Преимущество электронных больничных.

Электронный больничный: инструкция для бухгалтера.

Стало ясно, как компании и поликлиники должны обмениваться информацией при оформлении электронных больничных. Правительство утвердило правила с 18 декабря (постановление от 16.12.2017 № 1567).

Работать с электронными больничными — это право компании, а не обязанность. Если врач выдал электронный больничный, а компания его не приняла, врач переоформит документ на бумаге (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462). Как бухгалтеру подключиться к электронному обмену больничными, оформлять и учитывать пособие по новым правилам читайте ниже.

Подготовительный этап.
1	Зарегистрируйтесь в системе «Соцстрах» ФСС.		§ Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг. § Если у Вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА): ü На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации». ü Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись (КЭП), выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности. ü Заполните карточку с реквизитами. § После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией. § Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета: ü Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью. ü Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя. ü Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие. ü Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия: - Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков. - Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.
2	Перераспределите обязанности.		§ Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». § Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными. § Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.
3	Расскажите сотрудникам об изменениях.		§ Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте. § ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за 3 рабочих дня. § Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников: ü Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре. ü Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг. ü Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией. ü Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за 3 рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).
Этап оформления пособия.
4		Получите от сотрудника номер больничного.	§ Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного. § Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах». § Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.
5		Заполните листок в личном кабинете.	§ По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа. § Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.
Этап выплаты пособия.
6		Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия.	§ Заполненный больничный лист мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия. § Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», где пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях. I. Зачетная система. ü При зачетной схемерассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой. ü Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. ü Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет. II. Прямые выплаты. ü При прямых выплатахв своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия. ü Если пособие за первые 3 дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату. ü Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично). ü Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС. ü Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Преимущество электронных больничных.

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

· Меньше ошибок.

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

· Меньше злоупотреблений.

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

· Меньше работы.

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

- передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;

- учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;

- проверку подлинности больничных;

- хранение и обработку архива.

· Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.