Письменные средства деловой коммуникации, ее документационное обеспечение

Деловые отношения (заключение сделки между деловыми партнерами, отношения работодателя и работника, взаимоотношения между организациями и структурными подразделениями и т.д.) оформляются документально (в письменной форме).

В процессе делового общения его участники используют в своей деятельности различные виды документов: договоры, приказы, докладные записки, заявления, должностные инструкции, деловые письма.

Рассмотрим понятия документа, документирования и системы документации.

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической силой (т.е. его применимостью в определенное время на определенной территории).

Документирование представляет собой регламентированный процесс записи информации на различных носителях, обеспечивающий ее юридическую силу.

Особенностью документирования является то, что запись информации всегда осуществляется по определенным правилам, которые устанавливаются правовыми нормативными актами. Носитель информации является материальным объектом; в качестве носителя могут использоваться различные материалы, что связано с техническими возможностями исторического периода (например, в древности – обожженные таблички из глины, береста, папирус, пергамент, затем их сменила бумага; в настоящее время – наряду с бумажными широко используются и новые носители –магнитные и оптические диски, флеш-накопители, позволяющие использовать для документирования технические, в том числе и автоматизированные средства.

Таким образом, документ будет представлять собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Документы являются носителями первичной информации, именно в них она фиксируется впервые, что и отличает документы от других источников информации – книг, газет, журналов и т.д., содержащих переработанную вторичную информацию.

Документы входят в систему документации в качестве ее элементов.

Система документации представляет собой совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к ее оформлению.

Классификация документов приведена на рисунке 8.

Рисунок 8 – Классификация документов

С точки зрения системы документации все документы подразделяют на:

1) документы личного происхождения (личная переписка, дневники, мемуары);

2) официальные документы – в зависимости от обслуживания ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, производственные, судебные и т.д.

Средства, используемые для создании документов:

1) простые инструменты (ручка, карандаш) – при их помощи создаются рукописные документы (информация фиксируется в тексте) и графические документы (информация представлена изображением);

2) механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника) – при их помощи создаются фото-документы, кино-документы, фоно-документы (звуковые).

3) средства автоматизации (компьютерная техника) – создаются письменные документы на бумажном или электронном носителях.

Среди функций документов в деловых коммуникациях выделяют:

1) информационную – определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации (каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» – количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации);

2) управленческую – документ является средством управления деятельностью;

3) правовую – документ является средством закрепления и изменения правовых отношений, устанавливает или упорядочивает действия их участников (законодательные и правовые нормативные акты)

Теперь рассмотрим общие правила оформления документов.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа.

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Образец формуляра устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение устанавливаются на основе Государственного стандарта Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной информации». Всего установлено 29 реквизитов. Но так как их употребление зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше.

Установлен следующий состав реквизитов, представленный в таблице 14.

Таблица 14 – Реквизиты для управленческих документов

Следует отметить, что во всех видах деловых коммуникаций, в том числе и письменных (т.е. в служебной документации) следует соблюдать высокую культуру. Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания. Например, точность составления текста договора, закрепляет результаты деловых переговоров и оказывает прямое влияние на деловые отношения; многословность в деловом письме заставляет читать лишнее, растрачивать попусту время, что не может не сказаться на отношении к автору письма, на оценке его деловых качеств.

При составлении документов нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией. Если по тексту документа требуется привести такие термины, то они должны быть понятны в данной сфере общения, либо объяснены. В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: кг, км, руб., коп., и т.п.

На рисунке 9 представлены организационно-распорядительные документы, которые используются в деловых коммуникациях.

Рисунок 9 – Организационно-распорядительные документы

Деловые документы можно представить в виде комплекса систем, основными из которых являются:

- организационная документация (в т.ч. организационно-правовые документы)

- распорядительная документация (в т.ч. плановые, распорядительные и отчетные документы);

- информационно-справочная документация (в т.ч. справочно-информационные документы и справочно-аналитические документы).

Организационные (организационно-правовые) документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность.

Эти документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций. Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. К организационным документам относятся: устав организации; положение об организации, положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание и должностные инструкции.

Рассмотрим составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов.

Устав

Это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации и учреждения.

В зависимости от деятельности организации текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Акционерный (уставной капитал);

3. Порядок деятельности;

4. Управление;

5. Учет и отчетность; распределение прибыли;

6. Прочие накопления;

7. Прекращение деятельности.

В Устав также быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.

В Уставе указываются: полное и сокращенное официальные названия организации, ее статус, почтовый адрес, наличие филиалов и дочерних фирм, предмет и цели деятельности; определяются размеры вкладов каждого учредителя в уставной капитал, условия увеличения (уменьшения) уставного фонда; устанавливаются цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности; регламентируется состав органов Управления и их полномочия; устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, а также порядок распределения прибыли; устанавливается порядок ликвидации организации и его реорганизации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа («устав»), место составления документа, заголовок к тексту, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Положение

Представляет собой вид организационно-правовых документов, на основании которого действуют государственные бюджетные организации.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовые положения, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Различаются Положения об организациях и Положения о структурных подразделениях (службах).

Текст Положения об организации включает разделы:

1. Общие положения;

2. Основные задачи;

3. Функции;

4. Права и обязанности;

5. Руководство;

6. Взаимоотношения и связи;

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности;

8. Реорганизация и ликвидация.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа («положение»), дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Должностная инструкция

Это правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, и ответственности – должностную инструкцию.

Текст должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Должностные обязанности;

3. Права;

4. Ответственность;

5. Взаимоотношения.

На основе должностной инструкции определяются: порядок назначения на должность и освобождения от нее, непосредственное подчинение работника, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); устанавливается конкретное содержание деятельности работника и его полномочия, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей, а именно право принимать определенные решения, самостоятельно подписывать документы в рамках его компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю и т.д. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. Как показывает практика, расплывчатые формулировки должностных прав и обязанностей, а также элементарное незнание их работником часто служит предпосылкой конфликтных ситуаций в организации.

Задача должностных инструкций – максимальная конкретизация функций работников с учетом общего объема работы и оптимального распределения обязанностей между сотрудниками коллектива.

Методика составления должностных инструкций может быть различной, например следующей:

1) первый этап – беседа с персоналом организации, в ходе которой выясняются функции каждого сотрудника (как он себе их представляет);

2) второй этап – беседа менеджера с непосредственными руководителями о функциях;

3) третий этап – анализ полученных материалов каждого сотрудника. Возможен и другой вариант, когда вначале опрашивается руководитель подразделения, а затем – подчиненный.

На практике нередко руководитель сам составляет должностную инструкцию, учитывая индивидуальные способности работника. Если это не вакантная должность, целесообразно участие самого сотрудника в проектировании инструкции. С одной стороны, этого требует профессиональная этика, а с другой – непосредственный исполнитель обычно лучше, чем кто бы то ни был, знает в деталях содержание своей деятельности.

Должностная инструкция дает возможность получить статическую картину содержания труда работника. Однако не менее важно выяснить, как выглядят те или иные функции в действии, например, сколько рабочего времени занимает выполнение того или иного задания. Способом получения подобной информации является фотография рабочего дня. Результат подобных исследований представляет особый интерес для решения проблемы рационального распределения рабочего времени.

Фотография (или самофотография) рабочего времени – это последовательная регистрация в специальной карте затрат времени на все рабочие операции и перерывы. Хронометраж отдельных операций имеет важное значение для выработки оптимальных норм на их выполнение.

Теперь рассмотрим распорядительную документацию, в т.ч. плановые, распорядительные и отчетные документы.

Плановые документы

Любая деятельность, чтобы быть успешной, должна планироваться. Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы всегда составляются на какой-либо определенный срок (например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц, или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором).

Планирование деятельности отдельной организации осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.

Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, служб, в форме планов командировок и графиков отпусков. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий (временных или постоянных) их деятельность также планируется.

План– документ, устанавливающийперечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той, или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графы таблицы – наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса, исполнитель, срок исполнения, отметка об исполнении.

Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа («план»), дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Распорядительные документы

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов, регулирующих деятельность организации.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единичного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа или общем бланке организациями с указанием вида документа – «приказ». Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок – обязательный реквизит приказа – должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?»

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Эта часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается с новой строки. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Тексты приказов состоят из фраз-клише:

Во вступительной части

Во исполнение приказа ... № ...

В соответствии с разделом II части I ГК Российской Федерации от 21.10.94 г., на основании представленных документов...

В связи с возникшими финансовыми трудностями...

В связи с реорганизацией финансового факультета...

В распорядительной части

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ...

Срок исполнения до...

Проекты приказов, подготовленных для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и с указанием на верхнем поле документа справа «П р о е к т».

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

К распорядительной документации помимо приказов относятся постановления, распоряжения и указания, тексты которых составляются по этой же схеме, а распорядительная часть начинается словами «постановляю», «предлагаю».

Отчетные документы

Отчет– документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, о выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения организации или вышестоящему органу.

Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставить полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

При составлении отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты отчета: наименование организации, наименование подразделения, название вида документа («отчет»), дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения задания в плановом документе.

Рассмотрим информационно-справочную документацию, в т.ч. справочно-информационные документы и справочно-аналитические документы.