Секретарь                                                                                                                 И.И.Иванова

15.01.2007

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, в заверительной отметке должность и дату допускается не указывать.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее в руки, заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29). Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении в дело. Этот реквизит располагается на первом листе документа. Он включает в себя: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа или руководителя подразделения-исполнителя; дату проставления отметки. Например:

В дело № 01 – 05. Отправлен факс от 01.04.2006 № 1218.

           02.04.2006

Отметка о переносе данных на машинный носитель (30) проставляется на первом листе документа. Она включает: запись «Информация перенесена на машинный носитель»; подпись лица, ответственного за перенос данных; дату переноса. Дополнительно отметка может включать имя файла и другие информационно-поисковые признаки. Например:

Информация перенесена

На машинный носитель.

15.03.2006

Отметка о поступлении документа располагается на первом листе. Она включает: сокращенное наименование организации-получателя документа, дата поступления документа и его регистрационный индекс при поступлении (исходящий номер). Отметку о поступлении проставляют регистрационным штампом (см. рис. 1.2.) и вписывают дату и индекс от руки или автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.

Рис.1.2. Форма регистрационного штампа по СТБ 6.38 – 95                                                                               

Предупредительный знак (32) является знаком внимания для машинистки, свидетельствующим, что до границы нижнего поля осталось 5 машинных строк. Наносится в виде линии на левое поле бланка документа при изготовлении последнего типографским способом.

[*] Текст документа – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.