Порядок передачи документов на хранение в архив

Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1. Что означает экспертиза ценности документов? Для чего она проводится?

2. Каков порядок подшивки и нумерации дел постоянного хранения?

3. Какие требования предъявляются к хранению документов и дел в структурных подразделениях?

4. Каковы правила подготовки дел к сдаче в архив организации?

5. Какие операции должны быть выполнены в случае необходимости изъятия документа из дела постоянного хранения?

6. Каков порядок сдачи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) в архив?

Лекция ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА

1. Организация работы с документами, которые отнесены к государственной тайне.

2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
Любая организация (учреждение) не зависимо от формы собственности и организационно-правовой формы является владельцем документированной информации и должна принимать меры по ее охране в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ограничение доступа к документированной информации - это защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного обращения, которое может нанести ущерб организации (учреждению) - собственникам, владельцам, пользователям.

При организации работы с документами ограниченного доступа необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 « О государственной тайне»

Закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»

Указ Президента Российской федерации от 6 марта 1997 года № 186 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»

Указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 года № 64 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне «Постановление Правительства Российской Федерации 5 декабря 1991 года № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»

Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 года № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»

Документированная информация (документы) с ограниченным доступом в соответствии с п.2 ст.10 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» по условиям правового режима подразделяется на два вида:

- информация, отнесенная к государственной тайне;

- информация конфиденциальная.