Студопедия КАТЕГОРИИ: АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Должностная инструкция секретаря руководителяДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Методические указания к курсовой работе для студентов направления 38.03.02 заочной формы обучения
Составитель Н. М. Друзгальская
Санкт-Петербург 2016
УТВЕРЖДЕНО
на заседании кафедры менеджмента 02.09. 2015 г., протокол № 1
Рецензент О. В. Жикина
Методические указания включают рабочую программу дисциплины, особенности составления и передачи деловых писем как на бумажном носителе, так и в электронном виде, методические указания и варианты заданий по выполнению контрольной работы, критерии оценки степени формирования компетенций, перечень вопросов к зачету и тесты, список использованных источников и три приложения. Особенностью данного издания является изложение методических указаний для освоения дисциплины «Документирование управленческой деятельности» по направлению 38.03.02 – Менеджмент. Профиль подготовки по квалификации – бакалавр в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Методические указания позволят обучающимся более качественно усвоить совокупность требований для формирования компетенций в процессе освоения дисциплины.
Оригинал-макет подготовлен составителем и издан в авторской редакции Подписано в печать 08.02.2016 г. Формат 60*841/16. Усл. печ. л. 2,5. Тираж 100 экз. www.http:// publeish.sutd.ru Заказ 226/16 
Отпечатано в типографии ФГБОУВО «СПбГУПТД» 191028, С.-Петербург, ул. Моховая, 26
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение ……………………………………………………..…………… 4
1. Рабочая программа дисциплины …………………………………… 5
2. Основные понятия и система документирования управленческой деятельности в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения» ….…6
3. Состав, определение и расположение реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003. «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» …………………………………………….… 8 4. Наименование, особенности составления и передачи деловых писем ………………………………………………………… 14
5. Образцы документов 5.1 Организационно-распорядительные документы …………………16 5.2 Информационно-справочные документы ………………………… 17 5.3 Документы по личному составу …………………………………… 19 5.4 Организационно-правовые документы ………………………… … 21
6. Методические указания по выполнению контрольной работы….. 24 7. Варианты заданий (табл. 4) ………………………………… … 26
8. Критерии оценки степени формирования компетенций, перечень вопросов к зачету и тесты ……………………………………………… 30
Заключение ……………………………………………………… 37
Библиографический список………… ………………………… 38
Приложение А ………………………………………………… 39 Приложение Б ….……………………………………………… 40 Приложение В …………………………………………………… 41
Введение
1. Цель изучения дисциплины Изучение терминологии, правил оформления документов, структуры документов и формирование компетенций в области документирования управленческой деятельности 2. Задачи дисциплины: 1) изучить терминологию дисциплины в соответствии с ГОСТ и нормативно-правовыми документами; 2) изучить классификацию документов, функции и требования к их составлению в соответствии с нормативно-методическим обеспечением делопроизводства; 3) показать правила оформления отдельных видов документов: привести образцы документов, отметить реквизиты и сделать вывод о юридической силе документа; 3. Сформировать общекультурные и профессиональные компетенции в процессе освоения дисциплины. Общекультурные компетенции (ОК):
· умение использовать нормативные правовые документы в своей деятельности; · способность осуществлять деловое общение: публичные выступления, переговоры, проведение совещаний, деловую переписку, электронные коммуникации; · способность учитывать последствия управленческих решений и действий с позиции социальной ответственности. Профессиональные компетенции (ПК):
· способность использовать основные теории мотивации, лидерства и власти для решения управленческих задач; · способность оценивать условия и последствия принимаемых организационно-управленческих решений; · владеть методами принятия стратегических, тактических и оперативных решений в управлении операционной (производственной) деятельностью организаций; · знание современных концепций организации операционной деятельности и готовность к их применению; · понимание основных мотивов и механизмов принятия решений органами государственного регулирования.
В результате освоения дисциплины студент должен знать:
1. РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ
Учебный модуль 1. Нормативно-правовая база в документировании управленческой деятельности
Тема 1. Основные понятия и система документирования управленческой деятельности. Тема 2. Организация работы службы документационного обеспечения управления.
Учебный модуль 2. Правила подготовки и оформления документации
Тема 3. Организационно-распорядительные документы. Тема 4. Информационно-справочные документы. Тема 5. Документы по личному составу. Тема 6. Организационно-правовые документы.
Учебный модуль 3. Договоры и оформление корреспонденции по внешнеэкономической деятельности
Тема 7. Правила оформления договоров. Тема 8. Оформление корреспонденции по внешнеэкономической деятельности.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СООТВЕТСТВИИ с ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения»
Документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Слово «Документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», способ доказательства в широком смысле слова. Определения термина «Документ» в развитии приведены в табл. 1.
Основные термины по документированию управленческой деятельности необходимо знать управленческому персоналу организации (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Все сотрудники предприятия являются ответственными за сохранение таких качеств документа как (ИСО 15489-1-2007):
1) аутентичность – действительный, подлинный или соответствующий подлинному (аутентик – подлинный, оригинал, не копия);
2) целостность – полнота и неизменность реквизитов;
3) достоверность – полное и точное представление подтверждаемых операций;
4) пригодность для использования документов, отражающих их деятельность. Т а б л и ц а 1 – Определение термина ДОКУМЕНТ
Документ является аутентичным, если он: - соответствует установленным правилам оформления; - был создан и отправлен лицом, уполномоченным на это; - был создан и отправлен в то время, которое обозначено в документе.
Целостность документа – это полнота и неизменность. Документ должен быть защищен от несанкционированного изменения. Достоверность –это полное и точное представление подтверждаемых операций. Пригодность документа означает, что его можно найти, воспроизвести, интерпретировать. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены.
Выделяются три части документа: - заголовочная часть (рек* с 01 по 17 и 19) – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе; - содержательная часть (рек* 18,20 и 21) – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение; - оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.
Главной частью документа является содержательная часть (текс, таблица, анкета), отражающая цель и задачи документа, ради которых он был составлен. Подготовка любого документа всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста и оформление документа – придание документу юридической силы.
Подготовка любого документа
Составление текста Оформление документа
Придание документу юридической силы. (правильное оформление реквизитов)
3. СОСТАВ, ОПРЕДЕЛЕНИЕ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА В СООТВЕТСТВИИ С ГОСТ Р 6.30 - 2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Состав реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 гарантирует документам юридическую силу (Приложение D). Расположение реквизитов показано на рисунке 1. Краткая характеристика реквизитов приведена ниже:
01 – Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О «Государственном гербе Российской Федерации". Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.
02 – Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации. Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
04 – код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН). ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)– это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).
07 – код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.
08 – наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
09 – справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).
10 – наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается.
11 – дата документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой документа, является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
12 – регистрационный (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документасостоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.2 При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документавключает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.
14 – место составления или издания документауказывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации". Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
15 – адресат. Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. В качестве адресатамогут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
16 – гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
17 – резолюция документа- реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
18 – заголовок к тексту. Заголовок официального документа- реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок к текстувключает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
19 – отметка о контроле –реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
20 – текст документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
21 – отметка о наличия приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.
22 – подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
23 – гриф согласования документа – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
24 – визы согласования документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. 25 – оттиск печати. Печать– устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Оттиск– изображение клише печати на бумаге. Оттиск печатизаверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
26 – отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.
27 – отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело– реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
29 – отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30 – идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Рисунок 1 – Расположение основных реквизитов входящего документа
4. НАИМЕНОВАНИЕ, ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Классификация переписки может производиться по различным признакам. Основные признаки и группы переписки приведены в табл. 2. Перечень признаков классификации не исчерпывается указанными основаниями деления. Виды и разновидности деловых писем представлены в табл. 3.
Т а б л и ц а 2 – Классификация официальной переписки
Т а б л и ц а 3 – Виды и разновидности деловых писем
5. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
5.1 Организационно-распорядительные документы
Состав организационно-распорядительных документов: приказ; распоряжение; решение; указание; постановление.
Приказ по основной деятельности с продольным размещением реквизитов
5.2 Информационно-справочные документы
Состав информационно-справочных документов: Акт сдачи выполненных работ; письма; докладная записка; жалоба; заключение; объяснительная записка; сводка; справка по производственным вопросам; справка с места работы; телеграмма; факс; протокол заседания Совета; выписка из протокола. АКТ завершения работ по договору об оказании юридических услуг N ________ от "__«"__»____ ____ г.
между _______________________ и __________________________
город _____________
Далее ______________________________________________________, именуем (наименование юридической фирмы, консультации)
"Исполнитель", в лице _______________________________________, действующий (должность, ФИО)
на основании _________________, с одной стороны, и _____________, (Устава, положения) (наименование организации)
именуем__ далее "Клиент", » лице ________________________________________________________________, (должность, ФИО)
действующий на основании ____________________,с другой стороны, подписали (Устава, положения)
настоящий акт о том, что в соответствии с заключенным между ними Договором на оказание юридических услуг N ____ от "__«"__»______ ____ г.
Исполнителем проведена работа по _______________________________________________________________. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Таким образом, Исполнитель свои обязательства по Договору выполнил полностью.
В соответствии с Договором, с учетом выплаченного аванса, Клиент перечисляет на расчетный счет Исполнителя сумму в размере ______________ (________________________) рублей в течение ________ дней после подписания настоящего акта.
Указанная сумма перечисляется Клиентом по реквизитам, указанным в Договоре. Претензий по Договору стороны друг к другу не имеют.
Клиент Исполнитель __________________________________ _________________________________ __________________________________ _________________________________ ________________/________________/ ________________/_______________/ (подпись) (ФИО) (подпись) (ФИО)
М.П. М.П.
5.3 Документы по личному составу
Состав документов по личному составу: трудовой договор; анкета; заявление о приеме на работу; характеристика с места работы; автобиография; акт об отсутствии работника на работе; акт приема-передачи дел; акт о списании испорченных бланков трудовых книжек; командировочное удостоверение; представление о поощрении; приказ о приеме на работу (форма № 1); приказ о переводе на другую работу (форма № 5); приказ о предоставлении отпуска (форма № 6); приказ о прекращении трудового договора (форма № 8); приказ о дисциплинарном взыскании; протокол аттестационной комиссии; резюме; рекомендательное письмо.
Образец заявления приведен ниже.
Директору ООО "Ариэль" А.А. Антоновой от Б.В. Горшкова
Заявление
Прошу принять меня на работу в производственный отдел ООО "Ариэль" на должность инженера-технолога с 1 января 2016 г. С условиями найма ознакомлен и согласен. Личная подпись Дата
Ходатайствую о приеме на работу на должность инженера-технолога с 01.01.2016.
Начальник производственного отдела Личная подпись Д.Е. Жуков Дата
Должность вакантна. Начальник отдела кадров Личная подпись З.И. Комарова Дата Начальнику отдела кадров. Оформить установленным порядком с 01.01.2016. Директор Личная подпись А.А. Антонова Дата Исполнено. Заключен трудовой договор по форме "А"«с»01.01.2008. Приказ по персоналу директора от 30.12.2007 № 000-П. В дело № 000.
Начальник отдела кадров Личная подпись Д.Е. Жукова Дата
Образец приказа о предоставлении отпуска работнику
Унифицированная форма № Т-6
(наименование организации)
(распоряжение)
(фамилия, имя, отчество)
(структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия))
и (или) Б. (ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))
5.4 Организационно-правовые документы
Состав организационно-правовых документов - Учредительный договор, Устав, Положение о создании организации,Положение о структурном подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка, Структура и штатная численность, Штатное расписание. Пример должностной инструкции приведен ниже.
Должностная инструкция
ООО "ПРОГРЕСС" УТВЕРЖДАЮ Директор организации
И. О. Фамилия " " 20 г.
Должностная инструкция секретаря руководителя I. Общие положения 1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей. 2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. 3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия. 4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства. 4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений. 4.4. Организацию делопроизводства. 4.5. Методы оформления и обработки документов. 4.6. Архивное дело. 4.7. Машинопись. 4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами. 4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. 4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм. 4.11. Основы этики и эстетики. 4.12. Правила делового общения. 4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники. 4.15. Основы административного права и законодательства о труде. 4.16. Правила внутреннего трудового распорядка. 4.17. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 5. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю (предприятия; структурного подразделения организации). 6. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Секретарь: 1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. 4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. 6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование. 7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. 8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. 9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 10. Осуществляет контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. 12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. 14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
III. Права Секретарь имеет право: 1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению. 4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. IV. Ответственность
Секретарь несет ответственность: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. V. Взаимосвязи
Секретарь взаимодействует: 5.1 Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и подготовки проектов документов. 5.2 С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов. 5.3 С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора.
Директор по персоналу И. О. Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Юрисконсульт организации И. О. Фамилия Дата С инструкцией ознакомлен И. О. Фамилия Дата
6. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
6.1 Структурные элементы самостоятельной (контрольной) работы: - титульный лист; - реферат; - содержание; - введение; - основная часть; - заключение; - список использованных источников; - приложения.
Обязательные структурные элементы выделены полужирным шрифтом.
6.2 Титульный лист является первой страницей работы. Образец титульного листа приводится в приложении А.
6.3 Рефератдолжен содержать: - сведения об объеме контрольной работы, количестве иллюстраций, таблиц, приложений, количестве частей работы, количестве использованных источников; - перечень ключевых слов (от 5 до 15 слов), которые приводятся в именительном падеже и печатаются строчными буквами через запятую; - текст реферата должен отражать – объект разработки, цель работы, методы проведения работы, результаты и их значимость, предложения об использовании. Образец реферата приводится в приложении Б.
6.4 Содержаниевключает введение, наименование всех разделов, подразделов, пунктов, заключение, список использованных источников и наименование приложений с указанием номеров страниц (приложение В).
6.5 Заключениедолжно отражать: - оценку выполнения поставленных задач; - оценку технико-экономической эффективности внедрения.
6.6 Список использованных источников приводится в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32 – 2001.
6.7 Приложение содержит состав и определение реквизитов. 6.8 Контрольная работа должна быть выполнена и оформлена: - в машинописном виде 14 кеглем, шрифтом Times New Roman через 1,5 интервала, на одной стороне листа формата А 4; - объем работы не должен превышать 20-30 страниц.
6.9 Номер варианта соответствует последним двум цифрам зачетной книжки студента (гр. 1 табл. 4).
6.10 Составить словарь общих и частных терминов по номеру темы дисциплины, указанной в содержании рабочей программы, на основании изучения ГОСТ, словарей и учебной литературы (гр. 2 табл. 4). При оформлении работы указать термин, определение и литературный источник.
6.11 Дать характеристику входящего документа на примере писем(гр. 3 табл. 4): проставить номера реквизитов применительно к варианту задания, а характеристику реквизитов привести в Приложении.
6.12 Наименование и номер входящего документа на примере деловых писем приведены в табл. 3.
6.13 Для изучения документов, представленных в гр. 4 – 7 (табл. 4 - Варианты заданий), студенту необходимо ознакомиться с текстом конкретного документа, обратить внимание на структуру и правила его оформления. Проверить юридическую силу документа (наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер,
6.14 Сделать ссылки на используемые литературные источники при изложении образцов документов.
6.15 Письмо в электронной форме пишется на свободную тему: одним физическим лицом (ФЛ) другому физическому лицу с прикрепленным файлом (+ПФ) или без него, группе физических лиц (ГФЛ) с прикрепленным файлом (+ПФ) или без него.
7. ВАРИАНТЫ ЗАДАНИЙ (табл. 4)
Продолжение табл. 4
Продолжение табл. 4
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
