Секретарь – помощник и доверенное лицо руководителя.

Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.

Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь и читать мысли Первого Лица, и уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют первые лица к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей правой руки и та самая искра, которая должна вспыхнуть между работодателем и работником. Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.

Личный помощник должен быть лояльным и преданным руководителю в частности и компании в целом. Как правило, он работает не за деньги, а за идею, и именно это ценно в первую очередь. Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, бывает у него дома, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании. Также он служит своеобразным барометром состояния дел на фирме в глазах сотрудников.

Роль секретаря в составлении плана рабочего дня руководителя.

Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.

Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.

Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:

приведение в порядок рабочего места руководителя;

подготовка к работе своего рабочего места;

обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;

просмотр контрольной картотеки;

доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.

Планирование рабочего дня секретаря.

План рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Главным условием успешной деятельности секретаря является: 1) планирование предстоящих дел; 2) установление оптимального режима труда; 3) постепенное вхождение в работу; 4) обязательное чередование труда и отдыха. Повторяющиеся из-за дня в день работы рекомендуется планировать на одно и тоже время рабочего дня. Необходимо организовать свой рабочий день таким образом, чтобы в течении рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных мероприятий. Информировать руководителя о чем-либо заранее. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.

Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.

Оптимальный ритм работы

Продуктивность работы зависит от дня недели и от времени суток. Наиболее благоприятное время с 10 до 12 и с 14 до 17. Рабочая неделя имеет свой цикл, понедельник является днем вхождения в рабочий ритм, вторник, среда, четверг являются наиболее продуктивными днями недели, причем во вторник пик рабочей активности, в пятницу накапливается усталость, поэтому важные дела назначают на середину недели. Не рекомендуется браться за все дела сразу, т.к. не возможно сделать все работы одинаково хорошо.

В работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.

Примерная схема планирования рабочего дня секретаря

Начало рабочего дня.

Прийти на работу за 15 мин до прихода руководителя, с тем чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, просмотреть план на предстоящий день, уточнить дату на календарях.

Подобрать в соответствии с планом на текущий день нужные документы и дела.

Получить в экспедиции корреспонденцию, вскрыть конверты, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль документа путем подчеркивания. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить проблему и принять нужное решение.

Доложить руководителю о корреспонденции.

Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометы в своих записях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркнуть. Нужно уточнить соответствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Разница будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись: «в 15.00 быть на совещании в головном офисе», то у секретаря она будет выглядеть так: «14.30 - напомнить о совещании в головном офисе в 15.00, позвонить в транспортный отдел либо водителю, чтобы подали машину к подъезду не позднее 14.40».

Передать по телефону или лично указания руководителя соответствующим исполнителям, напомнить исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руководитель и секретарь устанавливают постоянное время для этой работы в первой половине дня, продолжительность около получаса.

Работа с посетителями, телефоном (в течение всего дня).

Подшивка документов в дела.

Выполнение машинописных работ.

Организация копирования и размножения документов в соответствии с указаниями руководителя.

Во второй половине дня.

Продолжение работы с телефоном и посетителями.

Повторно получить и обработать корреспонденцию из экспедиции. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу.

Наметить мероприятия на следующий день.

Доложить руководителю о поступившей корреспонденции и исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

Обработать и отправить исходящую корреспонденцию через экспедицию.

В конце рабочего дня.

В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).

Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией.

Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).

В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией.

Специалисты считают, если вы (секретарь) не успели выполнить свои обязанности во время рабочего дня, то это значит вами, не правильно спланирован рабочий день.