Верно ли утверждение: основной задачей документационного обеспечения управления является создание имеющих юридическую силу документов?

Задание

К контрольной работе по дисциплине

«делопроизводство»

Контрольная работа является одним из этапов изучения курса «Делопроизводство». Целью выполнения контрольной работы является изучение и закрепление на практических примерах требований к ведению делопроизводства на предприятии и оформлению документов.

Контрольная работа состоит из двух частей:

1 – теоретическая , 2 – практическая.

Для выполнения теоретической части необходимо ответить на один из теоретических вопросов. Ответ не должен быть менее 2 листов машинописного текста (Формат А-4, величина шрифта 14) и не более 5 аналогичных листов.

Распределение тем:

Наименование тем:

1.Информационные ресурсы страны

2. Информационные потоки, различные виды носителей информации

3.Регламентация процессов документирования управленческой деятельности

4. Служба делопроизводства в структуре организации: задачи и функции делопроизводства.

5. Перспективы развития делопроизводства: информационные технологии

6. Документ, как носитель информации. 

7.Функции документа в системе управления: организационная, коммуникативная, юридическая, воспитательная.

8. Классификация документов.

9.Системы документации служебных (официальных) документов: организационно-правовая, плановая, распорядительная, информационно-справочная, отчетная договорная, обеспечивающего типа.

10. Нормативно-правовая база делопроизводства.

11.Законодательные и правовые акты в сфере информации и документации, 12.Государственная система ДОУ (ГСДОУ), ГОСТы, регулирующие ведение делопроизводства.   

13.Унификация и стандартизация в делопроизводстве.                         14.Общие вопросы организации делопроизводства.                  15Требования к организации делопроизводства в структурных подразделениях.                                                                                       16.Схемы организации делопроизводства на предприятии. 17.Ответственность за нарушение сроков и этапов документооборота.

18.Этикет в служебных отношениях: служебная горизонталь и вертикаль.

19.График документооборота оптимизация документооборота.

20. Составление номенклатуры дел

21. Формирование и оформление дел.

22. Организация работы с печатями, штампами предприятия.

23. Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изображением государственной символики, фирменных бланков.

24. Унификация текстов служебных документов.

25. Требования к квалификации сотрудников, повышение квалификации сотрудников.

26.Методика и правила конспектирования и подготовки тезисов документов

Для выполнения практической части контрольной работы необходимо выполнить задания одного из вариантов.

Варианты для выполнения практической части:

При оформлении документов в ходе выполнения заданий контрольной работы необходимо использовать утвержденные унифицированные бланки документов. В случае отсутствия утвержденных форм можно использовать бланки разработанные на предприятиях или самостоятельно.

Реквизиты для заполнения документов можно использовать по усмотрению студента (на примере предприятия, вымышленные).

Вариант 1

Задание 1.1.

1. Оформить схему структурных подразделений предприятия.

Пример оформления схемы предприятия::

Задание 1.2.

Оформить график документооборота по одному из структурных подразделений предприятия.

Задание 1.3

1. Оформить заявление на административный отпуск по семейным обстоятельствам

2. Оформить резолюцию руководителя по данному заявлению (решение положительное)

Задание 1.4.

Оформить инструкцию по технике безопасности для работы на компьютере.

Задание 1.5.

Оформить авансовый отчет по командировке главного бухгалтера ООО «Ботаник».

Вариант 2

Задание 2.1.

1. Оформить заявление на получение материальной помощи для восстановления автомобиля после аварии.

2. Оформить резолюцию руководителя по данному заявлению (решение отрицательное)

Заявитель – студент, выполняющий задание

Руководитель – сокурсник

Задание 2.2.

Оформить перечень профессий и должностей, соответствующих профилю обучения в ВУЗе

Задание 2.3.

Оформить должностную инструкцию на одну из перечисленных должностей.

Задание 2.4.

Разработать эскиз деловой визитной карточки. Оформить в компьютерном варианте в натуральную величину.

Задание 2.5.

1. Составить перечень первичных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета в хронологической последовательности для оформления поступления денежных средств в кассу предприятия с расчетного счета на командировочные расходы

2. Оформить предварительный расчет по командировочным расходам

Вариант 3

Задание 3.1.

Оформить документ, подтверждающий передачу телефонограммы по указанию руководителя предприятия.

Исходные данные: в устной форме руководителем менеджеру была передана следующая информация: «Завтра обеспечьте присутствие руководителей всех структурных подразделений на новом объекте в 10 часов.»

Руководитель – преподаватель

Менеджер – студент, выполняющий задание

Руководители структурных подразделений – не менее 5 человек

Задание 3.2.

На предприятии (по выбору студента) ознакомиться с организацией документооборота и оформить схему документооборота предприятия

Задание 3.3.

1. Оформить заявление на получение беспроцентной ссуды сроком на 5 лет для покупки дачи.

2. Оформить резолюцию руководителя по данному заявлению (решение отрицательное)

Задание 3.4.

1. Оформить перечень документов, необходимых для проведения деловой встречи с иностранными партнерами по вопросам инвестирования.

Задание 3.5.

Оформить чек на получение с расчетного счета ООО «Ботаник» денежных средств на выплату зарплаты в размере 80.000-00 рублей и на командировочные расходы – согласно предварительному расчету . Получение денег входит в должностные обязанности кассира предприятия.

Вариант 4

Задание 4.1.

Разработать основополагающие принципы «Кодекса поведения сотрудника», включающие регламентацию этикета для внутренних клиентов (сотрудников), а также при работе с внешними клиентами (партнерами, заказчиками)

Примерные разделы кодекса:

‑ стандарты поведения на работе

‑ принципы работы с заказчиками

‑ система мотивации и оплаты труда

‑ и др.

Задание 4.2.

1. Сделать расчет минимального количества сотрудников для осуществления производственной деятельности предприятия, используя следующие исходные данные:

1.Вид деятельности – производство бубликов

2.Производственная мощность – 50 бубликов в час

3.Спрос на продукцию – неограничен

Задание 4.3.

1.Оформить штатное расписание по предприятию (задание 4.2.)

Задание 4.4.

Производственная ситуация: сотрудник предприятия опоздал на работу.

1. Оформить список документов, в которых найдет отражение факт нарушения трудовой дисциплины

2. Дать характеристику указанных документов (назначение, основные реквизиты

Задание 4.5.

Оформить приходный кассовый ордер на возврат неиспользованных подотчетных сумм по командировочным расходам главного бухгалтера ООО «Ботаник»

Вариант 5

Задание 5.1..

Оформить деловое письмо ООО «Ботаник» в адрес поставщика ООО «Кедр».

Производственная ситуация: ООО «Ботаник» по объективным причинам не имеет возможности выполнить условия договора поставки по оплате полученного сырья.

Задание 5.2.

Оформить должностную инструкцию на одну из профессий.

Задание 5.3.

1. Оформить перечень документов необходимых для обращения в арбитражный суд.

2. Дать характеристику каждому документу (назначение, реквизиты)

3. Оформить исковое заявление на предприятие-дебитора ООО «Кризис» о принудительном взыскании задолженности за отгруженную продукцию.

Задание 5.4.

Составить перечень первичных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета в хронологической последовательности для отправки сотрудника в командировку.

Задание 5.5.

Оформить авансовый отчет по командировочным расходам

Вопросы для оценки качества Усвоения дисциплины

1. Основные этапы развития делопроизводства в России

2. Информационные технологии в делопроизводстве

3. Нормативная база современного делопроизводства в РФ

4. Понятие документа. Функции документа

5. Унификация и стандартизация в делопроизводстве

6. График документооборота: назначение, порядок составления

7. Регистрация и контроль исполнения документов

8. Порядок обработки входящих документов

9. Порядок оформления исходящих документов

10. Организация оперативного хранения документов

11. Назначение и составление номенклатурных дел

12. Подготовка документов к архивному хранению

13. Этикет делового общения

14. Служебная вертикаль и горизонталь

15. Этикет телефонных переговоров

16. Классификация документов

17. Реквизиты документов

18. Унификация документов

19. Стандартизация документов

20. Виды управленческих документов

21. Организационные документы

22. Документы по личному составу

23. Документирование производственно-хозяйственной деятельности

24. Документация по договорно-правовым отношениям

25. Документирование финансовой деятельности предприятия

26. Требования к оформлению бухгалтерской отчетности

27. Требования к оформлению налоговой отчетности

28. Требования к оформлению денежных документов

29. Состав и назначение кассовых документов.

30. Состав и назначение банковских документов.

31. Структура договора поставки

32. Требования к оформлению искового заявления

33. Реквизиты делового письма

34. Язык и стиль делового письма

35. Порядок оформления телеграмм

36. Пересылка документов по почте – заказные, ценные письма

37. Бизнес-план. Основные разделы и содержание.

38. Экономическое обоснование бизнес-плана

39. Особенности оформления протоколов

40. Требования к заполнению трудовых книжек

41. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

42. Бухгалтерская отчетность

43. Налоговая отчетность

44. Упрощенная система налогообложения

45. Единый налог на вмененный доход

Итоговые тесты

Выберите правильный вариант ответа.

Документ это ‑

а) письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу

б) материальный носитель информации

в) информация о каком либо предмете или факте хозяйственной деятельности

Верно ли утверждение: основной задачей документационного обеспечения управления является создание имеющих юридическую силу документов?

а) верно

б) неверно

3. Средствами документирования могут быть:

а) простые орудия (ручки, карандаши) и механические (диктофоны, фото-кино-, видеотехника

б) компьютерная техника

в) все вышеперечисленные средства

4. Движение документа с момента создания или поступления до отправки или сдачи в архив – это:

а) документопоток

б) организация работы с документами

в) документооборот

5. Что не относится к нормативной базе делопроизводства:

а) законодательные и правовые акты в сфере информации и документации

б) государственная система документационного обеспечения у4правления

в) ГОСТы, регулирующие ведение делопроизводства

г) классификаторы по делопроизводству

д) номенклатура дел предприятия

6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию:

а) воспроизведенному на печати организации

б) закрепленному в учредительных документах

в) утвержденному вышестоящей организацией

7. Реквизиты предприятия организации включают:

а) почтовый адрес организации

б) почтовый адрес и номера телефонов

в) почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (факс, электронная почта, номер и дата лицензии и др.)

8. Регистрационный номер документа:

а) представляет собой порядковый номер документа и может дополняться индексами

б) состоит из порядкового номера документа

в) состоит из порядкового номера документа и всегда дополняется индексами

9. Резолюция включает:

а) фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения

б) фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя

в) фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату подписания

10. Подпись включает:

а) наименование должности лица, подписывающего документ (с указанием предприятия, если документ оформляется не на бланке), личную подпись и ее расшифровку, дату подписания

б) наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись, дату подписания

в) наименование должности лица, подписывающего документ (с указанием предприятия, если документ оформляется не на бланке), личную подпись и ее расшифровку

11. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают:

а) одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, при подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне

б) одну под другой в порядке очередности подписания документа

в) в алфавитном порядке

12. Печать проставляется на:

а) всех документах

б) исходящих документах

в) документах, предусмотренных соответствующими нормативными актами

13. Приказами по личному составу оформляются:

а) прием работников

б) прием и увольнение работников

в) прием, увольнение и перевод работников

14. Все приказы по личному составу объявляются работнику:

а) устно

б) непосредственной выдачей документа

в) под расписку

15. Работник вправе иметь:

а) одну трудовую книжку

б) две трудовые книжки

в) столько трудовых книжек, сколько мест работы

16. Регистрация документа предполагает:

а) проставление на нем регистрационного номера в установленной форме

б) запись данных о документе в журнале установленной формы и присвоение ему регистрационного номера

в) запись данных о документе в журнале регистрации

17. Номенклатура дел представляет собой:

а) список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения

б) перечень всех документов, имеющихся на предприятии

в) запись данных о документе в журнале в установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

18. Документы внутри дела чаще всего располагаются:

а) в хронологической последовательности

б) в обратной хронологической последовательности

в) в любой последовательности в пределах одного года

19. Верно ли утверждение: во всех письмах название вида документа не указывается:

а) верно

б) неверно

20. Режим коммерческой тайны – это:

а) меры, обеспечивающие невозможность доступа к информации, содержащей коммерческую тайну

б) правовые, организационные, технические и иные принимаемые обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, меры по охране ее конфиденциальности

в) порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации. А также правила ее использования

21. В случае допущения ошибки при оформлении денежных документов необходимо:

а) оставить документ без исправления и написать объяснительную записку

б) исправить ошибку

в) переоформить документ полностью

22. Чековая книжка необходима для:

а) получения чеков

б) получения денег с расчетного счета в кассу

в) перечисления денег поставщикам

23. Во время инвентаризации оформляют: :

а) инвентарные карточки

б) инвентаризационную опись

в) присваивают инвентарные номера

24. Баланс это:

а) бухгалтерская отчетность

б) налоговая отчетность

в) первичный бухгалтерский документ

25 Заработная плата выдается из кассы по:

а) приходному кассовому ордеру

б) платежной ведомости

в) платежному поручению

Справочный материал

Исходные данные для заполнения документов:

Реквизиты предприятия: ООО «Ботаник»

ИНН/КПП 16690403857/166901001

Адрес: 420127 г.Казань , а/я 398, ул.Родины д.6

Электронная почта: botanic@mail.ru

Телефоны:2-34-56-40, 8-917-293-30-82

ОГРН 304165907100089

Банковские реквизиты

Наименование банка

ОАО «Татэкобанк» г.Казань

ИНН банка 1653017097

Расчетный/счет 40802810200000004775

БИК 049209778

Корреспондирующий счет 30101810300000000778

Сотрудники ООО «Ботаник»:

Руководитель предприятия – преподаватель

Главный бухгалтер – студент, выполняющий задание

Кассир – Денежкина А.А.

Кладовщик ­ Замочкин О.О.