Подготовка таблицы к печати

Практическая работа № 5.

Тема: Поиск, фильтрация и сортировка данных. Подготовка документа к печати

Цели:

- освоение средств поиска, фильтрации и сортировки данных в таблицах;

- приобретение навыков подготовки документа к печати установка параметров страницы и настройка печати.

Ход занятия

Таблицы могут содержать большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как поиск, сортировка списков и их фильтрация. Но, при этом список должен быть оформлен определенным образом, в противном случае инструменты сортировки и фильтрации работать не будут.

Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Список не должен содержать пустых строк или столбцов. Если в списке присутствуют заголовки, то они должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.

Сортировка списков

Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов .

В ленте Данные нажмите кнопку «Сортировка по возрастанию»  или «Сортировка по убыванию»  .

Можно сортировать сразу по нескольким уровням (столбцам). Для этого выбрать Данные/Сортировка. . Появится следующее окно, где следует задать нужную сортировку:

Кнопка Добавить уровень, позволяет задать новый столбец сортировки:

Фильтрация списков

Основное отличие фильтра от упорядочивания - это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр.

Для применения автофильтра нажмите ту же кнопку, что и при сортировке -"Сортировка и фильтр" и выберите пункт "Фильтр" (конечно же, перед этим должен быть выделен диапазон ячеек).

В столбцах списка появятся кнопки со стрелками, нажав на которые можно настроить параметры фильтра.

Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком воронки. Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации.

Для формирования более сложных условий отбора предназначен пункт «Текстовые фильтры» или «Числовые фильтры». В окне «Пользовательский автофильтр» необходимо настроить окончательные условия фильтрации.

Подготовка таблицы к печати

После того как данные введены, и таблица оформлена, необходимо подготовить её к печати.

Для того чтобы определить внешний вид печатаемых страниц, необходимо задать параметры страницы. Эта операция выполняется с помощью команды Разметка страниц

Выбрав пункт Параметры страницы в появившемся окне на вкладке Страница можно выбрать книжную или альбомную ориентацию, изменить масштаб печатаемого документа, задать размер листа бумаги, качество печати и номер первой страницы.

В программе Excel можно менять размер печати — это можно делать двумя способами: заданием масштабного коэффициента – от 10 до 400 %, указанием общего числа страниц для всего документа.