Список. Сортировка данных. Понятие о списке (базе данных).

Форматирование данных в Excel

 Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования. Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word. Среди новых следует отметить инструмент "Объединить и поместить в центре" и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.

Условное форматирование в Excel.

Хочу, чтобы ячейка меняла свой цвет (заливка, шрифт, жирный-курсив, рамки и т.д.) если выполняется определенное условие. Отрицательный баланс заливать красным, а положительный - зеленым. Крупных клиентов делать полужирным синим шрифтом, а мелких - серым курсивом. Просроченные заказы выделять красным, а доставленные вовремя - зеленым. И так далее - насколько фантазии хватит.

Чтобы сделать подобное - выделите ячейки, которые должны автоматически менять свой цвет и выберите в меню Формат - Условное форматирование (Format - Conditional formatting).

В открывшемся окне можно задать условия и, нажав затем кнопку Формат, параметры форматирования ячейки, если условие выполняется. В этом примере отличники и хорошисты заливаются зеленым, троечники - желтым, а неуспевающие - красным цветом:

Если вы задали для диапазона ячеек критерии условного форматирования, то больше не сможете отформатировать эти ячейки через меню Формат - Ячейки вручную. Чтобы вернуть себе эту возможность надо удалить условия в окне Условное форматирование при помощи кнопки Удалить (Delete).

Другой, гораздо более мощный и красивый вариант применения условного форматирования - это возможность проверять не значение выделенных ячеек, а заданную формулу: Если формула верна (возвращает значение ИСТИНА), то срабатывает нужный формат. В этом случае Вы можете проверять одни ячейки, а форматировать - другие.

2. Выделение цветом всей строки

Главный нюанс заключается в знаке доллара ($) перед буквой столбца в адресе - он фиксирует столбец, оставляя незафиксированной ссылку на строку - проверяемые значения берутся из столбца С, по очереди из каждой последующей строки.

=$С2>5000

3. Выделение максимальных и минимальных значений Ну, здесь все просто - проверяем, равно ли значение ячейки максимальному или минимальному по диапазону - и заливаем соответствующим цветом.

=A1=мин(&A&1:&A&15)

= A1=макс(&A&1:&A&15)

Выделение всех значений больше(меньше) среднего

=C2>CPЗНАЧ(&C&2:&C&18)

4. Скрытие ячеек с ошибками

Чтобы скрыть ячейки, где образуется ошибка, можно использовать условное форматирование, чтобы сделать цвет шрифта в ячейке белым (цвет фона ячейки) и функцию ЕОШ (ISERROR), которая выдает значения ИСТИНА или ЛОЖЬ в зависимости от того, содержит данная ячейка ошибку или нет:

=ЕОШ(C2)

5. Скрытие данных при печати

Аналогично предыдущему примеру можно использовать условное форматирование, чтобы скрывать содержимое некоторых ячеек, например, при печати - делать цвет шрифта белым, если содержимое определенной ячейки имеет заданное значение ("да", "нет"):

=&F&1=”НЕТ”

6. Заливка недопустимых значений

Сочетая условное форматирование с функцией СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF), которая выдает количество найденных значений в диапазоне, можно подсвечивать, например, ячейки с недопустимыми или нежелательными значениями:

=СЧЕТЕСЛИ(&D&2:&D&3;&A2)=0

7. Проверка дат и сроков

Поскольку даты в Excel представляют собой те же числа (один день = 1), то можно легко использовать условное форматирование для проверки сроков выполнения задач. Например для выделения просроченных элементов красным, а тех, что предстоят в ближайшую неделю - желтым:

=B2<&D&1

=(B2-&D&1)>7

Анализ и обработка данных ЭТ.

Список представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информации (список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов). Список - это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата. Другими словами список - это плоская база данных, а строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных. К спискам в Excel предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Количество столбцов в списке должно быть постоянным, а количество строк переменным. Это позволяет добавлять , удалять или переставлять строки таблицы или записи списка (базы данных).

 Наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым. Данные в списке должны иметь постоянный формат. Первая строка в списке содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных.

К средствам, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке относятся команды из меню Данные: Сортировка, Фильтр, Форма, Итоги, Проверка. При выполнении этих команд, редактор автоматически распознает список как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.

 При применении команды сортировка можно отсортировать записи по одному или нескольким полям. С помощью фильтров (Автофильтра и Расширенного фильтра) можно быстро найти (отфильтровать) необходимые данные в списках по одному, двум или нескольким параметрам поиска. Командой Итоги можно упорядочить данные в списках с помощью итоговых значений.

Для добавления новых записей в список, удаления и поиска существующих записей в списках применяется команда Форма. Для проверки данных при вводе используется средство, которое называется проверкой ввода (команда Проверка).

При создании списка необходимо выполнить определенные требования:

 Чтобы редактор автоматически распознавал список как базу данных и обрабатывал данные при выполнении команд обработки необходимо на рабочем листе располагать один список

Формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей в списках должен отличаться от формата шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат

Ячейки под заголовками столбцов необходимо отформатировать в соответствии с данными, которые будут вводиться в эти ячейки (например, установить денежный формат, выбрать выравнивание и т.д.)

Для обеспечения автоматического форматирования введенных данных в список целесообразно активизировать команду "Расширение форматов и формул". Для этого необходимо установить флажок "Расширять форматы и формулы в диапазонах данных" в окне диалога "Параметры" на вкладке "Правка", которое открывается командой "Параметры" в меню Сервис.

В списке не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов), даже для отделения имен полей от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки

 После выполнения подготовительных работ по созданию списка можно переходить к введению данных в список.

Встроенные функции в Excel

Программа Excel содержит огромное количество встроенных функций, которые вы можете использовать в своих формулах. К ним относятся как достаточно распространенные функции, например СУММ, СРЗНАЧ и КОРЕНЬ, так и функции, специально предназначенные для определенных целей, например статистические или инженерные. Функции существенно повышают эффективность формул. Они могут упростить формулы и сделать их понятнее. Более того, в большинстве случаев формулы позволяют выполнять вычисления, которые без них были бы невозможны. Например, для вычисления тангенса угла используется функция TAN, другим способом получить это значение вам не удастся. Если же среди многочисленных функций рабочих листов вы не найдете ту, которая вам нужна, можете сами создать новую функцию.

Список. Сортировка данных. Понятие о списке (базе данных).

 Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы.

На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы.

При создании списка Excel процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств.

1.К каждому столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные.

2. Темно синяя рамка вокруг списка четко выделяет интервал ячеек, составляющий список.

3.Строка со звездочкой (*) называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка.

4. В список можно добавить строку итогов. При щелчке мышью по ячейке в

строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций.

5. Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка.

Сортировка и фильтрация списков. Списки можно сортировать по возрастанию, по убыванию или в в заданном пользователем порядке. Можно также фильтровать списки, чтобы отображать только данные, соответствующие указанному критерию.

Б.Д. Какие же преимущества и недостатки имеет БД CSV. Начнем с того, что обработка данных происходит не на сервере, а на клиентской части (на компьютере пользователя). Данные обрабатываются с помощью элемента ActiveX браузера Internet Explorer, который запрашивает данные с сервера. Это значительно облегчает нагрузку на сервер, но без недостатков не обойтись. К сожалению, обработка CSV доступна только в MSIE 4.0+. К тому же для обработки большого количества данных требуется мощный компьютер и быстрый канал связи. И всё же если мы используем небольшую текстовую базу данных, то рекомендуется использовать именно такой вид хранения. Для этого не понадобятся знания сложных серверных языков (PHP, Perl), языка SQL, обрабатывающего основную серверную БД MySQL, поддержки всех этих технологий хостинг-провайдером. Для этого Вам понадобится всего лишь браузер IE, и знание некоторых необходимых для этого вида программирования возможностей языка JavaScript, которые описаны тут.