Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне

Документы, создаваемые и накапливаемые в деятельности организаций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ресурсов.

Определения ключевых понятий в сфере информации - «информация», «информатизация», «документированная информация (документ)», «владелец информации», «пользователь информации» закреплены в Федеральном законе Российской Федерации от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

В соответствии с указанным законом документирование (т.е. создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Так же, закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности, порядок документирования информации: право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации. Информационные ресурсы могут находиться в государственной собственности, собственности муниципальных образований, юридических и физических лиц.
Федеральный закон от 04 июля 1996 года № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» регулирует:

- создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого информационного пространства;

- защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене;

- защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон устанавливает: право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов РФ путем международного информационного обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам. Закон определяет, что объектом международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного объекта, а субъектами - Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица Российской федерации, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства.

Также закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства при информационном обмене.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Закон определяет полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственной тайне, а также устанавливает перечень сведений, составляющих государственную тайну:

- в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики;

- в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Так же, законом установлены порядок и условия распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, определены органы защиты государственной тайны.

Положения данного закона нашли развитие в постановлении Правительства Российской федерации от 04 сентября 1995 года № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», Указах Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» и от 24 января 1998 года № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».
В условиях жесткой конкуренции необходимо сохранять сведения, содержащие коммерческую тайну предприятия (организации).

Условия при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации

Закон Российской Федерации от 07 июля 1993 года № 5341-1 «Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах» определяет понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело). Регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства.

С целью внедрения «Основ законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах» был принят Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 552 «Об утверждении положения об архивном фонде Российской Федерации». Положение об архивном фонде Российской Федерации регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации, выделяя государственную часть архивного фонда Российской Федерации и негосударственную часть архивного фонда Российской Федерации.

Согласно «Положению о Федеральной архивной службе России» (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) и указанным выше нормативным актом Федеральная архивная служба осуществляет государственное регулирование делопроизводства, межотраслевое организационно-методическое руководство, контроль за организацией документов в делопроизводстве, координацию развития государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Изображение Государственного герба на бланках документов высших органов государственной власти регламентируется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации».

Изображение герба субъектов Российской Федерации на бланках и документах регламентируется нормативными актами субъектов Российской Федерации на пример: Закон Тюменской Области «О гербе и флаге Тюменской области» от 24.05.95 № 4 устанавливает описание символов Тюменской области и порядок их официального использования (Приложение № 26), Закон Ханты-Мансийского автономного округа от 20 сентября 1995 года № 8-ОЗ «О гербе и флаге Ханты-Мансийского автономного округа» устанавливает описание символов ХМАО (Приложение № 27), Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 декабря 1999 года № 59-ЗАО «О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа» устанавливает.

Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» регламентирует использование государственного языка в официальных документах.

Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» устанавливает – понятие «товарный знак и знак обслуживания», виды товарных знаков, порядок регистрации товарного знака, порядок использования товарного знака на официальных бланках.

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры, реквизиты устанавливает Постановление правительства Российской федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

«Правила оказания услуг почтовой связи» утверждены постановлением правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725. В статье 63 данных правил, установлены правила оформления и последовательность расположения элементов в почтовом адресе.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливаются Закон Российской федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации», а также государственные стандарты системы «Государственная система стандартизации» (ГОСТ Р 1.0 - 92, ГОСТ Р 1.2 - 92, ГОСТ Р 1.4 - 93, ГОСТ Р 1.5 - 92, ГОСТ Р 1.8 - 95 - ГОСТ Р 1 10 - 95).

В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» к нормативным документам по стандартизации действующим на территории Российской федерации относятся:

- государственные стандарты Российской Федерации (государственные стандарты);

- международные (региональные) стандарты, применяемые в установленном порядке;

- общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

- стандарты отраслей;

- стандарты предприятий;

- стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической информации принимает Госстандарт России. Стандарты вводятся в действие после их государственной регистрации.

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

Госстандарт России и специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

В государственных стандартах системы «Государственная система стандартизации» (ГОСТ Р 1.0 - 92, ГОСТ Р 1.2 - 92, ГОСТ Р 1.4 - 93, ГОСТ Р 1.5 - 92, ГОСТ Р 1.8 - 95 - ГОСТ Р 1.10 - 95) закреплены следующие нормы:

- определения, задачи и основные принципы в области стандартизации;

- положения о порядке разработки государственных стандартов;

- о построении, изложении и оформлении стандартов;

- их утверждения;

- регистрации;

- введение в действие;

- о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов.

Государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации, стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации осуществляет Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России).