Вопросы и задания к четвертой теме

1. Какой раздел языкознания занимается изучением словарей? Дайте краткую характеристику трем словарям современного русского языка (по вашему выбору).

2. Объясните значение следующих лексикографических терминов: словник, словарная статья, иллюстрация, система помет, гнездовой, алфавитный и полугнездовой принцип расположения слов, толкование, оправдательные примеры.

3. Что такое нормативный и ненормативный толковый словарь? Какими средствами создается нормативность словаря? Какие вы знаете нормативные и ненормативные толковые словари?

4. Перечислите основные принципы расположения слов в словаре.

5. Каким словарем можно воспользоваться, чтобы:

а) узнать варианты произношения слова;

б) узнать значения слов пролонгировать, релятивный;

в) выяснить происхождение слова;

г) узнать значение выражения колосс на глиняных ногах;

д) узнать значения одинаково звучащих слов (Панама – панама);

е) уточнить значение слова и выбрать верный вариант (пустой – пустынный; туристский – туристический).

6.    Какие отличительные особенности словаря В.И. Даля делают его уникальным явлением русской лексикографии?

7.    В толковом словаре В.И. Даля словарная статья ДУША включает, среди прочих, слова душесловие, душеслов, которые автор предлагал в качестве русских синонимов к иноязычным по происхождению словам. Каким? Какое значение имеют эти слова?

Тема пятая.

Культура деловой речи

Вопросы для обсуждения

1. Общая характеристика официально-делового стиля.

2. Языковые особенности официально-делового стиля.

3. Текстовые и языковые нормы документов. Случаи нарушения грамматических норм в устной деловой коммуникации и в языке деловых бумаг.

4. Письменная деловая речь. Типы служебных документов. Административный речевой этикет. Язык и стиль рекламной деловой корреспонденции.

5. Устная деловая речь.

1. Общая характеристика официально-делового стиля

Официально-деловой стиль – это та разновидность современного русского литературного языка, которая функционирует в сфере правовой и административной общественной деятельности.

В устной форме этот стиль реализуется при официальном общении, в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах, а в письменной форме – в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, в деловой переписке и т.п.

В сфере применения деловой речи выделяются следующие подстили: дипломатический, юридический, собственно официально-деловой (канцелярский).

Основными особенностями официально-делового стиля, влияющими на отбор языковых средств, являются: преимущественно письменная форма и официальныйхарактер изложения; информативная насыщенность (максимум информации при минимуме языковых средств); точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей, и языковой стандарт, т.е. стремление к выражению мысли единообразным способом.

2. Языковые особенности официально-делового стиля.

Среди языковых особенностей стиля можно отметить следующие:

- широкое использование слов и словосочетаний, имеющих окраску официально-делового стиля (надлежащий, вышеупомянутый, нижеподписавшийся, препровождается, получатель, вышестоящие органы, установленный порядок и др.);

- наличие большого количества слов, принадлежащих бухгалтерской, юридической и дипломатической терминологии (спрос, надбавка, контракт, законодательство, полномочия, юридическое лицо и др.);

- употребление архаизмов (сей, таковой, оный) и историзмов (Ваше высочество, Его превосходительство);

- полное отсутствие жаргонных, просторечных, диалектных слов и выражений, а также слов с эмоционально-экспрессивной окраской.

Среди имен существительных весьма употребительны в официально-деловом стиле существительные – названия людей по признаку действия или отношения (наниматель, квартиросъемщик, истец, усыновитель). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются только в форме мужского рода (свидетель Савельева, истец Горбунова, сотрудник милиции Ерохина). Форма глагола настоящего времени в официально-деловом стиле употребляется в значении, которое определяется как «настоящее предписания». Значение такой формы настоящего времени состоит в том, чтобы указать на действие, которое законом предписывается произвести, т.е. следует сделать (При невозможности для защитника явиться в указанный срок следователь принимает меры, предусмотренные частью 3 статьи 47 настоящего Кодекса.).

Синтаксической «приметой» официально-делового стиля является большое количество пассивных конструкций, конструкций перечисления, значительное число сложных предложений, причастных и деепричастных оборотов, употребление именных цепочек с использованием родительного падежа (в целях широкой гласности работы органов государственного контроля…), а также словосочетаний, включающих сложные отыменные предлоги (в целях, в отношении, в силу, на предмет и т.п.) или предлог по для обозначения временных отрезков (по достижении совершеннолетия).

Отмеченные выше особенности официально-делового стиля являются объективным фактом, их использование в текстах деловых бумаг закономерно и закреплено традицией.

3. Текстовые и языковые нормы документа.

Случаи нарушения грамматических норм в устной

деловой коммуникации и в языке деловых бумаг.

Специфика культуры письменной официально-деловой речи заключается в том, что она предполагает владение двумя нормами – текстовой и языковой.

Текстовые нормы связаны со сложившейся официально-деловой ситуацией, которая диктует выбор соответствующих документов и определяет семантическую и формальную организацию текста документа и его частей, т.е. регламентирует построение текста документа.

Выбор жанра документа (приказ, расписка, резюме и т.д.) обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Текст документа имеет три главных параметра: набор реквизитов (отдельных необходимых элементов), расположение их в определенной последовательности, пространственное расположение.

Для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста. Текстовые нормы документа различают три степени жесткости:

1. Образец-матрица. Он характеризуется фиксированием всех основных параметров текста:

а) набором элементов (реквизита);

б) их последовательностью;

в) их пространственным расположением.

Для него существуют особые бланки с необходимыми реквизитами. Это, например, доверенность, справка.

2. Образец–модель. Он дает бóльшую свободу. Здесь фиксируются два основных параметра текста:

а) набор реквизитов;

б) их последовательность.

Это, например, деловое письмо, заявление.

3. Образец-схема. Характеризуется одним параметром – набором реквизитов. Например, объяснительная записка.

К языковым нормам документа относятся точность, логичность, однозначность, краткость и стандартизация текста, для чего используются готовые речевые формы, клише. В тексте не должно быть эмоциональности, субъективности, оценочности и разговорности.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.    

Важное требование, предъявляемое к деловой речи, – соблюдение норм современного русского литературного языка. О лексических нормах и случаях их нарушения уже шла речь в теме второй «Культура речи и стилистика». Остановимся на типичных случаях нарушения грамматических норм в устной деловой коммуникации и языке деловых бумаг.

Грамматические нормы подразделяются на морфологические (образование форм различных частей речи) и синтаксические (образование синтаксических единиц). Нарушение последних связано обычно с несоблюдением порядка слов в предложении, незнанием правил согласования и управления, а также правил использования причастных и деепричастных оборотов. В ситуациях устного делового общения, в деловых бумагах и документах типичными являются следующие случаи нарушения грамматических норм:

1. Неправильное употребление падежей. Наиболее частотным является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Ошибочными являются такие конструкции, как сообразно имеющихся знаний, меры, предпринимаемые в отношении Иванова И.И., согласно приказа, благодаря принятых мер, вопреки обещания. Надо писать сообразно имеющимся знаниям, меры, предпринимаемые в отношении к Иванову И.И., согласно приказу, благодаря принятым мерам, вопреки обещанию (Дат. п.).

Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.

2. Ошибки при употреблении несклоняемых существительных. Род несклоняемых существительных определяется по значению слова, связанному в большинстве случаев с понятием одушевленности / неодушевленности: твой протеже – твоя протеже. Иногда род несклоняемого существительного определяется по роду слова, которое является для таких существительных общим и склоняемым: Тбилиси – м.р. (город); Миссисипи – ж.р. (река).

Род сложносокращенных несклоняемых существительных зависит, как правило, от рода опорного слова словосочетания: ООН – ж.р. (Организация Объединенных Наций); МИИТ – м.р. (Московский институт инженеров железнодорожного транспорта).

3. Ошибки при употреблении сложносоставных существительных. Такие существительные могут быть одушевленными и неодушевленными: конференц-зал, генерал-губернатор, женщина–космонавт.  У одушевленных существительных род определяется по слову, указывающему на пол лица: женщина-космонавт – ж.р.; у неодушевленных существительных род определяется по роду первого слова: музей-квартира – м.р.; школа-интернат – ж.р.

Если составное существительное имеет в своем составе несклоняемое существительное, то род определяется по роду склоняемого слова: шкаф-купе – м.р.

4. Ошибки при склонении имен собственных. Следует помнить, что  склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о (Шило, Сметана); не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ко (-енко), -ово (Седых, Долгих, Шевченко, Дурново, Живаго). Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я (творчество Кафки, песни Окуджавы). Русские и иноязычные фамилии на согласный звук склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре: заявление Александра Тодчука, письмо Анны Тодчук, просьба супругов Тодчук.

К неизменяемым именам собственным относятся иноязычные существительные с основой на гласный: Онтарио, Сочи, Гессе, Рабле; иноязычные женские имена с основой на твердый согласный: Кармен, Элен, Эдит; названия–аббревиатуры, образованные сложением первых букв: РГПУ, ЧТЗ и др., а также образованные сложением первых звуков, если последний – гласный: МГИМО, МИСИ.

5. Ошибки при употреблении полной и краткой формприлагательных. В официально-деловой речи краткие формы имен прилагательных в функции сказуемых более употребительны, чем полные. Полные формы ощущаются как разговорные и даже просторечные: Изменение графиков отпусков сотрудников нежелательное (более уместно: нежелательно).

6. Ошибки при употреблении числительных. Несклонение или неполное склонение сложных и составных количественных числительных в устной речи является нарушением общелитературной нормы: Депутат встретился с пятьсот шестьдесят шестью представителями избирателей округа (правильно: с пятьюстами шестьюдесятью шестью).

Если у существительного нет формы единственного числа (сутки, ясли, ножницы и т.п.), а составное числительное оканчивается на 2, 3, 4 и требует после себя род.п., ед. ч., следует пользоваться синонимичным выражение с заменой существительного или вставкой другого слова для изменения падежа и числа: Я был в командировке двадцать три дня (слово сутки заменили словом день) или Я был в командировке в течение двадцати трех суток.

При склонении составных порядковых числительных изменяется только последнее слово, являющееся простым порядковым числительным, а остальные слова – простые порядковые числительные – остаются неизменными: одна тысяча семьсот девятый; две тысячи (род. п.) восьмой.

Наибольшее количество ошибок возникает при употреблении собирательных числительных. Следует помнить, что собирательные числительные не сочетаются с неодушевленными именами существительными и существительными, обозначающими лиц женского пола и названия животных, кроме детенышей. Ошибочными являются словосочетания трое работниц, семеро волков.

7. Нарушение правил употребления деепричастных оборотов. Следует помнить, что в документах деепричастным оборотом следует начинать фразу. Например: Учитывая…; Считая…; Принимая во внимание…; Руководствуясь… и т.п.

Кроме того, составители деловых бумаг часто забывают (или не знают), что в предложении с деепричастным оборотом оба действия – главное, выраженное сказуемым, и добавочное, выраженное деепричастием, - должны осуществляться одним и тем же лицом – подлежащим:  Выяснив, что объем производства уменьшился, возникает вопрос о причине этого. (Правильный вариант: Выяснив, что объем производства уменьшился, задумались / поставили вопрос о причине этого.)

Деепричастный оборот не употребляется, если действие, выраженное сказуемым, и действие, выраженное деепричастием, относятся к разным лицам: Глядя на то, как игнорируются приказы руководства, возникает резонная мысль о необходимости немедленно изменить эту ситуацию. (Исправленный вариант: Когда видишь, как игнорируются приказы руководства, возникает резонная мысль о необходимости немедленно изменить эту ситуацию.)

Нельзя использовать деепричастный оборот и в безличных предложениях, где нет ни логического, ни грамматического подлежащего, при отсутствии неопределенной формы глагола: Получив предписание, уже было слишком поздно. (Правильно: Когда получили предписание, уже было слишком поздно. Или: Предписание получили слишком поздно.)

Деепричастный оборот не употребляется и в тех случаях, когда предложение представляет собой пассивную конструкцию (субъект действия пассивной конструкции не совпадает с субъектом действия в деепричастном обороте): Проанализировав деятельность предприятия, были сделаны следующие выводы…(Правильно:  Проанализировав деятельность предприятия, сделали следующие выводы…).

8. Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии, постановление о кадрах и т.п.), однако наблюдаются случаи злоупотребления этим предлогом: Директор завода отметил о важности поставленной задачи (надо: отметил важность).

Следует также знать, что конструкции с предлогом по (в значении «после») требуют употребления существительного в форме предложного падежа: По истечении указанного срока можно будет снова вернуться к этому вопросу. Вход в лабораторию только по предъявлении пропуска.

Предлоги благодаря, согласно, вопреки сочетаются с существительными в дательном падеже: благодаря удачной работе.

Имеют место и ошибки, связанные с неправильным написанием предлогов в течение, в продолжение, вследствие, ввиду (в течение всего срока действия; в продолжение месяца; вследствие болезни; ввиду отсутствия).

9. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. В письменной речи (в отличие от устной) информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, и, следовательно, самое существенное, то, ради чего и создается предложение, должно располагаться в конце его. В фразе «Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию» непонятно – расценки уточняются в конце года  или расценки уточняются для определения фонда оплаты. Это предложение должно быть составлено так: Для определения фонда оплаты расценки на продукцию уточняются в конце года.

Таковы некоторые ошибки, наиболее часто встречающиеся в ситуациях устного делового общения, а также в деловых бумагах и служебных документах.

4.  Письменная деловая речь.

Типы служебных документов.

Административный речевой этикет.

Язык и стиль рекламной деловой
корреспонденции

В официально-деловом стиле речи преобладает письменная форма его реализации (деловые письма, личные и управленческие документы, другие деловые бумаги – всего около 60 видов).

Особенностью официально-делового стиля является унификация документов, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов. Унификация необходима для сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости.

Вторая особенность – стандартизация – форма юридического закрепления унификации. В их рамках создана Единая государственная система документации, изданы ГОСТы, развивается система, связанная с электронными видами коммуникации.

Типы служебных документов. Документ – это деловая бумага, обладающая юридической силой. Документ состоит из отдельных элементов, которые называют реквизитами. Основные функции документа следующие: информационная, коммуникативная, управленческая, правовая.

Определение служебный документ  разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Все служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

- личные документы (заявление, доверенность, автобиография, резюме);

- управленческие, или организационно-распорядительные, документы (для внутреннего пользования), которые, в свою очередь, делятся на несколько систем:

- административно-организационные документы (контракт, план, устав, отчет, правила);

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, постановление, инструкция);

- информационно-справочные (докладная записка, акт, справка);

- деловые письма (сопроводительные, инициативные, гарантийные), посредством которых организации устанавливают и поддерживают контакты, обмениваются информацией, ведут переговоры; деловая переписка оформляет экономические, правовые, финансовые формы деятельности предприятия;

- коммерческая корреспонденция (письмо-рекламация, письмо-запрос, письмо–ответ) – переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта; коммерческие письма составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу;

- финансовые иучетные документы.

Заявление как образец личного документа содержит просьбу какого-либо лица и адресовано организации или должностному лицу учреждения. Текст заявления состоит из двух частей: просьбы и мотивировки просьбы. В заявлении используются конструкции прошу разрешить/ предоставить…; в связи с тем, что…; на основании того, что…

Доверенность – личный документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие. Схема документа: кто – кому – что. Обязательным элементом является подпись заверителя.

При поступлении на работу часто требуется автобиография. Автобиография пишется от 1-го лица и содержит следующие сведения: факты биографии, работы, учебы.

Среди самых распространенных административно-организационных документов является контракт (договор) – соглашение двух сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Договор заключается между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, между организациями.

Основные части контракта – предмет контракта (купля-продажа, предоставление работы или услуг), условия и сроки оплаты, порядок расчетов, ответственность сторон, сроки, адреса сторон.

Самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления, является приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он издается по основным вопросам, например: по вопросам внутренней жизни учреждения, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации предприятия или его структурных частей, по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников. Различают приказы по личному составу и по основной деятельности.

Текст любого распорядительного документа должен иметь заголовок, который начинается с предлога о (об) с большой буквы: О назначении… Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – это введение в существо вопроса. В ней перечисляются факты, события. Она необязательна, если не надо давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. Это решение руководителя. Она начинается со слов приказываю, предлагаю, постановляет и т.п.

Административно - организационным документом является и распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках должностной компетенции. Распоряжение издается по оперативным вопросам организационно-хозяйственной деятельности. Его текст содержит конкретное задание, указание на ответственность исполнителя, сроки.

Докладная записка – документ информационного характера, который адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирует его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, а также содержит выводы и предложения составителя.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, дипломного проекта) или объясняющий причины какого-либо события, поступка. Объяснительная записка составляется в произвольной форме и, в отличие от докладной записки, не имеет заголовка.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт (подтверждение места учебы или работы, занимаемой должности, заработной платы, места проживания и т.п.).

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события. Чаще всего акты составляются комиссиями.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. В первой части указываются основания для составления акта. Во второй – излагаются цели, задачи и существо работы, результаты проделанной работы. В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Акт подписывают председатель комиссии и все составители.

Документы для внешнего пользования, называемые деловыми письмами, применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

 Сопроводительное письмо, например, информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств и имеющий повышенную правовую функцию.

Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, запрос информации.

Письмо-подтверждение используется, когда необходимо подтвердить получение документов или материалов.

Письмо - ответ содержит решение, принятие предложения, например, или отказ от него.

Коммерческое письмо составляется при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Одной из его разновидностей является рекламация (претензия) – документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Оформление деловых писем осуществляется в соответствии с ГОСТ 6.38 – 90. Этим стандартом определяются содержание и форма, а также место проставления на бланке документов реквизитов делового письма: авторские реквизиты, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они есть), подписание, отметка о составителе.*

Первое и главное требование к деловому письму – убедительность, а значит, доказательность. Каждый вид письма имеет свою языковую формулу, т.е. устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер управленческой функции. Так, в письме-просьбе используются, например, такие речевые клише, как обращаемся к вам с просьбой; просим вас направить; мы хотели бы получить и т.п.

Административный речевой этикет. В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания:

1. В деловых бумагах наиболее распространены следующие формы обращения: Уважаемый…, или Уважаемый…! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер, а знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение же в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

2. Имеет свою специфику и текстовое употребление слов товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.). Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов ХХ века, в последние годы вытесняется словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется в тех случаях, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правовых отношений.

3.  В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу, вместо я выполнил  пишут мною выполнено. (Исключение: нельзя употребить выражение мною решено; правильно – я решил.) В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

4. Административный речевой этикет требует особой осторожности при пользовании местоимением он в служебных документах. Во избежание обезличивания или фамильярности в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которого она составляется.

5. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном, доброжелательном тоне; текст должен быть предельно корректным. Не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т.п. Не допускается побуждать адресата к спешке. Для получателя деловой корреспонденции обязателен оперативный ответ в виде письма или факса.

Подсказать выбор необходимых слов и выражений в каждом конкретном случае могут только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций.

Язык и стиль рекламной деловой корреспонденции. В последнее время в практике деловой переписки наметилась тенденция к свободе в выборе языковых средств, стремление к персонифицированному стилю изложения. Это проявляется в первую очередь в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции, особенно в документах информационно - рекламного характера: товарное предложение, сообщение о видах производимой продукции и услуг, резюме. Особенность таких писем заключается в том, что к ним предъявляются такие требования, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес, что обусловливает творческий подход к составлению писем и широкое использование средств языковой выразительности. Так, получили распространение оценочные конструкции типа разумная ценовая политика, надежные (добрые) партнерские отношения, гибкая система скидок, безупречная работа и др.

Информативность, убедительность – основные требования к текстам деловых посланий. Однако информационное рекламное письмо, как уже отмечалось, должно отличаться еще и нацеленностью на интересы, т.е. содержать конкретные коммерческие предложения; информация должна быть достаточной для удовлетворения потребителя и в то же время не избыточной.

Резюме – одна из разновидностей информационных рекламных писем. Оно представляет собой краткое письменное изложение биографических данных, информации об образовательной подготовке и профессиональной деятельности, личных качествах претендента на ту или иную должность.

В отличие от автобиографии, которая тоже содержит эти сведения, задача резюме – выигрышно подать эти сведения соответственно конкретной вакансии. Резюме составляется с целью добиться интервью с работодателем, на которого умело составленный и представляющий соискателя в выгодном свете документ может произвести благоприятное впечатление, что увеличивает шансы получить работу.

Хотя не существует единого стандарта для написания данного документа, основные требования к его составлению просты: краткость, точность, ясность, конкретность, честность, избирательность (отбирается только важная информация), активность (не участвовал, а делал). При этом главная задача составителя резюме – как можно более выигрышно (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою трудовую деятельность.

В типовое резюме включается следующая информация: фамилия, имя, отчество составителя документа; домашний адрес и контактный телефон; дата и место рождения; гражданство; семейное положение; наименование вакансии, на которую претендует соискатель; образование (указывается год окончания и полное название учебных заведений); опыт работы (организации перечисляются в обратном хронологическом порядке с указанием даты поступления на работу и увольнения, должности, основных служебных обязанностей); дополнительные сведения (знание иностранных языков и языков программирования, навыки работы на компьютере, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, личностные качества и т.д.); наличие рекомендаций.

Не последнюю роль играет внешний вид резюме. Документ должен быть составлен аккуратно, на чистом листе бумаге и без орфографических, пунктуационных и речевых ошибок. Все эти «мелочи» свидетельствуют о степени аккуратности потенциального работника, его организованности и уважении к будущим коллегам.

Образец

Резюме

Петров Петр Петрович

Адрес: 125125, г. Москва, ул. Свободы, д.1, кв. 101

Телефон: 121-21-21

Возраст: 1980 г.р.

Гражданство: РФ

Семейное положение: холост

Цель:получение должности менеджера по рекламе.

Образование:

2002 – 2003 Учебный центр подготовки специалистов по рекламе.

1997 – 2002 Московский государственный технологический

университет (Станкин); присвоена квалификация

инженер-технолог (диплом с отличием).

1996 – 1997 Компьютерные курсы.

Опыт работы:

2003 – наст время Рекламная компания «МВС», менеджер по  рекламе: поиск клиентов, работа с оформителями, клиентами.

Дополнительные сведения:

Владею всеми системами программирования.

Английский язык свободно, немецкий технический со словарем.

Самостоятелен, контактен, умею работать в команде.

Увлекаюсь психологией, изучаю менеджмент.

5.  Устная деловая речь

Как уже отмечалось, особенностью официально-делового стиля речи является преобладание письменной формы его реализации. Между тем в устном деловом общении широкое распространение получили такие его формы, как деловая беседа, деловое совещание, собеседование, телефонный разговор (подготовленный или частично подготовленный).

Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчинение установленным правилам и ограничениям. Существуют так называемые писаные и неписаные правила поведения. Регламентированность (протокол) предполагает соблюдение норм делового этикета, который отражает накопленный опыт, нравственные установки определенных социальных групп и людей разной национальности. Протокол предписывает, как вести себя в деловой обстановке, на совещании, переговорах, а также как одеваться, что дарить и многое другое. Очень важная роль отводится при этом речевому этикету. В настоящее время создана целая система речевых формул для каждой речевой ситуации.

Регламентированность делового общения означает и ограниченность его временными рамками. Деловые встречи имеют строгий регламент. Для этого заранее намечается круг обсуждаемых проблем и проводится тщательная подготовка к встрече.

При общении очень важно создать благоприятный психологический климат. Для этого рекомендуется следующее:

- приветствовать собеседника искренней улыбкой, доброжелательным взглядом, обращаться к нему по имени-отчеству или используя принятые в той или иной стране обращения;

- демонстрировать свое желание понять позицию собеседника, ориентироваться на ожидаемый собеседником результат;

- стараться выявлять положительные качества собеседника;

- учитывать эмоциональное состояние собеседника;

- подчеркивать равенство позиций, вести себя спокойно и уверенно;

- эмоционально поддерживать разговор;

- выражать искреннее одобрение (все люди любят, когда их хвалят, отмечают их достоинства);

- говорить комплименты (любую деловую беседу, коммерческие переговоры можно начинать с них; чем больше человек делает комплиментов, тем больше он их получает).

Важная особенность делового общения – строгое соблюдение его участниками ролевого амплуа: начальник – подчиненный, партнеры, коллеги и др.

Как считают психологи, каждый из нас в общении представляет тот или иной тип. В зависимости от роли в общении, типа характера выделяют различные группы. В настоящее время созданы целые системы определения типа личности исходя из различных признаков, на основе которых в деловом общении выделены 4 типа людей:

- активный (играет роль человека, полного сил);

- пассивный (прикидывается глупым и беспомощным, так называемая «казанская сирота»);

- соревнующийся (как боец на турнире);

- безразличный (играет роль, выбивая уступки).

Любопытным является так называемый психогеометрический подход к типологии личности, обоснованный американским психологом С. Деллингером. Этот подход основан на том, какую геометрическую фигуру предпочитает человек - квадрат, треугольник, прямоугольник, круг или зигзаг.

«Квадрат» любит трудиться, предпочитает стабильность и порядок, живет по плану.

«Треугольник» - лидер и прагматик; энергичен, решителен, честолюбив, несамокритичен;  он детонатор межличностных отношений.

«Прямоугольник» недоволен собой, непоследователен, тяготеет к поддержке.

«Круг» стремится к гармонии отношений, доброжелателен, умеет сопереживать, старается угодить всем, часто нерешителен. 

«Зигзаг» любит заострять конфликт, стремится к независимости, чувствует настроение людей, доводит дело до конца; остроумен, несдержан, экспрессивен.

В деловом общении демонстрируются и плюсы, и минусы индивидуальных особенностей человека. Поэтому в процессе делового общения нужен самоанализ и постоянный контроль над собой.

Деловая беседа – наиболее распространенная форма делового общения. В современной деловой коммуникации под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем.

В деловой беседе обычно преследуются практические намерения: получить нужную информацию или обменяться ею; договориться по интересующему партнеров вопросу; убедить партнера в правильности принимаемого решения; установить контакт, деловые отношения, соблюдая при этом определенный статус, и т.д. Характер деловой беседы определяется профессиональными и деловыми интересами ее участников, также типом отношений – горизонтальных или вертикальных:

- отношения по вертикали – это субординационные отношения, характеризующиеся подчинением младшего старшему по чину;

-горизонтальные отношения предполагают участие в совместной деятельности на принципах сотрудничества, взаимопонимания, с учетом общих интересов.

В настоящее время в деловой жизни России наблюдается переход от субординационных к субординационно - партнерским отношениям.

Деловые беседы могут быть официальными и неофициальными, с соблюдением формальностей или без них. По характеру обсуждаемых вопросов они делятся на: 

- кадровые (прием на работу, увольнение, перемещения);

- дисциплинарные (связанные с должностными обязанностями, производственной дисциплиной);

- организационные (связанные с выполнением поручений и заданий);

- творческие (посвященные разработке новых концепций и идей).

Беседа строится исходя из трех принципов:

- сознательный настрой на уровень собеседника, учет его личностных особенностей, интересов, опыта;

- рациональная организация беседы;

- простота, логичность, нормативность языка (культура речи).

Знание правил проведения деловых бесед повышает заинтересованность партнеров, способствует принятию решений, в конечном счете - повышает эффективность деятельности организации.

Для проведения деловой беседы важен подготовительный этап: заранее определяется предмет беседы, место, время, круг вопросов, готовятся документы, схемы, доводы, обсуждается предполагаемый результат. Готовясь к важной деловой беседе, надо заранее определить (лучше записать) следующее:

- как будет начат разговор,

- какие будут аргументы,

- каких возражений следует ожидать,

- как их опровергать,

- как закончить беседу.

В беседе, как и в любом тексте, выделяют три основные части:

 1) начало - установление контакта с деловым партнером (как правило, общение начинается с нейтральной темы, интересной обеим сторонам); 

2) основная часть – обсуждение поставленных вопросов (инициатор беседы аргументированно излагает свое видение проблемы, выслушивает мнение партнера);

3) заключает беседу диалог, уточняющий позиции; инициатор резюмирует высказывания и формулирует основные выводы.

Очень важно начало беседы, т.к. по первым фразам складывается впечатление о человеке. Первые фразы решают, состоится разговор или нет. Правильное начало предусматривает указание цели беседы, объявление последовательности рассматриваемых вопросов.

В начале беседы рекомендуется избегать проявлений признаков неуверенности или неуважения к собеседнику. Не следует первыми же вопросами заставлять собеседника занимать оборонительную позицию.

Существует четыре основных приема начала деловой беседы:

- снятие напряженности (комплимент, шутка, добрые слова);

- зацепка (кратко изложить ситуацию, использовав сравнение, личные впечатления, какое-то событие);

- стимулирование игры воображения (постановка множества вопросов по ряду рассматриваемых проблем);

- прямой подход (переход прямо к делу без вступления).

Следующий этап беседы – информирование собеседника. Передача информации предполагает обращение к собеседнику с вопросами. Известно: кто правильно задает вопрос, тот получает правильный ответ.

Вопросы позволяют направить процесс беседы в нужное русло, перехватить и удержать инициативу, показать свою информированность, подтолкнуть собеседника перейти от слов к делу. Так, например, существуют закрытые вопросы, на которые можно отвечать «да» или «нет». Они сужают пространство для маневра у вашего оппонента. Их используют тогда, когда нужно ускорить получение согласия.

Открытые вопросы требуют объяснения; они начинаются со слов «что», «как», «почему» и т.п.

Цель риторических вопросов – вызвать новые вопросы и указать на нерешенные проблемы.

 Переломные вопросы удерживают беседу в нужном направлении. Они задаются в том случае, когда уже есть информация по одной проблеме и вы хотите переключиться на другую или когда вы почувствовали сопротивление собеседника и пытаетесь его преодолеть.

Вопросы для обдумывания вынуждают собеседника размышлять, тщательно обдумывать и комментировать то, что сказано.

Кроме тактики вопросов существует тактика ответов:

- прежде чем ответить, следует сделать паузу не менее 8 секунд;

- сложный вопрос следует разделить на составляющие вопросы и отвечать прежде всего на тот, что представляет интерес;

- если вопрос труден по содержанию, то необходимо попросить собеседника повторить вопрос, затем самому повторить его так, как вы его поняли; попросить время на размышление; отвечая, попробовать привести аналогичный пример из собственного опыта;

- на провокационные вопросы лучше не отвечать;

- чем эмоциональнее вопрос, тем короче должен быть ответ;

- не следует поддаваться попыткам увести вас от темы обсуждения;

- если при ответе вас неправильно поняли, признайте свою вину, сказав, что вы не очень удачно сформулировали свою мысль, и попробуйте сформулировать мысль еще раз.

Следующая фаза беседы – аргументирование. В аргументировании выделяют две конструкции: доказательную аргументацию, когда что-то доказывается, и контраргументацию, когда что-либо опровергается. Следует помнить, что излишняя убедительность вызывает сопротивление собеседника, поэтому в разговоре предпочтительными являются следующие конструкции: Вы не находите, что…; Сейчас вы сможете убедиться, что… и т.п.

Если собеседник возражает, необходимо выслушать возражения, не спешить с ответом, уточнить суть спора. Чтобы подчеркнуть свое решение или желание пойти на компромисс, можно использовать такие конструкции: Думаю, что мы все выиграем, если… Может быть, рассмотрим иные условия?.. Это требует дополнительного обсуждения…

Отвечая на некорректные вопросы (коммерческая тайна, личная жизнь и др.), можно применить следующие уловки: ответ вопросом на вопрос; игнорирование; перевод разговора на другую тему; демонстрация непонимания; юмор, ирония.

Заключительная часть беседы служит ее оценкой. Успешно завершить беседу – значит достигнуть заранее намеченных целей. В заключение беседы должны быть сформулированы ее идеи в утвердительной форме; должна быть составлена письменная запись беседы, являющаяся уже документом.

Когда решение принято, беседа закончена, необходимо поблагодарить собеседника за работу или сотрудничество, уделенное внимание, попрощаться с ним, подчеркнув, что он будет доволен своим выбором, принятым решением, например: «Завершая встречу, с чувством удовлетворения хочу подчеркнуть, что она была конструктивной и результативной, и благодарю всех участников встречи, сделавших для этого все от них зависящее».

Выделяют 10 факторов, способствующих успеху деловой беседы: профессионализм, ясность, наглядность, четкий ритм, постоянная направленность, повторение основных положений, элемент внезапности, насыщенность рассуждений, рамки передачи информации, юмор.

Мешает нормальному ходу диалога бестактное обрывание на полуслове, неоправданное лишение кого-то возможности высказать свое мнение, игнорирование или высмеивание аргументов партнера, подтасовка фактов, необоснованные подозрения, голословные утверждения и т.д.

Разновидностью деловой беседы является телефонный разговор.

Деловой телефонный разговор – это контактное по времени, но дистантное в пространстве общение собеседников.

Беседа по телефону имеет ряд преимуществ, которых лишены другие средства коммуникации, а именно:

 немедленное установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии;

непосредственный обмен информацией в форме диалога и возможность достичь договоренности, не дожидаясь личной встречи;

экономия средств на организацию деловых контактов других видов.

Телефонные разговоры занимают в жизни человека большое и важное место. На них, к примеру, тратится до 27% рабочего времени. Кроме того, если человек не владеет культурой телефонного общения, то это существенно влияет на его авторитет.

Телефонный разговор, как уже отмечалось, самый быстрый и простой способ установить деловой контакт. Каждый разговор в среднем длится от 3 до 5 минут. Значит, надо говорить кратко, уметь мгновенно перестраиваться, помнить об отсутствии визуального контакта, вследствие чего собеседником прежде всего анализируется голос и манера передачи информации, владение речевой культурой.

Вопреки распространенному взгляду на телефонный разговор как неподготовленный и спонтанный, телефонные деловые переговоры принципиально моделируемы, организация и последовательность их поддается планированию.

Можно использовать, например, специальный бланк, в котором расписать будущий телефонный разговор с учетом прогнозируемых ответов:

Дата__________________________                   

Время_________________________

Номер телефона________________

                         (Ф.И.О. абонента, организация)

Вопросы                     Прогнозируемые ответы           Ответы

(записываются заранее)   (записываются заранее)        (записываются 

                                                                                      по ходу беседы)

1.                                    1.                                       1.              

2.                                    2.                                       2.            

3.                                        3.                                       3.             

Выводы___________________________________________________

(достигнутый результат, полученные сведения, дальнейш. действия)

Исполнитель________________________________________________

Таким образом, необходимо предварительно продумать схему и содержание телефонного разговора и, кроме того, владеть определенным набором речевых формул, которые позволят расположить к себе собеседника, а также уметь контролировать длительность разговора, тактично его заканчивать.

Структура телефонного разговора такова:

взаимные представления – 20 сек;

введение собеседника в курс дела – 40 сек;

обсуждение ситуации – 100 сек;

заключительное слово – 20 сек.

Если звонят вам, надо поднять трубку до четвертого звонка, поздороваться, представиться, назвать организацию, отдел, при необходимости спросить: «Чем я могу вам помочь?» или «Могу я узнать, кто говорит?». Нельзя отвечать: «Да! Говорите!» или «Перезвоните! Все обедают!». Нельзя спрашивать: «А кто это? Это какой номер?» или «Кто его спрашивает?» и т.п. Говорить по телефону нужно вежливо, спокойным ровным голосом, без амбиций и эмоций, без излишних пауз и слов-паразитов. Речь должна быть точной, краткой, понятной.

Если связь прервалась, то ее возобновляет звонивший. Важная информация обязательно записывается. Согласно этикету, разговор завершает его инициатор. Но если разговор затянулся, можно сказать: «Думаю, мы выяснили основные детали…» или «Мне было приятно обсудить все детали нашего сотрудничества…».

Исследователи утверждают, что человек принимает решение о продолжении разговора в первые 4 секунды. Поэтому начало беседы по телефону – очень важный момент. Специалисты советуют: прежде чем начинать разговор по телефону, нужно настроиться доброжелательно, улыбнуться. В процессе телефонного разговора при попытке партнера завершить беседу нужно указать на нечто, представляющее для него интерес. Надо не только заинтересовать собеседника, но и удачно завершить разговор, даже если цель не была достигнута. Сделать это можно, например, так: «До свидания, был рад общению с вами. Надеюсь на дальнейшее сотрудничество».

Не рекомендуется звонить домой до 9 часов утра и после 22-х часов. Не принято звонить домой незнакомым людям. Если все же обстоятельства вынуждают это сделать, то в таком случае необходима рекомендация или обращение к авторитетному человеку.*

В настоящее время при приеме на работу становится обязательным вид беседы, называемый собеседованием. Готовясь к нему, необходимо заранее подготовить ответы на следующие «каверзные» вопросы: что вы за человек, почему ищете работу, чем можете быть полезны фирме, каковы ваши сильные и слабые стороны, каким, по вашему, должен быть начальник, каковы ваши достижения, на какую зарплату вы рассчитываете. Необходимо помнить: во время собеседования ни один вопрос не задается просто так.

Идя на собеседование, надо приготовить блокнот и ручку, папку необходимых документов, потренироваться дома отвечать на вопросы: нужно говорить спокойно, внятно, уверенно, короткими предложениями, выделять голосом наиболее значимую информацию. Хорошо бы заранее узнать как можно больше о предполагаемом месте работы. Кроме того, следует тщательно выбрать одежду, почистить обувь, так как 55% успеха зависит от внешнего вида человека.

Входить в кабинет будущего работодателя нужно уверенно, не забывая об улыбке. Не надо наклоняться близко к собеседнику, скрещивать руки на груди. Лучше руки положить на стол.

Речь должна быть живой, без профессионального или уличного жаргона. Информацию о себе и о других следует подавать со знаком плюс. Нельзя говорить: «Мне 18 лет и я не имею опыта работы». Надо сказать: « Мне 18 лет, но я самостоятельный и серьезный человек, у меня хорошая теоретическая база, мне нравится работать с программами…». Нужно стремиться к тому, чтобы недостатки превратились в достоинства: «Да, я молод, но у меня много сил для учебы и профессионального роста». Отвечать на вопросы надо правдиво и взвешенно. Не следует забывать делать ненавязчивые комплименты фирме, куда вы пришли (коллектив, обстановка, оборудование). При собеседовании важно, чтобы сложился образ: профессионал, оптимист, энергичный, здоровый, коммуникабельный человек.

Уходя, нужно обязательно поблагодарить за внимание и потраченное на вас время и спросить, когда и как можно узнать о результатах собеседования.

Среди отрицательных факторов, мешающих успеху при приеме на работу, называют нехватку знаний по специальности, отсутствие интереса к компании, выраженное нежелание учиться, неудовлетворительный внешний вид, неумение изъясняться, незнание этикета, отсутствие карьерного плана и др.