Этапы обработки внутренних документов

Виды документопотоков

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между

1).теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока

1. документопоток входящихв организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подрахзделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2.документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. документопоток исходящих документов - инфомациянаправляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения завист своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Этапы обработки документов

Этапы обработки входящих документов:

ПРИМЕР

Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю

1. После вскрытия конверта секретарь производитпредварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).

2. Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

3. Секретарь передает письмо руководителю.

4. Руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

6. Секретарь (при необходимости) осуществоляетконтроль за исполнением документа.

7. Секретарь получает от исполнителяинициативное письмои помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Этапы обработки внутренних документов

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.

1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения)составляются и оформляютсяпо указанию руководителя предприятия секретарем.

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службойпредприятия

3. Согласованные приказы подписываются руководителем.

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаютсясекретарем (или в канцелярии) инаправляются в структурные подразделения для исполнения.