Получение и кодирование поставляемой продукции

Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.

1. Приемка продукции. В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: а) нужного качества; б) в нужном количестве; в) от своего поставщика; г) в обусловленное время; д) за оговоренную цену.

В целях экономии времени, усилий и соответственно денег следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах составьте график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Предусмотрите при этом, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды материалов — по мере необходимости. Такие меры позволят, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

2. Документальное оформление поставок. Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара). Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки. Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены для определенной фирмы.

Документ доставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:

• название и адрес отправителя;

• описание продукции;

• количество мест;

• масса (вес) продукции;

• особенности транспортировки;

• название доставщика.

Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета. В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров.

Некоторые фирмы не используют приведенные виды уведомлений о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо проявить предусмотрительность и сохранить какие-то письменные документы. Не будет лишним в отдельном документе фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отделу закупок принять необходимые меры.

Проверка качества и количества полученной продукции

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

• дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;

• остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

• судебные иски;

• потеря доверия потребителей продукции фирмы из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий).

Применяемые на практике меры по обеспечению качества принимаемых товаров могут быть классифицированы следующим образом (табл. 4.1).

Таблица 4. I

Представление о взаимоотношениях, связывающих поставщиков и потребителей продукции с точки зрения ее качества, дает схема, приведенная на рис. 4.10. Движение воображаемого потока продукции может происходить следующим образом: отдел закупок отделения А1 получает детали от отделов технического контроля готовой продукции отделений А2 и Б2. Затем отдел закупок отделения А1 направляет эти детали в производственные цехи А1, где они подвергаются дальнейшей обработке и передаются затем в сборочный цех А1. После сборки продукция поступает в отдел технического контроля для окончательной проверки и далее направляется конечному потребителю.

Рис. 4.10. Движение продукции от поставщика к потребителю

Выбор поставщика