Организационно-правовые документы

ЛЕКЦИЯ 3

ВИДЫ И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПЛАН:

1. Организационно-правовые документы.

2. Распорядительные документы.

3. Информационно-справочная документация

4. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой.

5. Этикет в деловой переписке.

Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы определяют ста­тус предприятий, порядок их работы. Они являются осно­вополагающими в деятельности любого предприятия и об­ладают высшей юридической силой.

Одна из основных управленческих функций, реализуе­мых в деятельности организаций, предприятий, фирм, — функция формирования системы и процессов управления, которая включает:

• создание организации, в том числе выбор ее организа­ционно-правовой формы; установление ее структуры;

• определение штатной численности и состава (номенк­латуры) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей;

• регламентацию деятельности структурных подразделе­ний и работников;

• формирование совещательных органов управления;

• регламентацию деятельности аппарата управления;

• лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

• установление режима работы и системы охраны;

• организацию труда работников и оценку их труда;

• реорганизацию;

• ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении соответствующего комплекса организационных документов.

Цель разработки организационно-правовых документов — рациональное разделение и кооперация труда между подраз­делениями и работниками.

К организационным документам относятся устав орга­низации или положение об организации; положения о струк­турных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное рас­писание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации; должностные инструкции работникам.

Организационно-правовые документы содержат поло­жения, строго обязательные для исполнения, они реализу­ют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций, предприятий, фирм. Эти документы в обязательном порядке проходят процеду­ру утверждения уполномоченным на то органом — выше­стоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (собранием акционеров, советом директоров). Организационно-правовые документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения или распорядитель­ным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Устав — правовой акт, определяющий структуру, фун­кции и права организации, фирмы.

Организации действуют на основании устава либо уч­редительного договора и устава. Требования к содержанию уставов тех или иных организаций, а также их некоторые реквизиты, предписываются соответствующими законами (например, требования к содержанию устава образователь­ного учреждения — Законом РФ «Об образовании»). Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридичес­кого лица. Устав содержит набор обязательных реквизи­тов: наименование организации, данные об организации, наименование вида документа, место издания, гриф утвер­ждения, текст документа. Структура Устава состоит из сле­дующих разделов:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (цели и задачи создаваемой организации).

2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА (состав, функции и взаимосвязи структурных подразделений).

3. РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ (система управления, права и обязанности должностных лиц).

4. ФИНАНСОВО-МАТЕРИАЛЬНАЯ БАЗА (источники финансирования, основные и оборотные средства, по­рядок распоряжения средствами).

5. ОТЧЕТНАЯ И РЕВИЗИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ.

6. ПОРЯДОК ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ.

Штатное расписание — правовой акт, устанавливаю­щий штатный состав и численность организации в соот­ветствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписа­ние содержит перечень структурных подразделений, дол­жностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде за­работной платы.

Штатное расписание подготавливается по унифициро­ванной форме № Т-3 (с. 131).

Реквизит «Код по ОКПО» — код организации по Обще­российскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), присвоенный организации при ее государственной регистрации.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответ­ствии с приказом (распоряжением) руководителя органи­зации или уполномоченным на то лицом.

Положение — правовой акт, определяющий порядок об­разования, правовой статус, права, обязанности, организацию работы организации, структурного подразделения (службы).

Например, Положение о персонале организации (ранее именовавшееся Правилами внутреннего трудового распо­рядка) включает в себя следующие разделы:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (цель разработки Положения, правовая база содержания документа, конституционные гарантии персонала).

2. ПОРЯДОК НАЙМА И ВЫСВОБОЖДЕНИЯ ПЕРСОНА­ЛА (прием на работу, необходимые документы, приказ о приеме, условия работы, инструктаж по технике безо­пасности, права и обязанности работника, перспективы карьерного роста, перевод на другую должность, поря­док расторжения трудового договора как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя).

3. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПЕРСОНАЛА (круг обя­занностей в соответствии с должностными инструк­циями).

4. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ (обязанности, выполняемые в соответствии с законода­тельством: совершенствование организации труда пер­сонала, форм и методов оплаты, соблюдение норм охра­ны труда и техники безопасности, производственной са­нитарии и т. п.).

5. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕ (начало и окончание работы, перерыв, формы и организация кон­троля рабочего времени, порядок предоставления отпус­ков и т. д.).

6. ПООЩРЕНИЯ ЗА УСПЕШНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ РАБО­ТЫ (виды поощрений в соответствии с различными трудовыми показателями, в том числе: разработка и внедрение рационализаторских предложений, повыше­ние производительности труда, качественное выполне­ние должностных обязанностей).

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ТРУДОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ (виды нарушений трудовой дисцип­лины, порядок их фиксации и соответствующие санк­ции).

Положения разрабатываются на основе Типовых поло­жений с учетом специфики конкретных организаций, пред­приятий, фирм. В качестве примера приведем Типовое по­ложение о канцелярии. Рабочее поло­жение, учитывающее особенности данной организации, утверждается ее руководителем.

Инструкция — правовой акт, устанавливающий прави­ла, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб и отдельных должностных лиц (в последнем слу­чае — должностные инструкции). Инструкция является нор­мативным актом, регламентирующим различные вопросы, рассчитана на длительное применение и поэтому не содер­жит указаний на конкретных исполнителей и сроки испол­нения функции.

Инструкции, как правило, составляются на основе ти­повых инструкций. Текст инструкции состоит из разделов, которые делятся на пункты и подпункты. Инструкция начи­нав гея разделом «Общие положения», в котором указыва­ются цели ее издания, область распространения, излагается порядок использования, а также могут приводиться другие сведения общего характера.

Инструкция оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: название организации и структурного подразделения, название вида документа (инструкция), дату и индекс (номер), место издания, заго­ловок, текст, подпись, гриф утверждения (или отметку, что инструкция является приложением к распорядительному документу).

Инструкция подлежит обязательному утверждению спе­циальным распорядительным актом (постановлением) или непосредственной подписью руководителя в грифе утвер­ждения. Наиболее удобной формой утверждения инструк­ции является приказ. В приказе устанавливаются срок вве­дения инструкции, ответственный исполнитель, перечис­ляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

Должностная инструкция — нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятель­ности организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения усло­вий его эффективной работы.

Должностную инструкцию разрабатывает непосред­ственный руководитель работника, деятельность которого он регламентирует и контролирует.

Текст инструкции должен быть кратким, точным и понятным. Так как он носит указующий характер, целесо­образно использовать четкие формулировки со словами «должен», «следует», «необходимо», «не допускается» и т. п.

Инструкцией устанавливаются права, ответственность и взаимоотношения работника со смежными сотрудника­ми данной организации. Она утверждается руководителем организации. При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления выдается по­ступающему на работу сотруднику, другой остается у ад­министрации (в отделе кадров). Систематическое неиспол­нение должностных обязанностей может повлечь освобож­дение работника от занимаемой должности.

Структура должностной инструкции включает следую­щие разделы:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (порядок назначения на долж­ность, подчиненность, руководящие и нормативные документы, требования к образованию и опыту практи­ческой работы и т. д.).

2. ФУНКЦИИ (основные функциональные обязанности).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ (подробный пере­чень объема выполняемых работ в соответствии с фун­кциональными обязанностями).

4. ПРАВА (использование прав в связи с выполняемой ра­ботой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции, а также права вносить предложе­ния по совершенствованию работы на данном участке).

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (по содержанию должностных обязанностей).

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ (с должностными лицами, структурными подразделе­ниями, сторонними организациями, в том числе по по­лучению и передаче деловой документации).

7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (в соответствии с Правилами внутрен­него распорядка или Положением о персонале организа­ции, реальными показателями и результатами работы должностных лиц, решением аттестационной комиссии (пример должностной инструкции — см. приложение 3).

Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок

деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Распорядительные документы

Любая организация наделяется правом издания распо­рядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управ­ления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется дея­тельность организации, зависят результаты ее работы.

Процедура издания распорядительных документов в ус­ловиях единоличного принятия решений — приказов, ука­заний, распоряжений — включает следующие стадии:

1. Инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по рассматриваемому вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование и оформление проекта документа в соот­ветствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рас­смотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до ис­полнителей.

Постановление — правовой акт, принимае­мый органами Федеральной исполнительной власти, дей­ствующими на основе коллегиальности, а также исполни­тельными органами субъектов Российской Федерации и ме­стного самоуправления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данны­ми органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальны­ми и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопро­сов их деятельности (Приложение 4). Решениями называ­ются также совместные распорядительные документы, при­нимаемые двумя и более коллегиальными органами или организациями, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих пе­ред данным предприятием.

В деятельности организаций различают приказы по ос­новной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют поря­док финансирования деятельности организации, ее мате­риально-технического обеспечения, научно-техническую по­литику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок вы­полнения, характер и содержание специфических видов де­ятельности.

Приказы по основной деятельности издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации организации, при утверждении структуры и штатов, введения в действие орга­низационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инст­рукций, правил, регламентов и др.), при создании времен­ных или постоянных коллегиальных и совещательных орга­нов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и т. д.

Приказы оформляются или на специальном бланке — бланке приказа, или общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

Приказы по основной деятельности могут издаваться в качестве инициативных и во исполнение решений выше­стоящих организаций. Текст приказа должен содержать пе­речисление предписываемых действий с указанием испол­нителя каждого действия, мероприятий, которые необхо­димы для его исполнения. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают цели и задачи пред­писываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер, дату и заголовок к тек­сту распорядительного документа, а также передают содер­жание того раздела документа, который относится к орга­низации, издающей приказ.

Текст распорядительной части должен иметь повели­тельную форму изложения и начинаться словом ПРИКА­ЗЫВАЮ. Распорядительная часть может делиться на пун­кты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Каждый пункт нумеру­ется арабскими цифрами. Пункт начинается с указания ис­полнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителей могут быть указаны организации, структурные подразделения, должностные лица. В приказе необходимо указывать сро­ки (дату) исполнения действий. В последнем пункте распорядительной части указывают должностных лиц, на кото­рых возлагают контроль за исполнением приказа, его на­чинают словами «Контроль за исполнением приказа возла­гается на...» (полное наименование должности и фамилии приводят в винительном падеже).

Подготовка приказа включает следующие основные стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование про­екта; подписание руководителем. Проекты приказов го­товятся специалистами предприятия по поручению руко­водителя.

Приказы по основной деятельности регистрируются от­дельно от приказов по личному составу. Нумерация при­казов производится с января по декабрь в пределах года.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. После издания приказа секретарь знакомит сотрудников предприятия с его содержанием. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «Ознакомлен», расписывается и ставит дату ознакомления.

Выписка из приказа — копия официального докумен­та, воспроизводящая его часть и заверенная в установлен­ном порядке.

Выписка из приказа содержит фактически те же рек­визиты, что и приказ. Но в выписке из приказа берется только та распорядительная часть текста, которая нужна для практической работы. Констатирующая часть текста воспроизводится полностью. Кроме того, выписка из при­каза отмечается проставлением отметки о заверении вы­писки.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично ру­ководителем организации или его заместителями преиму­щественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации (Приложение 5).

В целом указания составляются и оформляются анало­гично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависи­мости от содержания указания.

К другим управленческим документам относится так­же Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оператив­ных вопросов.

Распоряжения также издают заместители первого руко­водителя организации, руководители структурных подраз­делений.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений ключевыми словами, раз­деляющими вводную и распорядительные части, являются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».