную записку на имя руководителя структурного подразделения о нарушении техники безопасности. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 6

1. Понятие об унифицированных системах документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Классификация ОРД.

2. Понятие об актах, правила их составления и оформления.

3. Оформите приказ об увольнении по собственному желанию на бланке типовой межотраслевой формы № Т-8. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 7

1. Понятие о бланках документов. Виды бланков. Требования к бланкам документов.

2. Виды деловой корреспонденции. Схема построения письма. Правила составления и оформления служебных писем.

3. Оформите заявление о предоставлении очередного отпуска.  Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 8

1. Способы и правила создания и оформления документов. Структура документа. Формуляр документа. Юридическая сила документа.

2. Понятие о справках, виды справок. Правила их составления и оформления.

3. Составьте и оформите решение Совета директоров предприятия ЗАО «Лидер» по подготовке к региональной выставке «Формула моды» в областном ЭКСПОЦЕНТРЕ г. Омска.

Для подготовки к выставке необходимо назначить ответственного представителя на выставке, который должен подготовить предложения по составу делегации и представить их на рассмотрение Совету, а также подготовить уточненный список товаров-новинок; товаров, пользующихся наибольшим спросом. Список предоставить на рассмотрение Совету.

Решение подписывается председателем и секретарем Совета директоров. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 9

1. Понятие о реквизитах. Состав и схемы расположения реквизитов. Правила печатания реквизитов. Постоянные и переменные реквизиты. Формуляр документа. Способы расположения реквизитов. Обязательные реквизиты.

2. Документы, предъявляемые и оформляемые при приеме на работу. Требования к оформлению резюме.

3. Составьте и оформите коммерческое письмо о заключении договора на поставку строительных материалов. Недостающие данные укажите самостоятельно.

Вариант 10

1. Виды учредительных документов. Устав, реквизиты устава, разделы устава.

2. Правила оформления реквизитов документов: Государственный герб Российской Федерации; справочные данные об организации; гриф утверждения документа; отметка о контроле; подпись;

3. Составьте и оформите акт на списание материальных ценностей на предприятии.

Комиссия провела инвентаризацию и установила, что в связи с износом, поломкой и невозможностью дальнейшего использования следует списать запасные части к автомобилю Тойота Марк 2: фару 1 шт. по цене … руб., ремень генератора 1 шт. по цене … руб., фильтр масляный 1 шт. по цене … руб.

Основание для составления акта: приказ директора №00 от 00.00.0000 «О проведении инвентаризации материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении у материально-ответственного лица Сергеева О.С.»

     Состав комиссии: Председатель – зам директора по ХЧ, члены комиссии – бухгалтер, главный механик, менеджер.

Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 11

1. Виды организационных документов. Положение о структурном подразделении, должностная инструкция.

2. Правила оформления реквизитов документов: герб субъекта Российской Федерации; наименование организации; дата документа; регистрационный номер документа; отметка о наличии приложения.

3. Составьте и оформите докладную записку от начальника отдела информационных технологий директору предприятия о командировании специалиста отдела на семинар по эффективному использованию программного комплекса «IFS», который предстоит внедрить на предприятии. Семинар проходит в г. Новосибирске с 24.11 по 27.11.20…г.

Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 12

1. Виды организационных документов. Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание.

2.Правила оформления реквизитов документов: код организации; место составления или издания документа; адресат; заголовок к тексту; подпись.

3. Напишите объяснительную записку о недостаче на Вашем складе части материальных ценностей (укажите 2-3 наименования недостающего товара, стоимость единицы товара, количество, сумму недостачи по каждому товару, а так же общую сумму). Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 13

1. Понятие и структура договора. Реквизиты договора. Протоколы разногласий.

2. Правила оформления реквизитов документов: основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; наименование организации; адресат; гриф согласования документа; отметка о заверении копии.

3. Оформите приказ о переводе работника на другую работу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-5. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 14

1. Понятие о документообороте, организация документооборота, формы организации работы с документами.

2. Правила оформления реквизитов документов: идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

наименование вида документа; заголовок к тексту; визы согласования документа; отметка об исполнителе.

3. Оформите заявление на увольнение. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 15

1. Порядок обработки документов на предприятии (работа с входящими, исходящими и внутренними документами).

2. Правила оформления реквизитов документов: основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

наименование организации; адресат; гриф согласования документа; отметка о заверении копии.

3. Составьте и оформите проект приказа директора ЗАО «Акцепт» о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку бизнес-плана. 

Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 16

1. Понятие регистрации документов. Формы регистрации. Группы регистрируемых документов. Виды регистрации.

2. Правила оформления реквизитов документов: код формы документа; наименование организации; текст документа; подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3. Составьте и оформите письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 17

1. Порядок формирования дел. Порядок оформления дел. Понятие оперативного хранения дел.

2. Правила оформления реквизитов документов: справочные данные об организации; наименование вида документа; адресат; резолюция; отметка о поступлении документа в организацию.

3. Составьте и оформите акт инвентаризации отдела (секции) по состоянию на ….. (дата).

В акте должна быть указана сумма остатка товароматериальных ценностей по данным бухгалтерского учета и согласно товарного отчета, а также сумма фактического остатка товароматериальных ценностей.

Основание для составления акта: приказ директора №00 от 00.00.0000 «О ...»

Состав комиссии: Председатель – зам. директора, члены комиссии – бухгалтер, товаровед, менеджер. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 18

1. Понятие номенклатуры дел. Виды номенклатуры дел. Содержание номенклатуры дел. Порядок составления.

2. Правила оформления реквизитов документов:

ссылка на регистрационный номер и дату документа; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; идентификатор электронной копии документа.

3. Составьте и оформите докладную записку на имя директора предприятия от начальника отдела рекламы о необходимости оснащения данного отдела современными компьютерами. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 19

1. Порядок формирования дел. Порядок оформления дел. Понятие оперативного хранения дел.

2. Правила оформления реквизитов документов:

наименование организации; наименование вида документа; отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати.

3. Напишите объяснительную записку на имя главного бухгалтера о несвоевременной сдаче авансового отчета. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 20

1. Требования к оформлению основных видов документов по трудовым отношениям (трудовому контракту, заявлению, анкете, трудовой книжке, приказам по личному составу, личной карточке, личному делу).

2. Виды актов. Требования к оформлению.

3. Оформите приказ о приеме работника на другую работу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 21

1. Цель и содержание контроля исполнения документов. Порядок проведения контроля исполнения документов. Сроки исполнения документов. Хранение и учет документов.

2. Виды распорядительных документов. Правила их составления и оформления.

3. Оформите заявление о предоставлении административного отпуска. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 22

1. Этапы автоматизации делопроизводства. Понятие электронного документооборота. Использование телекоммуникационных технологий в электронном документообороте.

2. Требования к оформлению документов. Структура документа. Формуляр документа. Юридическая сила документа.

3. Составьте и оформите акт сдачи – приемки дел работником на время очередного отпуска. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 23

1. Цели, задачи, назначение, принципы документационного обеспечения управления.

2. Трудовой контракт. Реквизиты, разделы контракта, требования к оформлению.

3. Составьте и оформите акт на списание товароматериальных ценностей. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 24

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Классификация ОРД.

2. Виды коммерческих писем. Правила составления и оформления.

3. Составьте и оформите справку ЗАО «Полюс» о заработной плате инженера-электронщика, укажите полный перечень реквизитов: наименование предприятия, Ф.И.О., название отдела или лаборатории, должность, размер оклада в месяц, вид сотрудничества (договор, совместительство, постоянная, временная работа и т.д.).

Должность ответственного лица, выдавшего справку – главный бухгалтер предприятия. Необходимые данные укажите самостоятельно.

Вариант 25

1. Требования к оформлению документов. Структура документа. Формуляр документа. Юридическая сила документа.

2. Понятие о докладных записках и объяснительных записках, правила их составления и оформления.

3. Составьте и оформите справку учебного заведения о подтверждении места учебы студента колледжа, укажите полный перечень реквизитов: наименование колледжа, Ф.И.О., отделение, специальность, группа, курс, дата поступления, срок обучения, адресат.

Должность ответственного лица, выдавшего справку – зав. учебной частью. Необходимые данные укажите самостоятельно.