Структура и содержание служебных документов

Руководство любой организации – Презентация 26. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жёсткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возложить на...; создать комиссию в составе...; установить причины нарушения...; назначить... на должность... и под. указывает на то, каким именно действиям придаётся юридический статус.

Текст распорядительных документов – Презентация 27.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.

Типы распорядительных документов – Презентация 28.

Постановление – Презентация 29.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:

«В целях удовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...».

Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:

«Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ...».

Решение – Презентация 30.

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА...» или «Совет директоров РЕШИЛ...».

В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Приказ – Презентация 31.

В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и чётко выражать основное содержание документа. При этом строится заголовок по схеме «О чём?», например: «Об организации Института современных технологий управления»; «Об увеличении уставного капитала общества».

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть, которая излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределённой форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе ... .

2. Назначить Ковалёва Н.Н. председателем комиссии.

Если же задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору Института  современных  технологий  управления  Дорохову М.И. подготовить предложения по составу группы административного управления создаваемого подразделения.

2. Бухгалтерии университета открыть отдельный расчётный счёт Института современных технологий управления.

Указание срока исполнения даётся отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр. Например:

Срок представления 25.06.16.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

или

3. Контроль за исполнением приказа возложить на первого проректора Бочкова А.И.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.

По существующей практике распоряжения издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависимости от содержания указания.

Если организаций, в которые рассылается указание, более трёх, реквизит адресат оформляется обобщённо, например:

                                        Руководителям органов охраны природы

                                              Республик в составе Российской Федерации,

                                           краёв, областей, автономных образований,

                                  городов Москвы и Санкт-Петербурга

В этом случае рассылка указаний осуществляется по списку.

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как и заголовок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, раскрывающую цели и причины его издания. Последний пункт распорядительной части – пункт о контроле за исполнением указания.                 

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы – Презентация 32.

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др.

Акт – Презентация 33.

Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия и т.д. Например:

АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ

20 ноября 2015 г.                                                                г. Новгород

Настоящий акт составлен в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с.г. из Пермского авиастроительного объединения «Пермские моторы», не обнаружено приложение 2 («Чертежи изделия на 4 листах»).

В связи с вышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.

Ст. уполномоченный

делопроизводства

Новгородского завода

телеаппаратуры                                                               Подпись

Делопроизводитель                                                         Подпись

Справка – Презентация 33.

Как правило, содержанием справки подтверждается определённая информация о предъявителе, чаще всего – выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т.д.). Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы. Справки выдаются без оставления копий, кроме тех случаев, когда это диктуется соображениями служебного характера.

Как и любой документ, справка включает определённый набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом. Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации.

Основной текст излагается с соблюдением определённых правил последовательности, с использованием типовых моделей: «Дана... (фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что...»; «Настоящая справка выдана... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что...».

Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста:

Выдана для предоставления в кассу Аэрофлота.

Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации:

Справка действительна в течение 10 дней со дня выдачи;

Справка действительна на 2010 год.

Реквизит подпись включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации. Например:

Генеральный директор ОАО «Лотос»

 ________________В.А. Тарасюк

    подпись

М. П.

Служебная записка – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, раскрывается их действительное состояние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания.

Аналитические записки включают подробный анализ ситуации; излагаемые факты (данные, события) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией.

Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах. При этом даётся их сжатый комплексный анализ. Часто записки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы.

Главное содержание информационно-статистических записок составляют цифры, данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т.п.). Служебные записки этого типа не содержат подробного анализа приводимых в них данных.

Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.

Образец служебной записки:

КОНСАЛТИНГОВАЯ ФИРМА «ПРОМЕТЕЙ»

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Исполнительному директору Боровому Н.И.

14 декабря 2009 г.

Корректировка штатного расписания на 2010 г.

Согласно Вашим указаниям от 20 октября с.г. мною проведён анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I-III кварталах текущего года (приложение 1 к настоящей «Записке»).

Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.

Расчёт обеспечения сотрудников мобильными средствами связи – в приложении 2.

Расчёт-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после соответствующего распоряжения.

Старший консультант отдела

правового обслуживания

_________________________                                     Михайлов Ю.В.

            подпись

Заявление – Презентация 34.

В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива.

Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная), заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше), заявление о приёме на работу и заявление об увольнении с работы.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.

Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:

Главному энергетику обувной фабрики

Копия: заместителю директора фабрики

по материально-техническому снабжению

Пример адресации заявления-просьбы:

                                                  Декану гуманитарного факультета

                                                  Донского государственного технического

                                                  университета                                                                                                                       

                                                  Михайлову И.И.

Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ). Однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине листа:                                          ЖАЛОБА

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обращаюсь с жалобой на..., Представляю письменное объяснение..., Ставлю Вас в известность... и т.п. Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчёт с 1 марта с.г.; Прошу Ваших указаний...; Прошу ответить...; Прошу принять меры... .

Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже наименования. После основного текста с красной строки даётся указание о наличии приложения (если таковое имеется):

Прошу предоставить мне учебный оплачиваемый отпуск с 11 января 2010 г. по 1 февраля 2010 г. для сдачи экзаменационной сессии в Ростовском государственном техническом университете.

Справку-вызов из университета за № 151 прилагаю.

Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой или правой части листа. Указывается число, месяц и год написания заявления:

29.12.2009                                                             29.12.2009

Подпись содержит полное официальное наименование должности отправителя, его личную роспись (сигнатуру), фамилию и инициалы. Размещается подпись интервалом ниже основного текста, правее даты написания заявления.  При этом личная роспись и её расшифровка выносятся на вторую строку, размещаемую под первой:

Студент вечернего отделения экономического факультета 101 уч. группы  

                                                                     _____________ (Морозов И.И.)

                                                                          подпись

Заведующая кафедрой русского языка как иностранного

                                                                     _____________ (Иванова Н.Д.)

                                                                          подпись

Ниже реквизита подпись рекомендуют оставлять свободное пространство для написания резолюции. Образец заявления – Презентация 35.

Особенность официальных бумаг рассматриваемого типа состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

Отдельные виды документов, например, договор, доверенность, используются для реализации юридических, информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, то есть документационный обмен идёт по горизонтали.

Договор (соглашение, контракт) – Презентация 36.

Так, учредительный договор содержит сведения:

1. о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью;

2. о размере и составе уставного капитала;

3. о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

4. о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;

5. об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Трудовой договор (трудовое соглашение) – Презентация 37.

Договор (контракт) – фиксирует соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности.

В этом случае содержание договора составляют следующие сведения:

1. наименования сторон (полное и сокращённое название);

2. наименование работы (предмет контракта), её этапы и результаты выполнения;

3. наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

4. условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

5. срок действия договора;

6. начало и окончание работ по договору;

7. стоимость работ и порядок расчётов;

8. порядок сдачи и приёмки работы;

9. ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор;

10.  гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

11.  переход права собственности и риски;

12.  порядок разрешения споров;

13.  юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

Доверенность – Презентация 38. Личная доверенность  – Презентация 39.

В тексте официальной доверенности  – Презентация 40.

В тексте личной доверенности  – Презентация 41.

Обязательными реквизитами доверенности являются  – Презентация 42.

Образец личной доверенности:

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Орёл, первое марта две тысячи десятого года.

Я, Антонова Мария Николаевна, (паспортные данные), проживающая по адресу: г. Орёл, ул. Пушкина, д. 32, доверяю Демченко Ивану Петровичу, (паспортные данные), проживающему по адресу: г. Орёл, ул. Горького, д. 140, кв. 1, получить в кассе завода «Текмаш» причитающуюся мне заработную плату за февраль две тысячи десятого года.

В получении за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением.

_______________ (М.Н. Антонова)

подпись

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ – это деловая бумага, оформленная с учётом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведётся между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведётся между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

Говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:

– функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;

– лаконичность и достаточность информативного содержания;

– логичность и структурированность изложения;

– стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.

ЛИТЕРАТУРА

1. Баи­ше­ва, З.В. Рус­ский язык и куль­ту­ра ре­чи в юрис­пру­ден­ции: учеб­ник. – М.: ИМЦ ГУК МВД Рос­сии, 2002.

2. Введенская, Л.А., Павлова, Л.Г., Кашаева, Е.Ю. Русский язык и культура речи: учебник. – Ростов н/Д, 2009.

3. Веселов, П.В. Вы – секретарь. – М., 1993.

4. Голощапова, Т.Г., Иванова, М.А. Русский язык в деловой и процессуальной документации: учебное пособие. – Челябинск: Челябинский юридический институт МВД России, 2009.

5. Голощапова, Т.Г. Русский язык и культура речи: учебно-методическое пособие. – М.: ЦОКР МВД России, 2007.

6. Голуб, И.Б. Русский язык и культура речи: учебное пособие. – М., 2008.

7. Колтунова, М.В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю. – М., 1999.

8. Носкова, Л.Г. Русский язык и культура речи: учебное пособие. – М.: ЦОКР МВД России, 2009.   

9. Организация работы с документами: учебник для вузов. – М., 1998.

10.  Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М., 1998.

11.  Рогожин, М.Ю. Документы делового общения. – М., 1999.

12.  Русский язык в деловой и процессуальной документации: учебное пособие / сост. Ю.Г. Кожина. – Хабаровск: Дальневосточный юридический институт МВД России, 2007.

13.  Русский язык и культура речи: учебник / Под ред. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2001.