Создание шаблона для бланка писем

Лабораторная работа №1

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий.

Документированием называется процесс подготовки и создания документа.

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Элементы официального документа, наиболее часто используемые при оформлении документов, называются реквизитами.

Постоянный реквизит документа – реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа – реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Шаблон – это файл, хранящийся отдельно от файла документа.

Шаблонный текст – это текст, который должен быть неизменным в каждом документе, созданном на основе этого шаблона.

1. Создание шаблона бланка для писем

· Запустить Microsoft Office

· Нажмите на кнопкуOffice , выберите команду Создать – создание документа- шаблоны

· В группе Шаблоны выбрать опцию Мои шаблоны

· Выбрать шаблон Новый документ

· В группе создать выбрать Шаблон

· Нажать ОК

· Установить нужный размер бумаги и полей, для этого:

· Дать команду Разметка страницы/Поля/Настраиваемые поля

- установите размеры полей в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (п.4.1);

- установите размеры бумаги в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (п.4.1);

- установите ориентацию страницы – книжная;

· Установить размер шрифта 12, начертание- Times New Roman;

· Нажать ОК

ГОСТ допускает продольное и угловое расположение реквизитов на бланке (ГОСТ Р 6.30-2003). Мы будем использовать угловое расположение реквизитов. Это соответствует применению формата абзаца со следующими параметрами:

- выравнивание - По левому краю

- отступ первой строки (красная строка) – НЕТ

Внимательно изучить схему расположения реквизитов на бланке документа (ГОСТ Р 6.30 – 2003, приложение А, рис А.1). Информация на бланке располагается в три колонки. В первой колонке шириной 73 мм расположены такие реквизиты, как Название документа, Справочные данные , Дата, Регистрационный номер документа, Ссылка на дату и регистрационный номер документа и Заголовок к тексту. Вторая колонка пустая, а в третьей колонке шириной 78 мм расположен реквизит Адресат. Чтобы обеспечить соответствующее выравнивание информации удобно использовать таблицы.

· Дать команду Вставка Таблица/Вставить таблицу

- установить параметры таблицы (число столбцов – 3, число строк – 1);

- нажать ОК;

Приступить к размещению реквизитов на бланке письма.

· Вставить реквизит Эмблема организации (ГОСТ Р 6.30 – 2003, п.4.5). Для этого рекомендуем воспользоваться следующим способом:

- На вкладке Вставка откройте коллекцию WordArt, щелкнув по пиктограмме

- выберите из коллекции стиль оформления текста и нажмите ОК (на ваш выбор)

- введите надпись вашей эмблемы, состоящую из отдельных букв (в открывшемся окне Текст надписи вводить по одной букве). Например, ваша организации имеет эмблему состоящую из букв «КДП», в начале вы вводите букву «К» нажимаете ОК, затем заново выбираете вкладку , вводите букву «Д». Выполняя те же операции, вводите букву «П».

!!!!Установите размер эмблемы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

- на панели Работа с объектами WordArt выберите меню Положение/ Обтекание текстом / Дополнительные параметры разметки /Перед текстом.

Появившийся объект будет выделен маркерами, с помощью которых можно настроить размер символа.

- поверните и установите желаемый наклон фигуры, используя, зеленый и желтый маркеры;

- сгруппируйте созданные части эмблемы выделив их удерживая нажатой клавишу Shift и в контекстном меню выбрав Группировка/Группировать.

Создайте фон эмблемы для этого:

- из Вставки выберите меню Фигуры,далее выбираем любую подходящую фигуру для того чтобы на ней разместить Текст надписи (в нашем случае «КДП»).

- прорисуйте выбранную фигуру на рабочем поле листа

- щелкните на кнопке Объем и выберите в открывшемся меню вид объема.

- при помощи панели Настройка объема установите желаемую глубину объема

- вынесите текст на передний план выделив его и в контекстном меню выбрав Порядок/На передний план

- сгруппируйте текст и фон

- выберите инструмент Надпись и создайте надпись к эмблеме

- установите параметры надписи: шрифт, размер и начертание.

- сгруппируйте надпись с эмблемой

В случае необходимости приведите размеры эмблемы в соответствие с ГОСТ Р 6.30 – 2003 (высота рисунка не более 17 мм). Для этого поместите курсор на эмблему так, чтобы он принял вид четырехнаправленной стрелки, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская её, переместить рисунок на верхнее поле документа.

· Вставить реквизит Наименование организации (ГОСТ Р 6.30 – 2003 п. 3.8, п 4.5)

· Вставить реквизит Справочные данные об организации. По усмотрению организации этот реквизит включает: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.

· В той строке, где будут размещены реквизиты Дата и Регистрационный номер документа, напечатать шаблонный текст – символ «№»

· В той строке, где будет размещен реквизит Ссылка на дату и регистрационный номер документа, напечатать шаблонный текст – слова «На №» и «от»

· Разместить на бланке реквизит Подпись (ГОСТ Р 6.30 – 2003, п.3.22)

· Просмотреть созданный бланк. Убедиться, что реквизиты отделены друг от друга интервалами. В случае необходимости вставить эти интервалы.

· Сохранить созданный шаблон

· В поле Имя файла ввести имя

· Нажать ОК

2. Создание документа (письма) с использованием шаблона бланка для писем

· Нажмите на кнопкуOffice , выберите команду Создать – создание документа- шаблоны

· В группе Шаблоны выбрать опцию Мои шаблоны

· Выбрать ранее сохраненный шаблон

· В группе создать выбрать Документ

· Нажать ОК

· Заполнить на бланке реквизиты письма (ГОСТ Р 6.30-2003, приложение А, приложение Б)

· Реквизит Адресат (ГОСТ 6.30-2003, п. 3.15)

· Реквизит Дата документа (ГОСТ 6.30-2003, п. 3.11)

· Реквизит Регистрационный номер документа (ГОСТ 6.30-2003, п. 3.12)

· Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату документа (ГОСТ 6.30-2003, п. 3.13)

· Реквизит Заголовок к тексту (ГОСТ 6.30-2003, п. 3.18)

· Реквизит Текст (ГОСТ 6.30-2003, п. 3.20)

· Сохранить документ. Дать команду Файл/Сохранить

· В поле Имя файла ввести имя

· Нажать ОК.

Последнее изменение этой страницы: 2018-06-01; просмотров: 119.

stydopedya.ru не претендует на авторское право материалов, которые вылажены, но предоставляет бесплатный доступ к ним. В случае нарушения авторского права или персональных данных напишите сюда...