Вопрос 37. Электронные таблицы: назначение, основные и дополнительные функции (MS Excel).

Электронные таблицы – это одно из эффективных средств обработки табличной информации и организации расчетов.

Первая электронная таблица VisiCalc была создана в 1979г. Дж. Брикклином и предназначалась для простейших расчетов. С тех пор разными фирмами было выпущено множество программных продуктов аналогичного типа, но с более развитыми функциями и возможностями. Например, это широко известная программа Lotus-1-2-3, системы SuperCalc, Quattro Pro и другие.

В настоящее время ведущее положение на мировом рынке программных продуктов такого класса занимает электронная таблица Excel, входящая в состав знаменитого пакета Microsoft Office. Возможности электронных таблиц весьма многообразны, их интерфейс удобен, гибок и понятен. Как следует из названия, этот инструмент предназначен для выполнения табличных расчетов, характерных для управления и бизнеса.. Электронную таблицу можно считать алгебраической машиной – она не только с константами, но и переменными. Такими переменными здесь являются ссылки на ячейки таблицы.

Множество сервисных средств облегчают использование программы. В состав Excel входят следующие элементы:

•   Настройка внешнего вида экрана и таблицы под запросы пользователя;

•   Развитый математический аппарат, включая средства статистики;

•   Множество встроенных функций;

•   Средства выразительного оформления данных в таблице;

•   Деловая графика, позволяющая в наглядной форме отобразить полученные результаты в виде диаграмм;

•   Специальные инструменты (Мастера) для реализации большинства технологий;

•   Система создания собственных пользовательских функций, макрокоманд, автоматизирующих ввод или вывод данных с использованием языка Visual Basic;

•   Система динамической связи Excel-документов с другими Windows-приложениями;

•   Возможность импорта данных из внешних баз данных;

•   Использование нескольких языков одновременно с контролем грамматики;

•   Возможность иллюстрировать таблицы за счет рисунков из библиотеки клипов ClipArt;

•   Средства публикации документов в Web и извлечения необходимой информации по запросам из распределенных в Internet баз данных;

Вопрос 33. Электронная таблица MS Excel. Структура окна.

Средства пользователя или интерфейс электронной таблицы выполнен в стиле системы Microsoft Windows и содержит присущие ей визуальные элементы, доступные как с помощью клавиатуры, так и мыши.

Книга, открываемая при загрузке программы Excel, имеет временное имя Книга1. Основной экран Excel состоит из следующих компонентов:

1. Заголовок окна. Содержит название приложения и обрабатываемого в нем документа, а также обычные кнопки управления размером/положением окна: свернуть, восстановить и развернуть, закрыть.

2. Главное меню. Позволяет реализовать все функции Excel. Каждый пункт меню объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность. Многие ср-ва управления продублированы в форме экранных кнопок-пиктограмм, содержащихся в Панелях инструментов.

При работе с Excel можно использовать контекстное меню.

3. Строка формул. Расположена под панелями инструментов и состоит из следующих компонентов: поле имени, в котором указывается адрес активной ячейки, кнопка просмотра списка, кнопки отказа, ввода, редактирования формул и поле ввода.

4. Рабочий лист. Расположенное ниже строки формул рабочее пространство Excel.Лист обрамлен адресными полосами, где указаны номера строк и буквенные обозначения столбцов. Столбцы имеют имена в виде букв латинского алфавита, либо в виде чисел.

5. Ярлыки листов. Находятся под пространством рабочего листа. Позволяют быстро вызвать любой из имеющихся в рабочей книге листов.

6. Строка состояния. Самая нижняя строка интерфейса. В ней отображается текущий режим таблицы, состояние некоторых управляющих клавиш компьютера, а также даются подсказки по возможным действиям.

7. Полосы прокрутки. Размещаются: вертикальная – у правого края экрана и горизонтальная – у нижнего края. С помощью этих полос удобно осуществлять быстрое перемещение по таблице.

Вопрос 38. Понятие книги, листа, ячейки электронной таблицы. Абсолютная и относительная ссылка на ячейку.

Книга – это документ, создаваемый программой Excel, самая крупная единица данных. Книга содержит рабочие листы. Она может быть сохранена в виде файла с расширением *.xls.

Рабочий лист – образует рабочее пространство пользователя. Листов в Книге может быть до 255. Лист имеет 256 столбцов, поименованных от A до IV и 65536 строк, на пересечении которых находятся обрабатываемы ячейки.

Ячейка является элементарной единицей данных в таблице. Адрес каждой ячейки таблицы состоит из двух компонентов – буквенного номера столбца и цифрового номера строки. Активная ячейка выделяется жирным контуром.

Чаще всего в формулах используется относительная адресация данных, однако в некоторых случаях применяется абсолютная адресация.

Относительная адресация Если указана относительная ссылка на ячейку, то при копировании её содержание будет изменяться: при копировании по горизонтали изменяется номер строки, по вертикали – номер столбца, при копи. по диагонали – и то и другое.

Абсолютная адресация. Чтобы предотвратить автоматическое изменение адресов, перед «замораживаемой» координатой следует поставить знак $ и превратить её в абсолютную ссылку. Можно вводить знак $ непосредственно, а можно с помощью клавиши F4 для текущей формулы.

Вопрос 39. Ввод и редактирование данных в электронных таблицах.

Любая обработка информации начинается с ее ввода. Каждая ячейка рабочей области листа может быть заполнена данными. Ввод данных может производиться как в строке формул, так и непосредственно в активной ячейке, если предварительно нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью. Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое сразу отобразится и в строке формул. Кроме того, в этой строке появятся три кнопки для обработки содержимого ячейки. По окончании ввода данных может быть нажата клавиша Enter. Отменить ввод данных позволяет клавиша Esc. Вообще ввод в ячейку считается незаконченным, пока редактируемая ячейка не покинута любым способом. При этом большинство средств управления Excel остается недоступным.