Оперативное хранение документов

В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит оперативное хранение и использование документов, которое включает в себя размещение и использование этих документов, начиная с момента их заведения и заканчивая архивированием. Согласно перечням типовых документов, у каждого из них имеется определенный срок хранения. Это означает, что размещение оперативного типа решает также задачи мониторинга сроков содержания и уничтожения просроченных документов.

«Оперативное хранение документов — это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.» [15, 65]

При этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

1. хранение документов в процессе их исполнения;

2. хранение исполненных документов. [18, 141]

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. [11, 21]

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел.[3, 5] При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.

Дела сотрудникам организации выдаются под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более 1 месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заместитель, на которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ.

Также, затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника, таким образом использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

ГЛАВА Ⅱ. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ОТДАЧЕ В АРХИВ