Estructura de cartas (parte 2)

TEXTOS PROTOCOLARIOS

    Los textos protocolarios son mensajes elaborados por amabilidad y cortesía. Su objeto, en general, consiste en establecer y mantener lazos personales entre el emisor y el receptor y su contenido y objetivo no guardan una relación directa con la actividad comercial de la empresa, ya que se trata de escritos dirigidos a personas concretas y casi siempre con motivo de ocasiones especiales (premios, inauguraciones, natalicios, promociones de personal, etc.).

    Esta clase de comunicación suele dirigirse (entre otros) a clientes, proveedores, colaboradores, representantes de otras empresas, etc.

    La configuración de tal tipo de textos es independiente del hecho de que se trate de una comunicación interna o de una comunicación externa.

Con este propósito suelen utilizarse estructuras de textos convencionales (cartas, tarjetas, invitaciones) y los mensajes suelen ser breves y, su estilo, elegante.

Aunque no es imprescindible, en estos mensajes se utilizan aquellos tratamientos que denotan un mayor respecto, sin descartar el uso ocasional de tratamiento de carácter claramente protocolario.

texto — зд. письмо

ocasión especial — особый случай

descartar — исключить, отказаться от (чего-либо )

INTRODUCCIÓN

Estructura de cartas (parte 1)

La cartaes la forma de comunicación escrita más frecuente.

La correspondencia aplicada a las relaciones familiares o de amistad constituye la llamada correspondencia particular o privada. Se trata de la correspondencia comercial cuando esta se aplica a los negocios y es un instrumento de trabajo importante ya que es la intermediaria entre las relaciones cliente-proveedor y el lazo que une la mayor parte de las transacciones comerciales.

A la hora de escribir y mandar una carta, en general, se puede dar los consejos siguientes:

Es necesario tratar de evitar los términos equívocos que puedan inducir a error al destinatario (futuro lector), o que no expresen exactamente la idea del remitente.

Se tendrá en cuenta que la palabra escrita compromete. En un momento puede incluso usarse como prueba contra quien la escribió. Por este motivo, hay que evitar palabras o frases que puedan comprometernos o perjudicarnos en el caso de que terceros pudieran acceder a la carta.

Se aconseja no escribir cartas largas. Es preferible concretar y evitar repeticiones inútiles para no hacer aburrida la lectura.

La correspondencia particular o privada, como su nombre indica, es la que circula entre familiares, amigos o conocidos, o entre particulares y empresas e instituciones, y acostumbra referirse a los asuntos privados. En la correpondencia privada existe una libertad de expresión mucho mayor que en otros tipos de comunicaciones, como la comercial, por ejemplo.

La cartas privadas siempre se firman a mano. Se puede añadir algunas frases de despedida, a mano, si la carta ha sido mecanografiada.

Las partes esenciales de una carta son : encabezamiento, cuerpo de la carta y cierre o complementos.

Esquema de una carta

El encabezamientoabarca la parte superior del papel y comprende los siguientes apartados:

    El nombre y la dirección del destinatario son los mismos que se indican en el sobre; se escribe debajo de la fecha, pero en el margen izquierdo. Si la carta se dirige a una persona concreta, el tratamiento se escribe en abreviatura, siempre con mayúsculas, a continuación el nombre y apellidos o razón social. En el renglón siguiente y siempre con el mismo margen izquierdo se pone el nombre de la calle y el número, el piso y la puerta; en la línea siguiente, el número de código postal y ciudad; en el caso de que esta no fuera capital de provincia, se coloca el nombre de la provincia entre paréntesis; por último, debajo y con idéntico margen izquierdo se indica el nombre del país.

Estructura de cartas (parte 2)

El asunto u objeto expresa el motivo (el tema) principal de la carta resumido en una o dos palabras. Se emplea para facilitar la clasificación y archivo de la correspondencia. Suele ir impreso en el papel y es opcional.

Ejemplo: Asunto: cursos de verano

Referencias. En la mayoria de los papeles de empresa ya impresos existe un espacio especial destinado a las referencias y señales junto al margen izquierdo del folio con las siguientes abreviaturas:

s/ref. – n/ref., s/escrito – n/escrito.

su referencia – nuestra referencia, su escrito – nuestro escrito        

La línea de atención sirve para que la carta llegue al departamento o a la persona encargada o en caso de la ausencia a quien lo hubiera sustituido en el puesto.

Ejemplo: A la atención de D. Rodrigo Martínez

El saludo. La fórmula del encabezamiento variará según la relación que exista entre el remitente y el destinatario.

Si la carta se escribe a una persona que posea cierta categoría social o intelectual el tratamiento puede ser siguiente :

Distinguido señor/Distinguida señora:

En caso de que entre el remitente el destinatario exista cierta relación pero no lo suficientemente estrecha para tutear, y se trata también de alguien socialmente importante, se escribe:

Estimado amigo/Estimada amiga:

Cuando el grado de intimidad es mayor, se escribe :

Querida amiga/Querida X:

Querido amigo/Querido X:

Las cartas que se escriben entre jefes y subordinados guardarán un aire respetuoso, siempre en relación y proporción con el trato que se acostumbre a mantener en la empresa. Así, si la carta está dirigida al director de una firma se dice:

Sr. Director              o  Distinguido señor

Cuando la destinataria de la carta es una mujer, se aplicarán las mismas normas citadas antes. Si es joven y soltera se le dará el tratamiento de señorita. Si está casada o ha entrado ya en la madurez, se la tratará de señora. A partir de cierta edad suena un poco ridículo el tratamiento de señorita, aunque se trate de una mujer soltera.                         

Cuando las cartas se dirigen a altas personalidades del mundo político, religioso o militar, se emplean los tratamientos correspondientes (vea Anexos).

    Con el transcurso de los años muchas fórmulas han caído en desuso, así ha ocurrido en el caso de expresiones demasiado extensas y muy rebuscadas. De modo que el punto de referencia al elegir entre distintas posibilidades será, como siempre, la concisión y elegancia.

Los saludos que se usan habitualmente son:

Señor/Señores;

Distinguido señor/Distinguidos señores;

Estimado señor/Estimados señores;

Muy señor mío/Muy señores míos;

Muy señor nuestro/Muy señores nuestros.

De todos modos se debe tener en cuenta que en el saludo no suelen emplearse abreviaturas.

Cuerpo de la carta

    No es obligatorio hacer una introducción antes de hablar del tema central, pero es conveniente para evitar rigidez y conseguir un aire más agradable e íntimo.

La introducción está formada, generalmente, por frases hechas, que se eligen según el contenido de la carta o la oportunidad del momento.

El cuerpo de la carta es la parte principal de la carta. Se divide en párrafos lo que facilita la lectura de la carta.

El texto debe ser breve, sin frases rebuscadas ni repeticiones absurdas, claro, concreto, escrito con un estilo natural y sencillo, pero a la vez prudente y cortés hacia el cliente.

Cierre o complementos constituye el final de la carta y está formado por:

· Despedida.

· Firma.

· Nombre del responsable de la carta.

· Cargo o título del que la firma.

· Anexos o adjuntos.

· Postdata.

La despedida se redacta con fórmulas sencillas y cortas que generalmente se unen al último párrafo.

En este aparte y sólo en este se enviarán saludos o abrazos, se expresarán deseos para el destinatario. La despedida guardará relación con el encabezamiento. No se enviarán abrazos a quien antes se ha tratado de Distinguido señor. Abrazos se envían sólo a familiares y amigos, y los besos se reservan para los familiares más íntimos.

Ejemplos de algunas fórmulas de despedida:

Recibe mi cordial saludo

Un atento saludo

Un cordial saludo

Les saludamos atentamente

Cuando la carta, y por lo tanto el cierre, están redactados en primera persona, se pondrá punto detrás del cierre.

Cuando la carta y el cierre se hayan redactado en tercera persona, debe utilizarse la coma detrás del cierre y antes de la firma.

La firma se pone entre el cargo y el nombre sea cual sea el orden de colocación que se haya elegido para estos.

Si la carta está destinada a un familiar o amigo se firmará con el nombre.

En las cartas comerciales y profesionales se usan el nombre y el apellido respectivamente.

Los anexos o adjuntos son aquellos documentos que acompañan una carta: facturas, recibo, copias, cheques y demás.

Siempre se espicifica detalladamente lo que se ha remitido colocando la palabra Anexo junto al margen izquierdo de la siguiente manera:

ANEXO: 1 factura.

ANEXOS: 1 factura,

        1 albarán.

La postdata (P.D.) se añade al final del escrito, después de la firma, generalmente, en el margen izquierdo. La finalidad es hacer constar algo importante que se había olvidado mencionar en el cuerpo de la carta. También se utiliza cuando hay una necesidad de aclarar algún punto que pudiera quedar oscuro. Se introduce con las iniciales P.D., pudiendo también utilizarse P.S. (post scriptum) o N.B. (nota bene).

Adaptado de Equipo de expertos 2100 La nueva correspondencia privada y comercial, Editorial de Vecchi S.A., Barcelona, 1995:

Josefa Gómez de Enterría, Correspondencia comercial en Español, Sexta edición 1999, SGEL-Educación, Madrid

Unidad 1

AVISOS

1.1. Aviso de constitución de una empresa

Texto en el que un empresario o una empresa da a conocer a sus potenciales colaboradores o clientes sobre la inauguración de su nueva empresa indicando el domicilio y explicando los servicios de que dispone.                                                                                            

Modelo 1[1]:                                      

TELEVIL S.A.                                                

c/.  París, 45                                                                     

23008 Barcelona

                                                                                                                                                            16 de septiembre de 200___

Sr. Juan Lorente                                                          

Avda. Diagonal, 23                                                     

23012 Barcelona                                                                                                                               

Estimado Sr. Lorente:

Nos es grato comunicarle que hemos constituido la empresa TELEVIL, S.A. dedicada a la telefonía móvil (с/. Paris, 45), que ofrecerá todos los servicios relacionados con este campo a partir del próximo día 1 de octubre.                                                                                 

Como podrá usted comprobar en el folleto adjunto, contamos con la más avanzada tecnología japonesa en nuestros aparatos, y con unos precios competitivos en el sector.                                                                                     

Esperando nuestra oferta sea de su interés, quedamos a su entera disposición y le saludamos atentamente,                  

TELEVIL S.A.                                                   

Gerente                                                                                 

Comentario:

Sr. = Señor,( Sra. = Señora)

c/ = Calle

Avda. = Avenida

Vocabulario:                                                             

constituir — создать, основать, учреждать,

sin.: crear, fundar, establecer, organizar, inaugurar

relacionar — связывать                                                                 

folleto (m) — брошюра                                                       

сompetitivo — конкурентоспособный