Требования к составлению номенклатуры

Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел, каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документов в делопроизводстве.

Одним из первых этапов при составлении номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования закрепленные в нормативных документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы ведомственных архивов.

Заголовки и их составление в номенклатуре дел

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела – важнейший элемент номенклатуры дел.

В номенклатуру дел включаются:

- заголовки дел документов, составляемые в данной организации (учреждении);

- заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций;

- заголовки дел документов общественных организаций, подразделений действующих на общественных началах;

- заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП»;

- дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности;

- заголовки дел, не завершенных делопроизводством дел ликвидированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение).

В номенклатуру дел заголовки печатных изданий не включаются.

Основные требования к содержанию заголовка:

- четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, «Приказы ректора университета по основной деятельности»);

- заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;

- избегать неконкретных формулировок (например «разные документы», «общая переписка»).

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.
Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Понятие «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других делах, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например «Дело № 5-63 (А) по иску ООО«СИБИНТЕК» к ОАО «Омский каучук» о взыскании 893140 руб.»

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия) (Например « Протоколы собраний акционеров предприятия»).

Термин «документы» употребляется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках обязательно указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле.

Например « Кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)»

Термин «документ» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Например «Документы к протоколам заседания ученого»

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например «Годовой бухгалтерский отчет ООО «СИБТЕХИНВЕСТ» за 2000 год».

При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам переписки, уточняются, с кем и по какому вопросу она ведется. При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее:

- если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Например «Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам»;

- если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Например «Переписка об организации региональной научно-практической конференции « Юридическое образование в России»;

- если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Например «Переписка с Министерством образования Российской Федерации по учебным вопросам».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например «Переписка с главами администраций районов по социальным вопросам».