Этапы процесса коммуникации

Процесс контроля. Поведенческие аспекты контроля

Контроль – это процесс

1. обеспечивающий достижение целей организации

2. соизмерения /сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными

3. установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в процессе их хозяйственной деятельности

4. посредством которого менеджеры регулируют деятельность организации, обеспечивая её соответствие планам, целям и нормативным показателям

Необходимость контроля обусловлена:

ü неопределенностью

ü  стремлением предупредить возникновение

кризисных ситуаций

Этапы процесса контроля:

ü выработка стандартов и критериев

ü сопоставление с ними реальных результатов

ü принятие необходимых корректирующих действий

Этапы процесса контроля

1этап:Определение объекта и субъекта контроля

Установление стандартов

2этап:Сопоставление достигнутых результатов

с установленными стандартами

3этап:Оценка информации о результатах

Принятие корректирующих действий

Предварительный/ превентивный контроль

ü осуществляется до фактического начала работ

ü задача - реализация (не создание!) правил, процедур и линий поведения

ü контролируются человеческие, материальные и финансовые ресурсы

Текущий/ сопутствующий контроль

ü осуществляется в ходе проведения работ

ü объект - сотрудники, субъект – начальник

ü основан на измерении фактических результатов работы

ü задача – оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений от намеченных планов и инструкций

ü дает возможность своевременно реагировать на изменяющиеся внутренние и внешние факторы

Заключительный контроль/контроль по результатам

ü осуществляется после завершения работ

ü цель — предотвратить ошибки в будущем

ü функции:

• предоставить информацию для планирования дальнейших действий

• обеспечить измерение результативности

• определить необходимое вознаграждение сотрудников

Поведенческие аспекты контроля:

1. устанавливайте объективные стандарты, воспринимаемые сотрудниками

2. устанавливайте двустороннее общение с подчиненными

3. избегайте чрезмерного контроля

4. устанавливайте жесткие, но реальные стандарты

5. вознаграждайте за достижение стандарта

Критерии оценки эффективности в системе контроля

Эффективность контроля зависит от многих факторов, но прежде всего - от временного аспекта, на стадии которого осуществляется предварительный, текущий и заключительный контроль, и диапазона контроля, предполагающего организацию контроля по всем фазам управленческой системы контроля (планирование, разработка оргструктур, мотивация и т.д.).

Чтобы результаты контроля можно было оценить наиболее эффективно, конечные цели, ключевые результаты должны быть хорошо определены. С точки зрения оценки результатов коммерческой деятельности контроль направлен на оценку стратегических альтернативных вариантов, долгосрочных ключевых результатов, степени их достижения, прежде всего в разрезе года. Это оценивают на уровне фирмы, подразделения, работника. Контроль должен быть направлен на результаты как коммерческой, так и вспомогательной деятельности.

Оценка эффективности системы контроля производится по следующим фазам:

- стратегический контроль;

- контроль с ориентацией на результаты;

- контроль за соответствием контролируемому виду деятельности;

- справедливость;

- гибкость;

- простота;

- экономичность.

- Стратегический контроль осуществляется исходя из разработанной предприятием концепции на перспективу и является достаточно сложным по отношению к предприятию. Может применяться к отдельным стратегическим областям деятельности.

- Контроль с ориентацией на результаты. Суть этого вида контроля состоит в том, чтобы своевременно реагировать на решение стоящих перед предприятием задач на основе собранной информации и действующих стандартов по всем функциям управления.

- Контроль на соответствие делу. Данный вид контроля нацелен на объективную оценку и измерение наиболее важных действий менеджера по отдельным областям его деятельности.

- Регулярность и своевременность контроля. Данный вид контроля может быть эффективным при условии, что он проводится регулярно и своевременно, в зависимости от явлений, происходящих в управлении предприятием. Основной задачей контроля является устранение возникших частных проблем, прежде чем возникнут более серьезные проблемы общего характера.

- Гибкость контроля. Данный вид контроля может осуществляться применительно к происходящим в управлении реальным изменениям.

- Простота контроля. Каждый из рассмотренных видов контроля должен быть максимально простым, так как простейшие методы контроля требуют меньших усилий по количеству привлекаемых специалистов для проведения контроля, а следовательно, более экономичны по затратам.

Передача информации в процессе контроля

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Выделяются четыре базовых элемента в процессе обмена информацией.

1. Отправитель- это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее.

2. Сообщение- сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов.

3. Канал- средство передачи информации.

4. Получатель- лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

Процесс коммуникации

Коммуникационный процесс– это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

Этапы процесса коммуникации

Этап посылки и кодирования значения начинается с идентификации индивида в рамках данного процесса и формулирования смысла и значения коммуникации. Затем идея кодируется, т.е. происходит трансформация передаваемого значения в послание или сигнал, включая выбор носителей информации или системы знаков. Носители организуются в определенную форму, в результате формируется послание, содержащее данные с определенным значением, которое должно быть получено с полным пониманием заложенного значения. Шифровка производится с помощью подходящих слов, символов, используемых для передачи информации. Отправитель определяет наиболее адекватный способ передачи.

1. Этап передачи предполагает поступление послания через передатчик в передающий канал, с помощью которого оно путешествует в направлении адресата. Передатчиками могут быть технические средства, химическое или физическое состояние среды, человек. В качестве каналов используются сама среда и технические устройства и приспособления.

В ряде случаев при обмене информацией желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации.

3. Этап получения заключается не только в фиксации получения послания, но и в значительной степени в его раскодировании в понятное и приемлемое значение. Осуществление передачи позволяет адресату принять сообщение.

4. Этап обратной связи представляет собой обмен ролями участников процесса коммуникации, при котором весь цикл повторяется снова, но в обратном направлении.