Глава 8. ИНФОРМАЦИОННАЯ ЛОГИСТИКА

8.1. Взаимосвязь информационных и материальных потоков,

 виды информационных потоков

В основе процесса управления материальным потоком лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах. Необходимым условием согласованной работы всех звеньев логистической цепи является наличие информационных систем, которые подобно центральной нервной системе, в состоянии быстро и экономично подвести нужный сигнал к нужной точке в нужный момент. Одним из важнейших условий успешного функционирования производства в целом является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность (снабжение, производство, транспорт, складское хозяйство, распределение и т.д.) и управлять ею исходя из принципов единого целого. На современном уровне развития общественного производства стало очевидно, что информация — это самостоятельный производственный фактор, потенциальные возможности которого открывают широкие перспективы для укрепления конкурентоспособности фирм. Потоки информации являются теми связующими нитями, на которые нанизываются все элементы логистической системы.

С помощью информационной логистики и совершенствования на ее базе методов планирования и управления в компаниях ведущих промышленных стран происходит в настоящее время процесс, сутью которого является замена физических запасов надежной информацией.

Достижение целей логистики требует постоянного наблюдения и воздействия на логистические процессы посредством управления. Управление в этом случае направлено на координацию деятельности всех подразделений, занятых работой по производству и реализации продукции. Инструментом подобного объединения служит информационное обеспечение. Информация возникает при выполнении различных логистических операций и сопровождает материальный поток на всех этапах его продвижения. Информация используется при выработке и принятии управленческих решений в логистической системе.

Информационная логистика организует поток данных, сопровождающих материальный поток, и является тем существенным для предприятия звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт. Задачей информационной логистики является обеспечение высокой степени наполнения информацией системы управления, а также предоставление каждому уровню иерархии управления логистической системы необходимой ему информации должного качества и в необходимые сроки.

Информационная логистика–область логистики организации, изучающая и решающая проблемы организации и интеграции информационных потоков для принятия управленческих решений в логистических системах.

Объектом исследования информационной логистики являются информационные системы, обеспечивающие управления материальными потоками, используемая микропроцессорная техника, информационные технологии и другие вопросы, связанные с организацией информационных потоков.

На начальной стадии изучения информационная логистика рассматривалась как информационное обеспечение физического процесса материального потока. По мере распространения логистических систем во все большей мере стала ощущаться необходимость развития и внедрения в практику информационной логистической системы (ЛИС). ЛИС позволила бы органически объединить все логистические подсистемы (логистику снабжения, производственную логистику, логистику распределения и т.д.), т.е. создать связующие "нити", на которые нанизывались бы все элементы логистической системы. При этом информационная сеть (структура) предполагает создание баз данных, коммуникаций внутри организации, наличие технических и программных средств по принятию управленческих решений. Информационная логистика обеспечивает две стороны общего логистического процесса: оптимизацию и интеграцию каждого основного и его обслуживающих потоков по горизонтали, синхронизацию и интеграцию процессов управления по вертикали. Горизонтальная интеграция материального потока и информационного обслуживания в логистической подсистеме дает возможность связать воедино информацию и обеспечить ею материальный поток в логистической цепи поступления товара и сырья, предварительной их обработки, монтажа, проверки и сбыта. Горизонтальная интеграция, кроме всего прочего, позволяет органично связать материальные и товарные потоки с общей системой планирования и управления на уровне организации. Наличие подобной связи в идеальном случае дает возможность добиться того, чтобы ни одно соответствующее решение о производственном процессе не могло быть принято и реализовано без соотнесения его с общей стратегией и целями организации. Вертикальная интеграция логистической информационной системы заключается в связи и воздействии друг на друга различных уровней в иерархии управления организацией, начиная со структур стратегического планирования развития организации и кончая уровнем оперативного руководства отдельными производственными участками. Вертикальная интеграция охватывает все уровни как прямыми (сверху вниз), так и обратными (снизу вверх) связями, позволяя верхнему уровню иметь достаточную информацию о состоянии отдельных элементов производства и оперативно реагировать на происходящие изменения. С другой стороны, подобная система может быстро влиять на производственные процессы с целью: а) обеспечения выпуска на рынок продукции, необходимой в настоящий момент; б) реализации в кратчайшие сроки целевых заказов потребителей: в) стабильного поддержания высокого качества.

Целью информационной логистики является построение и эксплуатация информационных систем, обеспечивающих наличие нужной информации (для управления материальными потоками) в нужном месте в нужное время необходимого содержания (для лица, принимающего решение) с минимальными затратами.

Информационная логистика позволяет решать следующие задачи:

- значительно улучшить управление материально-техническим снабжением таких высоко организованных систем производства как поставки «точно в срок» («just-in-time», JIT) и синхронное производство;

- повысить эффективность управления запасами. Своевременность доставки товаров обеспечивается моментальным получением данных об их движении, что дает возможность как бы заменить реальные запасы информационными потоками;

- уменьшить затраты, связанные с обеспечением деятельности полной логистической цепи, за счет электронного обмена снабженческими данными между поставщиками, производителя и транспортными компаниями и сведением к минимуму движение документов на бумажных носителях.

- увеличить скорость обработки информации и за счет этого более быстро принимать решение;

- увеличить объем обрабатываемой информации и за счет этого при принятии решения анализировать большее количество вариантов и выбирать наиболее рациональное решение;

- свести к минимуму ошибки при сборке и обработке информации.

Информационная логистика организует информационные потоки и реализует информационные процессы, протекающие в логистической системе.

Информационный поток – это информация, находящаяся в упорядоченном движении по заданным направлениям с фиксированными начальными, промежуточными и конечными точками.

Каждому материальному потоку соответствует некоторый информационный поток. Информационный поток — это поток сообщений в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме, генерируемый исходным материальным потоком в рассматриваемой логистической системе, между логистической системой и внешней средой и предназначенный для реализации управляющих функций. Виды информационных потоков классифицируются по следующим признакам:

По отношению к логистической системе и ее звеньям: внутренние, внешние, горизонтальные, вертикальные, входные, выходные.

По виду носителей информации: на бумажных носителях, на магнитных носителях, оптические, цинфровые, электронные.

По периодичности использования: регулярные, периодические, оперативные.

По назначению информации: директивные (управляющие), нормативно-справочные, учетно-аналитические, вспомогательные, методические.

В зависимости от степени открытости: открытые, закрытые, секретные.

По способу передачи данных: курьером, почтой, телефоном, телеграфом, телетайпом, электронной почтой, факсом, телекоммуникационными сетями.

По режиму обмена информацией: «on-line», «off-line».

По направленности относительно материальному потоку: в прямом направлении с материальным потоком, во встречном направлении с материальным потоком.

По синхронности с материальным потоком: опережающие, одновременные, последующие.

Весь процесс логистики характеризуется тесной связью материальных и информационных потоков. Между материальным и информационным потоками не существует однозначного соответствия, т.е. синхронности во времени возникновения, направленности и др. информационный поток может опережать материальный поток (проведение переговоров, заключение контрактов и т.д.) либо отставать от него (информация о получении поставленного товара):

· опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;

· опережающий информационный поток в прямом направлении — это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;

· одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;

· вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Возможным является наличие нескольких информационных потоков, сопровождающих материальный поток.

Информационный процесс – это процесс, в котором информация рассматривается в качестве основного объекта с определенной последовательностью изменений. При этом имеет место сбор, анализ, преобразование, хранение, поиск и распространение информации.

В ходе информационного процесса, протекающего в логистической системе, реализуются следующие функции:

· сбор информации в местах ее возникновения;

· анализ информации и ее преобразование;

· накопление информации и ее хранение;

· транспортировка информации;

· фильтрация потока информации, т.е. отбор необходимых для того или иного уровня управления данных и документов;

· объединение и разделение информационных потоков;

· выполнение элементарно-информационных преобразований;

· управление информационным потоком.

8.2. Создание информационных логистических систем

В современных условиях управление материальными потоками осуществляется с использованием информационных логистических систем, которые представляют собой автоматизированные системы управления материальными потоками. Наиболее часто информационные системы подразделяются на две подсистемы: функциональная и обеспечивающая.

Функциональная подсистема включает в себя совокупность задач, сгруппированных по признаку цели. Эти задачи ориентированы на основные цели логистической системы: реализация необходимых объемов доставки продукции в нужное место и в установленные сроки, обеспечение необходимого качества услуг, поддержание на должном уровне запасов и т.д.

Обеспечивающая подсистема включает в себя следующие элементы:

§ техническое обеспечение, т.е. комплекс технических средств, обеспечивающих обработку и передачу информации;

§ информационное обеспечение – справочники, классификаторы, кодификатор и т. д.;

§ математическое обеспечение – совокупность методов решения функциональных задач и программное обеспечение.

Информационные логистические системы должны обеспечивать всестороннюю интеграцию всех элементов управления материальным потоком, их оперативное и надежное взаимодействие. В связи с этим к информационным системам в логистике предъявляются следующие требования:

· актуальность информации;

· обеспечение информационной потребности руководителей;

· необходимость и достаточность информации;

· обеспечение информационной связи между подразделениями;

· обязательность передачи информации.

На уровне отдельного предприятия информационные логистические системы подразделяются на три группы.

1. Плановые информационные системы создаются на высшем уровне управления логистических систем и служат для подготовки и принятия решений стратегического характера: создание и оптимизация звеньев логистической цепи, планирование производства, общее управление запасами и резервами и т.д.

2. Диспозитивные или диспетчерские системы создаются для управления складом или цехом с целью обеспечения отлаженной работы этих логистических систем. Здесь решаются следующие задачи: управление запасами на складах и в цехах, управление транспортом, отбор и комплектование грузов, учет отправленных товаров и др.

3. Исполнительные или оперативные системы создаются на базе тех или иных органов управления и решают задачи, связанные с оперативным управлением материальными потоками, контролем выполнения планов и графиков их движения, управлением перемещениями грузов и др.

В плановых информационных системах решаются задачи, связывающие логистическую систему с совокупным материальным потоком. При этом осуществляется сквозное планирование в цепи «сбыт—производство—снабжение», что позволяет создать эффективную систему организации производства, построенную на требованиях рынка, с выдачей необходимых требований в систему материально-технического обеспечения предприятия. Этим плановые системы как бы «ввязывают» логистическую систему во внешнюю среду, в совокупный материальный поток.

Диспозитивные и исполнительные системы детализируют намеченные планы и обеспечивают их выполнение на отдельных производственных участках, в складах, а также на конкретных рабочих местах.

Информационная логистическая система соответствует иерархической структуре системы управления предприятием и включает три уровня.

Первый уровень – рабочее место, на котором осуществляется логистическая операция.

Второй уровень – участок, цех, склад, где размещаются рабочие места и происходит транспортировка грузов.

Третий уровень – система транспорта и перемещения грузов, охватывающая цепь событий от отгрузки сырья до поставки готовой продукции.

Информация, поступающая из этих трех уровней, интегрируется в единую информационную систему. Различают вертикальную и горизонтальную интеграцию.

Вертикальная интеграция обеспечивает связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков.

Горизонтальной интеграцией считается связь между отдельными комплексами в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

Формирование информационных логистических систем основано на следующих принципах:

§ система должна быть построена таким образом, чтобы передача информации, ее переработка, хранение и использование учитывали потребности всех подразделений предприятия.

§ информационная система должна обеспечить необходимые взаимосвязи предприятия с поставщиками, клиентами и всеми пунктами отправок, промежуточного складирования и потребления.

§ обмен информации между уровнями логистической системы должен быть минимальным, но обеспечивать потребность управления.

§ характер информации должен быть сориентирован на конкретного потребителя в системе управления.

§ при построении системы должен учитываться принцип аппаратных и программных моделей.

§ важным требованием является упрощение и стандартизация используемой в системе документации.

Ввод данных в систему при управлении материальными потоками начинается при возникновении материального потока. С этого момента весь процесс передвижения грузов, включая его перегрузки, пребывание на складах, задержки и т.д., находится в оперативной памяти ЭВМ. В установленные сроки или по запросам информация поступает пользователю и используется для принятия управленческих решений.

К важнейшим достижениям научно-технического прогресса в области средств связи и информатики, позволившим реализовать идеи логистического управления на практике, относятся:

1) компьютеризация управления логистическими процессами, а именно:

o создание и массовое использование ЭВМ,

o создание прикладных программных систем, автоматизирующих процессы планирования, прогнозирования, принятия решений, ведения баз данных, решение оптимизационных задач и т.п.;

2) развитие средств передачи данных:

o разработка стандартов передачи информации,

o создание средств передачи информации (факс-аппараты, EDI — Electronic Data Interchange - электронный обмен данными, компьютерные сети и т.д.), в том числе и быстродействующих (спутниковые телекоммуникационные системы и т.п.).

Это дало возможность отслеживать все этапы движения сырья, деталей, готовой продукции, что позволило четко выявить огромные потери в существующих схемах управления материальным потоком. Поэтому возникла необходимость разработки новых, эффективных способов организации и управления всеми видами потоков на предприятиях. Кроме того, появились принципиально новые возможности:

· автоматического отслеживания наличия полуфабрикатов, выпуска готовой продукции, состояния производственных запасов, объемов поставок материальных ресурсов, места нахождения грузов на пути от производителя до потребителя;

· оперативной передачи информации о реквизитах транспортируемых грузов (особенно в международном сообщении);

· осуществления мониторинга и управления в режиме реального времени всеми фазами движения продукта — от первичного источника сырья через промежуточные производственные, складские и транспортные процессы вплоть до конечного потребителя;

· оперативного получения, обработки и анализа информации о рынках сбыта, о деятельности фирмы, оценки ее конкурентного положения;

· использования «безбумажных» технологий: электронной подписи, электронных платежных систем, передачи электронной сопроводительной документации при оформлении банковских счетов, заключении договоров, транспортировки грузов и т.д.;

· создания систем электронной коммерции.

Использование информационных технологий позволило поднять эффективность управления материальными потоками на принципиально новый уровень.

Наличие связи материального потока с общей системой управления предприятием с помощью информационной логистики дает возможность принимать и реализовывать решения производственного процесса с полным соответствием с общей стратегией и целями производства. С другой стороны, достаточная информация о состоянии отдельных звеньев производства позволяет верхнему уровню управления оперативно реагировать на все происходящие изменения.

Без создания информационной инфраструктуры на предприятии потенциальные возможности информационной логистики, позволяющие значительно минимизировать издержки производства, не будут задействованы в полной мере. В свою очередь, эффективность управления материальными потоками напрямую зависит от правильного функционирования информационной логистики.

Оптимизация информационного взаимодействия логистической компании с клиентами позволяет в значительно мере повысить качество предоставляемых услуг.

Острая конкуренция со стороны западных компаний, активно осваивающих российский рынок, вынуждает российских логистических операторов диверсифицировать свои услуги, разрабатывать и продвигать новые сервисы для клиентов. Подобный вектор развития компаний обусловлен желанием удержаться на рынке логистики.

Строгий контроль качества предоставляемых услуг перестал быть чем-то уникальным - сертификация ISO не столь уж редкое явление на рынке транспортно-экспедиторских компаний. И хотя один из важнейших принципов ISO гласит, что непрерывное усовершенствование позволяет создать устойчивую систему принятия и закрепления инновационных изменений в компании, на практике внедрение системы контроля качества не дает никаких конкурентных преимуществ, став просто необходимым условием работы.

Но именно построение систем качества на отечественных предприятиях способствовало развитию системы supply chain (цепи поставок). Появилось множество эффективных вариантов взаимодействия логистических провайдеров и участников рынка, внедривших систему управления цепями поставок. Пришло понимание того, что логистика информационных потоков, то есть оптимизация информационного поля всей цепи поставок стала одним из основных компонентов не только логистики в целом, но и услуг логоператоров в частности.

Вместе с тем в логистике и поныне является актуальной проблема ресурсов, поскольку востребованность новаторских решений на современном рынке крайне высока. Обеспечить сокращение сроков реализации конкурентных преимуществ позволяет использование средств новых кадровых технологий и активного тайм-менеджмента. А потому оптимизация обработки и передачи информации между логистическим провайдером и клиентом - один из наиболее эффективных путей экономии ресурсов и сокращения издержек.