Принципы построения логистических информационных систем.

Информационная логистика

Одной из логистических систем является информация. Информация обеспечивает информационную связь внутри логистической системы между ее элементами, а также связь между логистической системы и внешней средой. Это необходимо для управления и контроля за выполнением логистических операций.

Необходимость информации.Информация необходима для управления логистическим процессом как в целом, так и на лю­бой его стадии.

Когда речь идет об отдельных (частичных) логистических процессах, то обычно количество и круг необходимой для управ­ления ими информации относительно невелик, а главное — бо­лее-менее доступен соответствующему участнику рынка.

Однако все усложняется, если возникает необходимость управления каким-то логистическим процессом в целом, т. е. та­ким процессом, в который вовлечено сразу несколько (много) разных участников, например несколько перевозчиков груза, не­сколько складских оранизаций и множество конечных получате­лей груза. Именно такого рода управление обычно позволяет значительно снизить совокупные издержки по доставке груза, но оно требует наличия единого «управляющего» этим процессом, к которому должна в оперативном режиме стекаться вся необходи­мая информация. В этом случае процесс управления доставкой груза от производителя до получателей уже невозможен без орга­низации нужных потоков информации, что обеспечивается соот­ветствующими средствами связи, вычислительными системами, кадрами специалистов и т. п.

Движение информации.Отличие движения информационных потоков от движения продукции состоит в том, что продукт (в нормальном случае) всегда движется в одном направлении — от места его производства к месту его употребления, или от про­изводителя к потребителю. Иное дело информация. Она всегда движется сразу в обе стороны: одни сведения передаются про­давцом (производителем) покупателю, а другие сведения переда­ются покупателем продавцу (производителю)

В самом общем плане можно сказать, что от покупателя сна­чала поступают сведения о том, что он желает купить, в каком количестве, по какой цене и т. п., а после заключения сделки — сведения об ее исполнении или неисполнении и др. По сути аналогичная по содержанию информация передается и продав­цом (поставщиком, производителем) покупателю либо в ответ на его информационные запросы, либо в порядке сопровождения поставляемого продукта (соответствующая документация и др.).

Технологически процесс движения информации, или работы с ней, находит свое выражение в таких его этапах, как:

• сбор информации — это получение определенных сведений из заданных источников с фиксацией последних, а также фиксация времени поступления информации и др.;

• обработка информации — это проверка на достоверность, классифицирование информации и ее предварительный анализ по заданным критериям и др.;

• хранение информации — это запись информации на носите­лях в форме, доступной (удобной) для еепоследующего применения (использования, поиска и т. д.);

• использование информации — это употребление информации для управления заданными рыночными (производственны­ми) процессами.

Технически информация обычно передается по электронным каналам связи и путем почтовых отправлений. Во втором случае процесс доставки информации обычно растягивается на доста­точно продолжительные периоды времени, что затрудняет управленческие процессы.

Типы информации.Состав имеющейся и передаваемой ин­формации может быть совершенно любой, но обычно он разли­чается по следующим критериям.

В зависимости от времени,к которому относится информа­ция, различают:

• текущую информацию — это информация, относящаяся к данному моменту (промежутку) времени;

• прошлую (отчетную) информацию — это информация, от­носящаяся к предшествующему времени;

• будущую (прогнозную) информацию — это информация, в которой содержатся сведения, касающиеся будущего пе­риода времени.

В зависимости от источника информацииона различается на:

•     оперативную информацию — это информация, которая яв­ляется результатом заключения рыночных договоров и дей­ствий самих участников рынка. Обычно это есть сведения околичестве и качестве товара, его стоимости, сроках дос­тавки, месте отправки и доставки, месте нахождения в те­кущий момент времени и т. п., т. е. все то, что отражено в заключаемых участниками рынка договорах (соглашениях) и в данных об их исполнении;

•     нормативную информацию — это информация, которая внешним образом задана участнику рынка и не меняется в зависимости от операций участника рынка. Сюда относит­ся информация законодательного характера, а также иные нормативы, которыми руководствуется участник рынка, например известные ему размеры цен и тарифов, времен­ные нормативы транспортных перевозок, ставки оплаты труда и др.

Информация может различаться по многим другим призна­кам, отражающим разнообразие хозяйственной и иной деятель­ности человека, например по назначению, по масштабам, по от­раслям экономики ит. д.

Носители информации. Носитель информации — это матери­альный способ ее фиксации. В зависимости от материального ти­паносители информации существуют двух типов:

•     документарные носители — это носители информации, ко­торые существуют в виде вещественных предметов, чаще всего в виде различного рода бумажных бланков, или про­сто — на бумаге. (В древности, когда бумаги не было, то информация записывалась на других носителях — папиру­сах, бересте, глиняных табличках, камнях и др.)- В услови­ях рынка такими документарными носителями являются письменные договоры, накладные, счета-фактуры и другие юридические и бухгалтерские документы;

•     бездокументарные (электронные) носители — это электрон­ные базы данных, или электронные носители информации (дискеты, диски, магнитные ленты и др.).

В настоящее время широко используются оба типа носителей информации, но тенденция состоит в том, что на электронных носителях хранится все больше информации по двум причинам: во-первых, они намного дешевле, чем документарные носители в расчете на единицу хранимой информации, а во-вторых, они го­раздо лучше подходят для процессов управления информацией, чем документарные носители, поскольку через посредство элек­тронной техники имеющаяся на них информация может исполь­зоваться намного эффективнее, чем информация на обычных до­кументарных носителях.

Электронные носители информации позволяют автоматизи­ровать многие процессы управления движением продукции, т. е. осуществлять управление ими вообще без участия человека.

Формы существования информации.Информация существует в следующих основных формах:

• знаковая информация — это информация, которая сущест­вует в виде распознаваемых человеком знаков (цифры, бу­квы (слова), символы, ноты, схемы и т. п.);

• предметная информация — это информация, которая суще­ствует в виде материально-осязаемых предметов (изобра­жение, звуки идр.).

Знаковая информация может использоваться как самим че­ловеком, так и автоматизированными системами управления. Ее преимущество состоит в том, что она может быть «понятна» ма­шине, а не только человеку. Предметная информация предназначена для ее использования в процессе управления преимуще­ственно самим человеком.

Информация как рыночный и как производственный ресурс.Хотя информация не есть вещественный продукт, но ее сущест­вование требует существенных материальных и трудовых затрат. Это могут быть затраты двух типов:

• затраты на носители информации — это расходы, которые несет участник рынка на покупку носителей информации и/или на их создание. Сюда включаются расходы на по­купку электронных носителей информации и расходы, свя­занные с документооборотом, который пока еще необхо­дим для любого рыночного процесса. Покупка электрон­ных носителей обычно обходится не дороже, чем расходы на приобретение бумажных носителей информации (бума­га, бланки и другие канцелярские товары);

• затраты на сбор и поддержание информации. Эти расходы существенно различаются по своей структуре и размерам в зависимости от того, организован ли информационный процесс преимущественно в электронном виде или преиму­щественно в виде трудового процесса. В первом случае ос­новными затратами являются расходы на покупку компью­терных средств и средств связи и в меньшей степени — рас­ходы на оплату труда соответствующих работников. Во втором случае основными всегда являются затраты на опла­ту труда всевозможных служащих, количество которых име­ет тенденцию к росту по мере увеличения и усложнения первичной информации, необходимой в управленческом процессе.

Компьютеризация информационных процессов позволяет не только существенно сокращать расходы на информационное

обеспечение управленческих процессов на рынке, но она еще позволяет создавать такие управленческие системы, которые просто были невозможны при традиционном, т. е. чисто «чело­веческом», информационном процессе.

В результате информационное обеспечение превращается из, так сказать, просто рыночного («затратного») ресурса в собст­венно технологический ресурс современного производственного или иного рыночного процесса. Информация теперь уже не про­сто то, что требует каких-то затрат на свое существование, а, бу­дучи встроена в автоматизированные управленческие системы, она становится неотъемлемой составной частью самого процесса производства (транспортировки, складирования и т. д.).

Информационные системы и их виды.В логистике информаци­онная система — это совокупность вычислительных систем, средств связи и баз данных, необходимых для управления логи­стическими процессами, или процессами доставки продукции от производителя к еепотребителю в широком смысле, т. е. вклю­чая и такого рода процессы, имеющие место у самого участника рынка, например, в процессе производства, транспортировки или даже хранения на складе.

Информационные системы в логистике взависимости от уровня управления разделяются на информационные системы исполнителей и информационные системы руководителей раз­личного уровня.

В зависимости от предмета управления логистические ин­формационные системы участника рынка обычно разделяются на следующие взаимосвязанные системы:

• объемно-календарного управления — это информационные системы, которые нацелены на формирование и контроль за исполнением плана продаж и обеспечивающего его пла­на производства продукции;

• управления запасами — это информационные системы, ко­торые специализированы на управление всеми типами за­пасов участника рынка (входящими, промежуточными и выходящими);

• системы планирования материальных ресурсов — это ин­формационные системы, которые специализированы на планировании и осуществлении закупок и потребления ма­териальных ресурсов, необходимых для функционирования участника рынка;

• комплексные системы управления логистическим процес­сом — это информационные системы, с помощью которых осуществляется управление (во всех его проявлениях) логи­стическим процессом в целом по отношению к данному участнику рынка или к взаимосвязанной процессом дос­тавки группе участников рынка. Наибольшее распространение получают именно комплексные информационные системы управления, развитие которых опре­деляется все возрастающими возможностями компьютеризации всех производственных и доставочных процессов. Современная вычислительная техника и программное обеспечение позволяют управлять «фантастическими» объемами информации, что делает возможными на автоматическом уровне, т. е. без участия челове­ка, увязывать между собой любые происходящие процессы в сфе­ре производства и обращения продукции, которые раньше могли осуществляться только благодаря непосредственной управленче­ской (координационной, расчетной, контрольной и т. п.) деятель­ности человека.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ ВЛОГИСТИКЕ

В основе процесса управления материальными потоками ле­жит обработка информации (Информация (экономическая) — совокупность функционирующих в экономических объектах различных сведений (об общественных процессах производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг), которые можно фиксировать, передавать, преобразовывать и исполь­зовать для осуществления таких функций управления, как планирование, учет, экономический анализ, регулирование и др.), циркулирующей в логистических системах. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.

Информационный поток — это совокупность циркулирую­щих в логистической системе, между логистической систе­мой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных доку­ментов.

В логистике выделяют следующие виды информацион­ных потоков (рис. 1):

— в зависимости от вида связываемых потоком систем: го­ризонтальный и вертикальный;

— в зависимости от места прохождения: внешний и внутрен­ний;

— в зависимости от направления по отношению к логисти­ческой системе: входной и выходной.

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом инфор­мационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:

— опережающий информационный поток во встречном на­правлении содержит, как правило, сведения о заказе;

— опережающий информационный поток в прямом направле­нии — это предварительные сообщения о предстоящем прибы­тии груза;

— одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных пара­метрах материального потока;

— вслед за материальным потоком во встречном направле­нии может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, под­тверждения.

Путь, по которому движется информационный поток, в об­щем случае, может не совпадать с маршрутом движения мате­риального потока.

Информационный поток характеризуется следующими пока­зателями:

— источник возникновения;

— направление движения потока;

— скорость передачи и приема;

— интенсивность потока и др.

Формирование информационных систем, невозможно без исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснаще­ния определенного рабочего места вычислительной техникой не­возможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.

Управлять информационным потоком можно следующим образом:

— изменяя направление потока;

— ограничивая скорость передачи до соответствующей ско­рости приема;

— ограничивая объем потока до величины пропускной спо­собности отдельного узла или участка пути.

Измеряется информационный поток количеством обрабаты­ваемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в разделе кибернетики, кото­рый называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая дво­ичная единица — бит. При использовании электронно-вычисли­тельной техники информация измеряется байтами. Байт — это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и использу­емая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.

Применяются также производные единицы количества ин­формации: килобайт и мегабайт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

— количеством обрабатываемых или передаваемых докумен­тов;

— суммарным количеством документострок в обрабатывае­мых или передаваемых документах.

Следует иметь в виду, что помимо логистических операций в экономических системах осуществляются и иные операции, так­же сопровождающиеся возникновением и передачей потоков ин­формации. Однако логистические информационные потоки со­ставляют наиболее значимую часть совокупного потока инфор­мации.

Рассмотрим в качестве примера структуру совокупного ин­формационного потока в крупном магазине продовольственных товаров. Основную часть общего объема обращающейся здесь информации (более 50%), составляет информация, поступаю­щая в магазин от поставщиков. Это, как правило, документы, сопровождающие поступающий в магазин товар, так называе­мые товарно-сопроводительные документы, которые в соответ­ствии с вышеприведенными определениями образуют входящий информационный поток.

Логистические операции в магазине не ограничиваются по­лучением товаров от поставщиков. Внутримагазинный торгово-технологический процесс также включает в себя многочислен­ные логистические операции, которые сопровождаются возникновением и передачей информации, используемой внутри мага­зина. При этом доля образованной информации, используемой внутри магазина, составляет приблизительно 20%.

В целом примерно 2/3 общего объема обрабатываемой в ма­газине информации может составлять информация, необходимая для управления и контроля логистических операций. На произ­водственных предприятиях или предприятиях оптовой торговли доля логистических информационных потоков еще значительнее.

В дальнейшем вместо термина «логистический информаци­онный поток» мы будем пользоваться термином «информацион­ный поток», не забывая при этом о его логистическом содержа­нии.

Информационная система в логистике – это определен­ным образом организованная совокупность персонала, взаи­мосвязанных средств вычислительной техники, различных справочников, необходимых средств программирования и обес­печивающая возможность планирования, регулирования, кон­троля и анализа функционирования логистической системы.

Информационная система делится на функциональную и обеспечивающую подсистемы.

Обеспечивающая подсистема – это три вида обеспечения: техническое, информационное и математическое. Функциональная подсистема состоит из совокупности решаемых задач, сгруппированных по признаку цели.

В логистике информационные системы делят на три группы: плановые, диспозитивные (диспетчерские) и исполнительные (оперативные). Они имеют между собой отличия, как в функциональных, так и в обеспечивающих подсистемах. Общими отличиями являются: в функциональных – это разный состав решаемых задач, а в обеспечивающих – отличия по всем элементам.

В обеспечивающей подсистеме наиболее сильное отличие в программном обеспечении, т. к. лишь в плановых информационных системах можно применять стандартные пакеты программ. Применение стандартного программного обеспечения в диспозитивных системах затруднено, т.к. необходимо обрабатывать разную структуру данных. В исполнительных системах наиболее часто применяют индивидуальные пакеты программ.

Логистическая информационная инфраструктура возникла как специ­альная система информационного обмена, которая обеспечивает пользо­вателей необходимой информацией. Информационная инфраструктура должна координироваться с помо­щью трех взаимодействующих процессов:

формирования (построения логистической информационной системы);

руководства (управления информационными процессами);

развития (адаптации логистической информационной системы к изменяющейся окружающей среде). Цель – оптимальное управление логистическими процессами и обес­печение их эффективности.

Сейчас во всем мире широкое применение нашла автоматизированная обработка информации. Она осуществляется на основе современных компьютерных технологий, использования новых моделей процессоров в электронно-вычислительной технике, обладающих высоким быстродействием и объемом памяти. Компьютер – повседневный элемент оргтехники для работников различных специальностей. Развитие компьютерной техники и информационных технологий достигли такого уровня, что позволяют получать любые интересующие данные в любом необходимом количестве во всех сферах производства. Для этого требуется соответствующее программное обеспечение, чтобы логистическая система работала как единое целое.

Существуют программы, выдающие информацию по размещению товаров, по пополнению складов сырьем и товарами, по эффективности складов, по анализу затрат на перевозку и другие. Все эти новые программные пакеты могут дать значительную экономию. Для получения наилучших результатов используется сеть микрокомпьютеров и персональных ЭВМ, а так же баз данных, позволяющих получать нужную информацию и решать текущие задачи. Такие микрокомпьютерные сети широко применяются в оптовой и розничной торговле, снабжение продавцов данными по различным товарам. Широкое применение в торговле нашли штриховые коды. В крупных магазинах, имеющих огромный ассортимент товаров, штриховые коды, с одной стороны позволяют разгрузить работу продавца, а с другой – контролировать повседневную деятельность компаний по реализации товаров и оказывать больше услуг клиентам.

Электронный обмен данными – процесс, позволяющий компьютером одной компании наладить связь и заключать сделки с компьютером другой компании. Для этого компании применяют стандартные протоколы обмена: стандарты сетей обмена информацией между торговыми учреждениями и общий стандарт связи. А также протоколы могут применяться при следующих операциях: заказах на покупку, на отправку партий грузов, на получение консультаций для грузоотправителей и др.

Принципы построения логистических информационных систем.

Три группы ЛИС

1. Плановые ИС создаются на административном уровне управления для принятия долгосрочных решений о структурах и стратегиях:

· создание и оптимизация звеньев логистической цепи;

· планирование производства;

· общее управление запасами;

· управление резервами и др.

В плановых информационных системах решаются задачи, связывающие ЛС с внешней средой, с совокупным МП. При этом осуществляется сквозное планирование в цепи «сбыт–производство–снабжение».

2. Диспозитивные (диспетчерские) ИС создаются на уровне управления складом или цехом для обеспечения отлаженной работы ЛС, для принятия решений на среднесрочную и долгосрочную перспективу:

· распоряжение внутрискладским или внутризаводским транспортом;

· отбор грузов по заказам и их комплектование;

· учет отправляемых грузов;

· детальное управление запасами (на местах складирования).

Диспозитивные и исполнительные системы детализируют намеченные планы и обеспечивают их выполнение на отдельных производственных участках, в складах, а также на конкретных рабочих местах.

3. Оперативные (исполнительные) ИС создаются на уровне административного или оперативного управления для исполнения повседневных дел в режиме реального времени:

· управление складами и учет запасов;

· подготовка отправки;

· оперативное управление производством и его обслужива-нием;

· контроль МП и управление перемещениями и т.п.

В соответствии с концепцией логистики информационные системы, относящиеся к различным группам, интегрируются в единую ИС.

Вертикальной интеграцией считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков

Горизонтальной интеграцией считается связь между отдельными комплексами задач в плановых, диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

В целом преимущества интегрированных ИС заключаются в следующем:

- возрастает скорость обмена информацией;

- уменьшается количество ошибок в учете;

- уменьшается объем непроизводительной, «бумажной» работы;

- совмещаются ранее разрозненные информационные блоки.

Считается, что главную роль во всей архитектуре ЛС играют диспозитивные системы, которые определяют требования к соответствующим исполнительным системам. В отдельных звеньях логистической цепочки для контроля и управления сложными быстропротекающими техническими процессами используются полностью автоматические ЛС. В области экономического анализа и контроля, наоборот, прерогативу принятия решений оставляет за собой человек, а компьютер предоставляет ему нужную информацию.

Для контроля и управления оперативными логистическими процессами важным является обмен информацией в режиме on-line, который позволяет минимизировать время реакции на возникшую ситуацию. Для экономического контроля часто достаточно периодической пакетной обработки данных. Ряд данных о логистических процессах можно вообще обрабатывать автономно на месте, например, на складе, что позволяет существенно сократить объем передачи данных и время реакции на результаты их обработки.

По оценкам специалистов, на логистические информационные системы приходится 10–20 % всех логистических издержек. Важной особенностью является тот факт, что цены аппаратного оборудования в мире быстро понижаются, при этом быстро растет отношение производительности компьютеров к их цене. Отношение стоимости программного обеспечения к аппаратному оборудованию постоянно растет как из-за увеличения масштаба и сложности информационных систем, так и из-за удешевления аппаратного оборудования.