Порядок выдачи подотчетных сумм в торговых организациях.

Документальное оформление в случае выезда работника в командировку.

Порядок возмещения расходов на служебные командировки в РБ и за ее пределами.

Учет расчетов с подотчетными лицами.

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.

В1 Порядок выдачи подотчетных сумм в торговых организациях.

Подотчетными суммами называют денежные авансы, выдаваемые работникам организации на административно-хозяйственные, командировочные, представительские расходы.

Работники организации, которым по решению нанимателя, выдаются денежные средства в подотчет, называют подотчетными лицами. Работники организации получают денежные средства в подотчет из кассы или путем использования корпоративной карточки. Порядок выдачи денег в подотчет и сроки на которые они могут выдаваться установлены правлением Нацбанка (инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядок расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории РБ, пункт 33, 37. 31).

Организации выдают наличные деньги в подотчет на предстоящие расходы, проводимые по месту организации, на срок не более 3 рабочих дней, в не места нахождения организации не более 10 рабочих дней.

Лица, получившие наличные деньги в подотчет, обязаны использовать их по целевому назначению и не позднее 3-х рабочих дней. По истечению срока, на которые они выданы, предоставляется в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах. Лица, получившие денежные средства в подотчет с использованием корпоративной карты, обязаны предоставить отчет не позднее 15 рабочих дней. Подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет.

Авансовый отчет – сводный документ бухгалтерского учета, составленный подотчетным лицом самостоятельно.

В авансовом отчете указывается:

1. Цель и дата получения подотчетной суммы

2. Перечисление произведенных расходов

3. Оправдательные документы их подтверждающие.

К авансовому отчету прилагается оправдательный документ использованных сумм подотчетным лицом. Он утверждается руководителем организации и является основанием для отражения в учете. Списание подотчетных сумм. Передача другим лицам наличных денег, полученных в подотчет, запрещается. Выдача наличных денег в подотчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

В2 Документальное оформление в случае выезда работника в командировку.

Чаще всего в организации выдаются авансы на служебные командировки – поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания в не места его постоянной работы.

Направление работника в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения. В приказе оговорено место и срок командировки. В случае командирования работника заграницу по приглашению зарубежной организации. Направление командированного лица заграницу осуществляется на основании приказа и соответствующего приглашения.

При направлении работника в командировку руководителем устанавливается задание по командировке. В задании указывается цель командировки, время нахождения в командировке, перечень вопросов, которые должны быть решены. При возвращении из командировки работник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и оправдательный документ. Отчет о выполнении задания составляется в произвольной форме и предоставляется лицу выдавшему задание. За работником, направленного в командировку, сохраняется место работы (должность) и заработная плата в течении всего срока командирования.

Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении:

1. Дата убытия в командировку

2. Дата прибытия в место командировки

3. Дата убытия из места командировки

4. Дата прибытия

Днем выбытия в служебной командировки считается день отправления из места постоянной работы командируемого.

Днем прибытия в место постоянной работы при отправлении транспорта до 24 часов. Днем выбытия считаются текущие сутки, а с 00:00 часов следующие сутки.

В3 Порядок возмещения расходов на служебные командировки в РБ и за ее пределами.

При служебной командировки наниматель обязан выдать аванс для возмещения работнику следующих расходов. 4 вида расходов:

1. По проезду к месту служебной командировки и обратно.

2. По найму жилого помещения (квартирные)

3. За проживание вне постоянного места жительства (суточные)

4. Иные расходы, произведенные с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расхода при служебной командировки определяются в законодательном порядке. Возмещение расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно производится на основании приложенных проездных документов в оригинале. Разрешается предоставлять для оплаты проезда билет маршрутного такси.

Транспортные расходы в пределах пункта командирования не возмещается. Возмещение расходов найму жилого помещения осуществляется на основании подтверждающих документах: счета гостинец, отелей, квитанций на проживание и др. Размер и возмещение расходов на проживание (суточные) устанавливаются Минфином Республики Беларусь (далее РБ). В настоящее время размер суточных составляет 60.000 в пределах РБ. При однодневных командировках суточные возмещаются в размере 50% установленной нормы.

При командировании работников заграницу возмещение расходов производятся по нормам установленным для каждой страны. Нормы суточных могут устанавливаться в долларах, евро, фунтах стерлингах и др. При командировании заграницу также устанавливаются предельные нормы расходов по найму жилого помещения (оплата за проживание производится на основании предоставленных документов, но не выше установленных норм. Постановление Минфина №7 с учетом изменений и дополнений называется: «нормы оплаты командировочных расходов при служебной командировки»).

В4 Учет расчетов с подотчетными лицами.

Для учета расчетов с подотчетными лицами, согласно плану счетов, используется счет 71. По дебету счета учитываются выданные подотчетные суммы, по кредиту-отражается списание подотчетных сумм на основании авансового отчета и подтверждающими документами, а также возврат неиспользованных подотчетных сумм подотчетными лицами. Сальдо по дебету счета 71 отражаются остатки подотчетных сумм по которым не наступили сроки предоставления авансового отчета или которые должны быть возвращены организацией. Сальдо по кредиту счета 71 означает, что подотчетным лицом использованы собственные денежные средства на нужды организации, которые должны будут ему возмещены. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому подотчетному лицу и по каждой выданной подотчетной суммы.

Подотчетные суммы неиспользованные в установленный сроки возвращенные в организацию признаются недостачами и предъявляются к удержанию из заработной платы подотчетного лица.