Регистрация исходящих и внутренних документов

Регистрационные формы для исходящихдокументов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

▪ название подразделения, подготовившего документ,

▪ исходящий номер документа;

▪ дата документа;

▪ адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;

▪ краткое содержание документа;

▪ фамилия исполнителя, подготовившего документ;

▪ контрольная дата ожидаемого ответа;

▪ ссылка на входящий документ, если документ является ответом;

▪ номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

▪ порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;

▪ дата документа (регистрации);

▪ краткое содержание;

▪ подразделение, подготовившее документ;

▪ исполнитель;

▪ срок исполнения;

▪ отметка об исполнении (ход исполнения);

▪ номер дела, куда подшит документ.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.

Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.

Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.

Регистрационный номер документа.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.[12]

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.[13]

Регистрационный номер проставляется на документе при его регистрации, обязательно включает номер документа по журналу регистрации данного вида документов и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел и дополнительными буквенными индексами, облегчающими идентификацию документов. Вопрос о том, какие разделительные знаки будут использоваться в регистрационных индексах, решается делопроизводственной службой организации. [14]

Примеры регистрационных номеров документов:

Регистрационный номер письма 49/2-5,

где 49 – порядковый номер документа по журналу регистрации;

2-5 – индекс дела по номенклатуре дел, состоящий из кода подразделения (2) и номера дела (5), в котором будет храниться подлинник входящего письма или копия исходящего письма.

Регистрационный номер трудового договора 35/12,

где 35 – порядковый номер договора по журналу регистрации;

12 – указание на год, в котором заключен трудовой договор.

Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору 3-35/12,

где 3 – порядковый номер дополнительного соглашения к определенному трудовому договору;

35/12 – номер трудового договора, к которому заключено данное дополнительное соглашение.

Регистрационные номера многих внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки и др.

Регистрационный номер (индекс) приказов по личному составу кроме номера содержит дополнительное литерное обозначение, выделяющее его из ряда других приказов: 15-к, 02-л.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей последовательности указания наименований организаций в заголовочной части документа.

Например:

Приказ ФСТЭК России, ФСБ России, Мининформсвязи России

13.02.2008 № 55/86/20[15]

Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой документа на подлиннике документа в специально отведенном месте на бланке и на копии, остающейся в деле организации.

Список литературы и нормативно-правовых актов.

1. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (в ред. от 07.09.2011)

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

3. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. – М., 2006. [утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260]

5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2005.

6. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. М.: МЦФЭР, 2003. (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1–2003)

7. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

8. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

9. Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов. М.В. Журавлева / Профессиональное издание «Секретарь-референт» №8 2012 / Делопроизводство

10. Регистрация документов. Вялова Л.М. / Профессиональное издание "Секретарь-референт" №11 2003 / Делопроизводство

[1]ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 84.

[2]КузнецовС.Л. Современныетехнологиидокументационногообеспеченияуправления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

[3]Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (в ред. от 07.09.2011)

[4]Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с

[5]Там же

[6]Там же

[7]ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 84.

[8]Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

[9]КузнецовС.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с

[10]Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. – М., 2006. [утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260] – Пункт 4.1.8.

[11]Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

[12]ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 84.

[13]Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2005.

[14]ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 65.

[15]Прим. : ФСТЭК – Федеральная служба по техническому и экспортному контролю; ФСБ – Федеральная служба безопасности; Мининформсвязи – Министерство информационных технологий и связи; с 12 мая 2008 г. – Министерство связи и массовых коммуникаций (Минкомсвязь России).