Операторы, используемые в выражениях

Арифметические

Логические

Сравнения

Таким образом, при создании запросов на выборку в режиме конструктора можно выделить следующие этапы:

• определение таблиц или запросов, на основе которых будет создаваться новый запрос;
• выбор полей;
• определение порядка сортировки записей динамической таблицы;
• определение полей, которые должны быть выведены в динамической таблице;
• определение условий выбора данных;
• сохранение запроса.

Вычисления в запросе

Запрос на выборку можно использовать не только для того, чтобы выбирать из таблиц базы данных содержащуюся в них информацию, но также чтобы производить вычисления и отображать результаты вычислений в динамической таблице. Следует иметь в виду, что результаты вычислений не сохраняются в таблицах базы данных. При выполнении запроса вычисления выполняются всякий раз заново, поэтому результаты всегда отражают текущее состояние базы данных.

Для выполнения вычислений в запросе необходимо в бланке запроса создать новое вычисляемое поле. Для этого следует в пустую ячейку строки Поле ввести вычисляемое выражение, в котором могут использоваться имена полей таблиц, константы и функции, связанные с помощью арифметических операторов. Для изменения порядка вычислений и группировки данных в выражениях используются круглые скобки, а имена полей таблицы должны быть заключены в квадратные скобки. Если в запросе используется несколько таблиц, во избежание ошибок следует указывать полное имя поля, помещая перед именем поля имя таблицы. В этом случае для разделения имен объектов используется!. Таким образом, запись полного имени поля таблицы выглядит следующим образом: [Имя таблицы]![Имя поля].Имя вычисляемого поля выводится перед выражением и отделяется от него двоеточием. Например,

Выражение1: [Цена]*[Количество], где Цена и Количество — имена полей.

Имя вычисляемого поля — Выражение1 — становится заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя можно изменить.

Для вычисляемых полей допускается сортировка, задание условий отбора и расчет итоговых значений, как и для любых других полей.

Для создания вычисляемого выражения можно использовать построитель выражений.

В верхней части окна построителя расположено поле выражения, в котором отображается создаваемое вычисляемое выражение. Microsoft Access часто помещает в это поле прототипы, заключенные в двойные угловые кавычки, вместо которых необходимо подставить нужные элементы. Выражения вводятся с помощью кнопок операторов и списков, расположенных в нижней части окна построителя.

В левом списке отображаются папки, содержащие объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения. Для просмотра доступных элементов определенной папки необходимо выполнить двойной щелчок мышью по папке. При этом в среднем поле будет выведен список элементов или категорий элементов выбранной папки. В правом поле выводится список значений (если они существуют) для категории элементов, выбранной в среднем поле. Для вставки элемента в поле выражения следует выбрать его в нижней части окна построителя выражений и щелкнуть по кнопке Вставить или же выполнить двойной шелчок мышью по выбранному элементу. Завершив создание выражения необходимо щелкнуть по кнопке ОК. Microsoft Access вставит созданное выражение в ту позицию бланка запроса, из которой был вызван построитель выражений.

Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления итоговых значений с помощью так называемых групповых функций:

• групповая функция Sum вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе;
• групповая функцияAvg вычисляет среднее арифметическое всех значений данного поля в каждой группе;
• групповая функция Min (Max) возвращает наименьшее (наибольшее) значение, найденное в этом поле в каждой группе;
• групповая функция Count определяет количество записей в каждой группе и др.

Для создания итогового запроса в бланк запроса по команде Вид / Групповые операции (кнопка на панели инструментов) добавляется строка Групповая операция, которая позволяет указать, по какому полю должна быть выполнена группировка записей, и какие вычисления итоговых значений по группам данных необходимо провести.

Параметрические запросы

При создании параметрического запроса прежде всею формируется обычный запрос на выборку. В ячейку строкиусловие отбора для заданного поля вводится необходимый оператор и имя параметра, заключенное в квадратные скобки. Это имя выводится в диалоговом окне при выполнении запроса, поэтому в качестве имени параметра удобно использовать какую-либо содержательную фразу или приглашение на ввод данных. В одном запросе можно установить несколько параметров, однако каждый параметр должен иметь уникально содержательное имя.

Дополнительно, выполнив команду Запрос / Параметры, в диалоговом окне Параметры запроса можно перечислить имена всех параметров, используемых в запросе, и для каждого параметра определить тип данных. Следует иметь в виду, что текст, введенный в качестве имени параметра в бланке запрос должен в точности соответствовать тексту, введенному в диалоговое окно Параметры запроса при определении типа данных параметров. В противном случае Microsoft Access воспринимает их как два разных параметра. При удалении параметра из бланка запроса необходимо удалить его и из диалогового окна Параметры запроса.

Пример:

В данном примере будут выведены все экскурсии которые будут проводится по музею 31.05.2015

1 В параметрическом запросе выбираются поля для выборки. В условии отбора описывается в [] текст который позже будет всплывать в окне.

2. Вводится дата во время которой происходит экскурсия.

3 Выводятся все экскурсии на данную дату.

Перекрестный запрос

Перекрестный запрос позволяет представить данные в виде таблицы, в которой отображаются результаты вычислений (сумма, количество записей, среднее значение и т.п.), выполненных по данным из какого-либо поля таблицы. Результаты вычислений группируются по двум наборам данных, один из которых располагается в левом столбце таблицы, выступая в качестве заголовков строк, а второй — в верхней строке, образуя заголовки столбцов. Таким образом, при создании перекрестного запроса главная задача— определить роль и местоположение каждого поля таблицы.

Пои создании перекрестного запроса в режиме конструктора необходимо указать поля, значения которых будут заголовками столбцов и строк, а также поле, значения которого следует использовать в вычислениях. Для этого по команде Запрос / Перекрестный в бланк запроса добавляются строки Групповая операцияи Перекрестная таблица. Строка Перекрестная таблица используется для определения роли поля в перекрестном запросе (Заголовки строк, Заголовки столбцов, Значение). Строка Групповая операцияпозволяет указать, какие именно вычисления необходимо произвести в перекрестном запросе.

1 При создании перекрестного запроса нужно выбрать в режиме конструктора перекрестный.

2 В перекрестном запросе надо выбрать таблицы которые будут выводится и вычисляемое значение.

3 В итоге данном запросе будет выведен следующий результат.

Запрос на изменение

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

• На удаление записи.Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.
• На обновление записи.Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.
• На добавление записей.Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».
• На создание таблицы.Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

Перед созданием и выпонением запроса на изменение нужно сначала сформировать обычный запрос на выборку, чтобы выбрать необходимые записи, выполнить этот запрос и убедиться в правильности отбора записей. Только после этого запрос на выборку следует преобразовать в любой тип запроса на изменение (запрос на удаление, добавление, обновление или на создание таблицы) и выполнить его.

Запрос на создание таблицы

Запрос на создание таблицы используется для сохранения результата запроса. Этот запрос основан на запросе на выборку, но в отличие от него сохраняет таблицу с результатами запроса. Необходимость в запросе на создание таблицы возникает при построении запроса на обновление полей таблицы с использованием операций группировки данных. В этом случае кроме обновляемой таблицы требуется таблица — источник данных.

При открытии запроса будут выданы предупреждения о создании таблицы и о количестве добавляемых записей. При последующих открытиях — выдается предупреждение об удалении старой таблицы.

1 При создании запроса на создание новой таблицы выбирается задается имя новой таблице и выбираются поля которые будут в этой таблице.

2 В новую таблицу будут занесены 3 записи «Выставки», «Зал», «Расписание».

3 Соглашаемся на создание новой таблицы.

4 Сверяем таблицу и внесенные в нее данные.

Запрос на обновление

Для обновления данных в полях базовых таблиц может быть использован Запрос на обновление. Изменения вносятся в группу записей, отбираемых с помощью указанных пользователем условий отбора. Значения для изменений в полях определяются в бланке запроса в строке Обновление.

Первоначально Запрос на обновление создается как Запрос на выборку, а затем в окне конструктора запросов превращается в запрос на обновление с помощью кнопки Вид запроса(Обновление) на панели инструментов или команды меню Запрос / Обновление. После выполнения этой команды в бланке запроса появляется строка Обновление.

Для отбора обновляемых записей надо включить в бланк запроса поля, требующие обновления, а также поля, по которым задаются условия отбора. Условия отбора записываются так же, как при создании запроса на выборку.

Для обновляемого поля в строку Обновление надо ввести значение или выражение, определяющее новое значение поля. Выражение можно создать с помощью построителя выражений.

После выполнения команды Запрос / Запуск или нажатия соответствующей кнопки открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновляемых записей и вопросом о продолжении операции обновления.

Заметим, если в схеме данных установлен параметр Обеспечение целостности данных и Каскадное обновление связанных полей, то при обновлении ключевых полей результат зависит от взаимосвязей обновляемой таблицы с другими таблицами.

Пример:

В данном запросе мы обновим количество детей в музее.

1 Выбираем в конструкторе таблиц обновление.

Выносим нужные нам таблицы для обновления и в обновлениях пишем изменения.

Соглашаемся с обновление записей.

Запрос на добавление

С помощью запроса на добавление производится добавление записей из таблицы запроса в другую таблицу. Поэтому надо позаботиться, чтобы в запросе были сформированы записи с полями, соответствующими полям в другой таблице. Структура записи таблицы запроса может не полностью совпадать со структурой записи таблицы, в которую добавляются записи. В записи запроса может быть меньше полей, если на поля в таблице, куда добавляются записи, не наложено требование по обязательности их заполнения. Допускается несоответствие типов полей, если возможно преобразование типа данных одного поля в тип данных другого поля.

Первоначально запрос на добавление создается как запрос на выборку из одной или нескольких взаимосвязанных таблицах. Затем в окне конструктора запросов он превращается в запрос на добавление с помощью кнопкиВид запроса (Добавление) на панели инструментов или команды меню Запрос / Добавление. При этом открывается диалоговое окно Добавление.

В этом окне в поле Имя таблицы вводится или выбирается имя таблицы, в которую надо добавить записи.

После выполнения этой команды в бланке запроса появляется строка Добавление.

Для формирования добавляемых записей надо включить в бланк запроса поля, соответствующие определенным полям таблицы, в которую будет производиться добавление. Кроме того, в бланк запроса могут быть включены поля, по которым задаются условия отбора. Условия отбора вносятся в ячейки строки Условие отбора. Если в таблице, куда добавляются записи, есть ключ, ключевые поля должны быть обязательно внесены в бланк запроса.

Для указания в строке Добавление имен полей таблицы получателя, в которые будут добавляться значения из соответствующих полей таблицы запроса, надо в каждой ячейке открыть список и выбрать нужное имя.

Для предварительного просмотра записей, которые планируется добавить в таблицу, надо нажать кнопку Представление запроса на панели инструментов. Возврат в режим конструктора запросов производится по этой же кнопке.

Для добавления записей надо нажать кнопку Запускна панели инструментов. Открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновляемых записей и вопросом о продолжении операции обновления.

Те записи, добавление которых приведет к появлению совпадающих или пустых значений в ключевом поле, не будут добавлены. Записи не добавляются и в случае, если невозможно преобразование типа данных в добавляемых полях или не выполняются условия на значения.

Пример:

Добавим в таблицу зал ещё один зал.

1 Выбираем в конструкторе запросов добавление(при создании запроса на добавление не нужно выбирать таблицы).

2. В появившемся окне выбираем таблицу в которую хотим добавить запись.

3 В строке поле надо писать в [] сообщение которое будет выводиться.

В строке добавление выбирается поле в которое будет добавлена запись.

4 Вводим в окне добавления новую запись.

5 Подтверждаем изменения.

6 Проверяем изменение данных.

Как видим в таблицу зал добавился зал № 5 с кодом 4.