Студопедия
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
|
Правила группировки документов в дела по видам и хронологии
Нормативные документы, регламентирующие деятельность кадровых служб
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (вступил в действие с 01.02.2002) с изменениями.
2. Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004г. №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
3. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004г. №125-ФЗ (с изменениями).
4. Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрировано в Минюсте России 8 сентября 2010 г. N 18380).
5. Приказ от 17 октября 2013 г. N 1185-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" с датой введения в действие 1 марта 2014 г. взамен ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
6. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, введен 1 июля 2003 г.).
7. Постановление Министерства труда и социальных отношений РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г. N 5219).
8. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (с изменениями).
9. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225).
10. Кодекс РФ «Об административных правонарушениях» (с изменениями).
11. Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» №426-ФЗ от 28.12.2013г. (с изменениями).
12. Постановление Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. N 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение».
13. Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2002 г. N 787).
14. Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2002 г. N 787).
15. Профессиональные стандарты http://www.rosmintrud.ru/docs/mintrud/payment/57
16. Положение о кадровой службе, должностные инструкции.
Заполнение содержательной части номенклатуры дел
| № п/п
| Название графы
| Особенности заполнения графы
| | 1
| Индекс дела
| В графе указываются делопроизводственные индексы дела.
Индекс дела включает:
– индекс структурного подразделения организации по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
– порядковый номер внутри дела данного структурного подразделения или направления деятельности.
Таким образом, индекс дела состоит из двух частей, показывая, в каком структурном подразделении оно сформировано. Например: 04-04, где 04 – индекс структурного подразделения – отдела кадров, 04 – порядковый номер дел в данном подразделении, например «Приказы по личному составу»
| | 2
| Заголовок дела
| В графе указываются заголовки дел в определенной последовательности.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью входящих в дело документов.
Так, сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем – остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов
| | 3
| Количество ед. хр.
| Графа заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год сформированы и стал известен их объем
| | 4
| Срок хранения и № статей по перечню
| При заполнении этой графы после проставления срока хранения дела необходимо дать ссылку на соответствующую статью Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
| | 5
| Примечание
| В графе проставляются различные отметки, например: о заведении дел, о переходящих делах, об уничтожении дел, их изъятии, утрате и т. п.
|
Основания для группировки документов в дела
| Признак для формирования дел
| Принцип формирования документов в дело
| Пример оформления заголовка дела
| | Номинальный
| По названию разновидности документов
| Приказы по личному составу
| | Предметно-вопросный
| По содержанию документов
| Документы по вопросам подбора и найма персонала (справки, объявления, списки)
| | Авторский
| По автору документа. Предполагает группировку в дело документов одного автора
| Протоколы заседаний аттестационной комиссии
| | Корреспондентский
| Используется для группировки переписки. В заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса
| Переписка с учебными заведениями о производственной практике студентов
| | Географический
| Служит для объединения в одном деле нескольких корреспондентов
| Переписка с организациями Восточной Сибири по вопросам организации работ вахтовым методом
| | Хронологический
| Используется для группировки документов за какой-либо определенный период
| Квартальные отчеты о работе отдела кадров в 2009 г.
|
Правила группировки документов в дела по видам и хронологии
| Документы
| Правила группировки документов в дела
| | Входящие документы
| Группируются в дела по датам поступления
| | Исходящие документы
| Группируются в дела по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов
| | Локальные нормативные акты, утвержденные в качестве самостоятельных документов
| Группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года
| | Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами
| Являются приложениями к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решениям, постановлениям) и группируются в дела вместе с указанными документами
| | Приказы по основной деятельности
| Группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров
| | Документы к приказам по основной деятельности
| Группируются и подшиваются отдельно от приказов по основной деятельности и хранятся у лица, готовившего их проекты
| | Приказы по личному составу
| Группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения
| | Переписка
| Группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается в дело за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
| | Протоколы
| Располагаются в хронологическом порядке по датам их составления
| | Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению
| Группируются в дела по направлениям деятельности организации
| | Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки
| Группируются отдельно от их проектов
| | Плановые и отчетные документы
| Хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления
| | Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет
| Формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению этих планов – в деле последнего года
| | Документы в личных делах
| Располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления
| | Личные карточки работников
| Формируются в дело по алфавиту фамилий
| | Лицевые счета по заработной плате работников
| Группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий
|
Даты дела
| Документы,
сформированные в дело
| Дата дела
| | Распорядительные документы
| Крайние даты заведения и окончания дела
| | Информационно-справочные документы
| Крайние даты заведения и окончания дела
| | Книга (Журнал) регистрации
| Точные даты первой и последней записи в Книге (Журнале)
| | Личное дело работника
| Даты приказов о приеме и увольнении работника
|
|
