Основные документы управления

Документационное обеспечение управления в социально-культурной сфере

Среди большого разнообразия документов, вращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядитель­ная документация (ОРД) занимает центральное место. Она классифицируются на 4 группы:

1. Организационная документация (Уставы, положения, инструкции, штатные расписания).

Устав, учредительный договор, положение об организации – учредительные документы. Это обязательные, установленные законом документы, необходимые при создании и функционировании юридического лица

2. Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указы).

3. Справочно-информационная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры).

4. Документация по личному составу (заявления, анкеты, справки, характеристики, удостоверения, личные карточки, учетные формы).

Основные документы управления

ПРИКАЗ

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и так далее.

По содержанию приказы делятся на два вида: по личному составу и приказы основной деятельности.

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

ПРОТОКОЛ

Фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, ведется во время заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка.

АКТ

Документ, содержит описание событий или фактов, установленных лично подписавшими его лицами. Акт может иметь несколько подвидов: акт приема работы по контракту, акт приемки-передачи документов, акт списания, коммерческий акт и так далее. Акт составляет комиссия, которая постоянно действует или назначена по указанию руководителя. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним документом, он должен содержать юридический адрес.

ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ) ЗАПИСКА

Документ, адресованный руководителю организации, содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса, с выводами и предложениями составителя. Если докладная  (служебная) записка содержит сведения внутреннего характера, то она подписывается составителем. Внешние докладные (служебные) записки подписываются руководителем организации.

 КОНКТРАКТ

Контракт (договор) – документ, фиксирующий соглашение двух сторон об установлении каких – либо отношений и регулирующий эти отношения. Контракт заключается между отдельными гражданами и организациями. Контракт, заключаемый, организациями называется коммерческим. Существует несколько видов контрактов: о поставке продукции, о займе, о покупке или продаже и так далее. В контракте определяются права и обязанности сторон, а также характер сделки. Контракты хранятся три года после истечения срока договора, контракты с иностранными партнерами не менее 10 лет.

СПРАВКА

Документ содержит описание или подтверждение, той или иной информации служебного характера. Справка составляется по запросу или указанию вышестоящего органа управления или должностного лица. Если в справку включены несколько вопросов, то текст разделяют на несколько разделов, число которых определяется числом вопросов. Содержит следующие реквизиты: адрес организации (место составления), название документа, дата, номер документа, текст, подпись вышестоящих органов, печать.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Документ, дающий право совершение каких – либо действий от лица доверителя. Доверенности хранятся три года.

ПОЛОЖЕНИЯ

Положения определяют порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения или его структурного подразделения. Например: Положение об учебно-методическом объединении по проблемам дошкольного воспитания; Положение о проведении зимней олимпиады среди учащихся старших классов; Положение об условиях учащихся находящихся на длительном стационарном лечении.

УСТАВ

В уставе определяются структура, функции и права организации. Например: устав школы-гимназии, утвержденный Советом гимназии, определяет, что общеобразовательное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также структуру школы-гимназии, организацию ее деятельности, управление школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступительные экзамены.

ИНСТРУКЦИЯ

Устанавливает правила, которые регулируют специальные стороны деятельности предприятий, учреждений, должностных лиц и отдельных граждан. Например: Инструкции по ведению делопроизводства в организациях, Инструкция о порядке пользования печатью с изображением государственного герба, должностные инструкции и так далее.

Инструкции бывают типовые и индивидуальные. Текст инструкции делится на разделы и пункты.

ПРАВИЛА

Документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые к сотрудникам предприятия. Правила издаются по различным вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Например: Правила составления, адресования и оформления телеграмм на предприятиях.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Принимается высшими или другими центральными органами коллегиального управления с целью разрешения очень важных задач, стоящих перед организациями. Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.

Юридическими основаниями для издания постановлений служат законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы.

РЕШЕНИЕ

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телефону и записываются получателем. В телефонограмме должно быть не более 50-ти слов. Используются специальные бланки для передачи телефонограмм. Составляется телефонограмма руководителем или по его поручению.

ТЕЛЕГРАММЫ

Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телеграфу. Оформляются по правилам установленными органами связи.

ПИСЬМА. ФАКСЫ

В управленческой деятельности учреждений значительное место занимает составление писем.

Письмо – это общее название различных по содержанию документов, которые пересылаются по почте.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-извещения, письма-запросы, письма-приглашения, письма-ответы.