Обычно, при адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, должностному лицу указывают инициалы и фамилию получателя

3.3.9. Поручения

Указания по исполнению документа даются в форме поручения руководителем или заместителем руководителя Учреждения.

Поручения оформляются, как правило, на отдельном листе (Приложение № 12), также допускается их оформление в верхней свободной от текста части первой страницы документа. В состав поручения должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата поручения.

При наличии в поручении нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым). Ответственность за своевременное и правильное исполнение поручения несет должностное лицо, указанное первым.

На документах, не требующих поручений по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.3.10. Оформление приложений к документам (письмам)

Если к служебным документам (письмам) прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова «Приложение». Слово «Приложение» печатается с красной строки и после его написания ставится двоеточие. Приложения должны иметь все необходимые для данного документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. п.).

Если служебный документ (письмо) имеет приложения, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого,

например:

Приложение: № 1. Проект решения Учёного совета на 4 л. в 5 экз.

№ 2. Проект Программы развития Государственного

Учреждения Минфина России на 7 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме:

Приложение: письмо Министерства финансов Российской Федерации

от 17.02.2008 № 02-5/101 и приложение к нему, всего

на 5 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по следующей форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

Контрольные вопросы:

1. Кто утверждает документы Учреждения?

2. Как ставится оттиск?

3. Как пишется почтовый адрес при адресации документа физическому лицу?

4. Как пишется почтовый адрес при адресации документа должностному лицу?

5. Как указывают фамилию и инициалы, при адресации документа физическому лицу и должностному лицу получателя?

6. Кто из лиц, указанных в поручении несет ответственность за своевременное и правильное исполнение поручения?

3.4. Особенности подготовки и оформления внутренних документов

3.4.1. Приказ

Приказ(Приложение № 3) - правовой акт, издаваемый руководителем Учреждения для решения основных и оперативных задач, стоящих перед Учреждением. Приказ должен иметь номер и дату, которая оформляется цифровым или словесно-цифровым способом (15.06.2006 или 15 июня 2006 г.).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из одной и более строчек, печатается полужирным шрифтом № 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру строки. Приказ должен иметь заголовок, который, как правило, начинается с предлога «О (Об)». Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании...

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, нормативные документы, послужившие основанием для издания приказа. Чаще всего эта часть приказа начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» ...

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается полужирным шрифтом в разрядку, согласно Приложению № 3.

Допускается оформление приказов, не содержащих преамбулы, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки (Приложение № 5), который исполнитель готовит вместе с проектом приказа на отдельном листе.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности и т. п. Их регистрация происходит по календарному году в подразделении делопроизводства и архива. Приказы по личному составу издаются и регистрируются подразделением персонала в соответствии с «Инструкцией по кадровому делопроизводству».

Оформление и регистрация приказов осуществляется по календарному году. Они имеют порядковую нумерацию: Приказы должны оформляться на бланке Учреждения. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя Учреждения.

В последнем пункте распорядительной части приказа, как правило, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например: «Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя руководителя И.О. Фамилия».

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

В приложениях к распорядительным документам (приказам, распоряжениям) в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного служебного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается также центрировать это слово, наименование служебного документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

Страницы приказа и приложения нумеруются отдельно. Нумерация приложений производится только в том случае, если их количество больше одного, например: Приложение № 1, Приложение № 2.

После подписания приказ передается на регистрацию в подразделение делопроизводства и архива. Копии приказа заверяют печатью подразделения делопроизводства и архива и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки (Приложение № 5), который составляется и подписывается исполнителем.

Рассылка приказа осуществляется на основании указателя рассылки.

3.4.2. Распоряжение

Распоряжение (Приложение № 6)- распорядительный документ, издаваемый руководителем Учреждения или заместителями руководителя по его поручению. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа.

Копии распоряжений заверяют печатью подразделения делопроизводства и архива и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки (Приложение № 5), который составляется и подписывается исполнителем.

3.4.3. Протокол

Протокол(Приложение № 8) - составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь.

Присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается, как правило, с предлога «О» или «Об», который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится от третьего лица множественного числа, т.е. по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Выписка из протокола совещания по отдельному вопросу подписывается только секретарем.

Протоколы совещаний руководстваоформляютсяпо форме, указанной в Приложении № 9, и обязательно содержат список присутствующих на совещании в алфавитном порядке, наименование рассматриваемых вопросов, а также резолютивную часть, включающую поручения должностным лицам Учреждения и сроки их исполнения. Протокол совещания руководства подписывается руководителем. Поручения, данные на совещаниях руководства, ставятся на контроль подразделением делопроизводства и архива.

3.4.4. Докладная, объяснительная, служебная записки, заявление

Докладная записка (Приложение № 10) может быть адресована руководителю своей организации или в другую организацию, по содержанию и назначению может быть информационной или отчетной. Внутренние записки подписывает автор-составитель, внешние оформляются на общем бланке организации формата А4 и подписываются руководителем, или по его поручению заместителем руководителя Учреждения. Текст докладной записки состоит из 2-х частей: изложения фактов, послуживших причиной ее составления и выводов, мнения Учреждения или должностного лица.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины свершившихся фактов, невыполнения каких-либо поручений и др.

Объяснительная записка (внешняя), поясняющая содержание документа, является приложением к документу и оформляется на общем бланке. Внутренние объяснительные записки оформляются, как и внутренние докладные записки.

Реквизиты докладной и объяснительной записок:

· адресат;

· наименование вида документа (докладная записка, объяснительная записка);

· дата, номер, место издания;

· заголовок, текст;

· приложение (если есть);

· подпись;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Служебная записка (Приложение № 10) - форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностных лиц любому адресату внутри Учреждения.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер, содержать просьбу, предложение. В тексте служебной записки наличие заголовка и личного обращения («Уважаемый …!») – обязательны. Сам текст состоит из 2-х частей: изложения фактов, выводов и предложений по излагаемому вопросу.

Заявление составляется по типу докладной записки и заголовок пишется так:

ЗАЯВЛЕНИЕ ‑ Весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке) – после заголовка в этом случае точка не ставится;

Заявление ‑ Только первая буква заголовка прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях) – точка в этом случае также не нужна.

заявление. ‑ Допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце, слово «заявление» со строчной буквы).

Контрольные вопросы:

1. Что такое преамбула приказа?

2.Как осуществляется нумерация приказов?

3. Что указываются во вводной части протокола?

4. Из чего состоит основная часть протокола?

5. Кем подписывается протокол заседания?

6. Кем подписывается протокол совещания?

7. Кем подписывается выписка из протокола совещания по отдельному вопросу?

8. В чем различие докладной, объяснительной и служебной записки?

3.5. Особенности технического оформления документов

Особенности технического оформления документов следующие:

1. Документы должны быть напечатаны ясно, разборчиво.

2. При печатании документа в случае использования бланков формата А4 текст печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

3. Название вида документа печатается прописными буквами.

4. Устанавливается единый вариант расположения реквизитов на бланках - продольный.

5. Бланки структурного подразделения или должностного лица изготавливают в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

6. При подготовке документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине или справа верхнего поля листа.

3.5.1. Содержание и структура текста

Содержание и структура текста строятся в зависимости от его функционального назначения (вида). Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации.

1. Тексты документов оформляют в виде сплошного текста, таблицы или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, согласованные между собой.

2. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера строк.

3. При наличии в тексте ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или ¹⁾ .Текст сноски печатается через один интервал в конце каждой страницы. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

4. Содержание издаваемых распорядительных документов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их.

5. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

6. Текст документа делится, как правило, на две части: в первой вводной (констатирующей) - излагается причина, цель составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй - содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения.

7. Текст сложных по содержанию документов (положение, устав, инструкция и другие) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, разделенными точкой (например, 1.1.1.2).

8. В документах используется следующая форма изложения:

- от первого лица в единственном числе - текст приказов, распоряжений и т.п., а также документы, исходящие от конкретных лиц (заявления, докладные записки): приказываю, прошу выделить, считаю необходимым;

- от первого лица множественного числа (переписка): просим направить, направляем на рассмотрение;

- от третьего лица множественного числа - нормативно-правовые акты (протоколы): слушали, выступили, решили.

Тексты ответных писем излагаются от третьего лица, единственного числа.

Например:

«Министерство считает…», «Департамент рассмотрел…».

9. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста (без абзаца).

10. Терминология должна соответствовать установленной законодательными и другими нормативными правовыми актами. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В тексте не рекомендуется употреблять устаревшие слова и обороты.

11. В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, или когда сокращения являются официальными названиями, например: Сбербанк России, Минфин России.

3.5.2. Современное деловое письмо

Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, письмо сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма.

Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу.

Эксперты единодушны в том, что деловое письма должно занимать не более страницы.

Начинать текст письма следует с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований.

Некоторые виды писем

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая;

1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2) обоснование причины-отказа (если письмо отказ);

3) констатация отказа;

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: «Ваше предложение отклонено по следующим причинам...» «Считаем нужным сообщить Вам...» «Предлагаемые Вами сроки проведения...»

«Ваше предложение не получило поддержки».

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно должно содержать какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями... Предоставляю на утверждение проект плана...

Направляем протоколы испытания... Испытание показало следующие результаты..,

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. Принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.

Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким:

Приглашение

Уважаемый Александр Васильевич!

16 апреля с.г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение типовой программы учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления»

Направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу... Приложение: проект типовой программы учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» на 32 л, в 1 экз.

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:

Директору фирмы

Представленные Вами ходатайства и учредительные документы о согласии на регистрацию ассоциации [Наименование организации] рассмотрены. Ваше ходатайство отклоняется, так как нарушен порядок создания объединения государственных предприятий, определенный законом... Предлагаем Вам переработать учредительные документы и представить их в [Наименование организации].

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы, Пример:

[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации.

[Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.

Международные письма

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому. Приведу примеры текстов писем, составленных как в России, так и в других странах.

Господа.

Очень благодарны за Ваш запрос от 10 июня и высоко ценим возможность обеспечить нужды Вашей новой многообещающей организации.

Нам очень хотелось незамедлительно помочь Вам. Однако прежде необходимо получше познакомиться с Вашей организацией. Нам будет легче сделать это, если представите копию документа о Вашем нынешнем финансовом положении.

Сделаем все возможное для того, чтобы Ваш запрос о кредите был вновь рассмотрен как можно быстрее.

Искрение Ваши

3.5.3. Доклады

Важное значение в научной и производственной деятельности, организаций и отдельных работников этих организаций имеют доклады (отчеты). Прежде чем писать доклад надо определить содержание и приемлемую форму. Рассмотрим эти факторы, определяющие структуру доклада.

Цель доклада. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение. Когда назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть

- хронологическая последовательность событий;

- географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);

- степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными или наоборот).

Если цель — убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете.

Если в докладе намереваются не просто провести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значит, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность естественно приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно.

Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.

Определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы. Назначение этого элемента — свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа, Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений.

Рекомендации. Рекомендации — это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов. Например:

Рекомендации по Курсу делопроизводства

1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками, данными в Приложении 2 доклада.

2. Ответственному за обучение необходимо разработать и представить курс по использованию методики раздельного обучения и обеспечить ознакомление с ней всего педагогического состава до конца года.

Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясное представление об основном содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале.

3.5.4. Порядок снятия и выдачи копий документов

1. Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в Учреждении и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения. С приказов, протоколов, исходящих писем и иных документов, подписанных руководителем, снятие копий разрешается только по указанию руководителя Учреждения.

2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк Учреждения, номер, дата, содержание и т.д.).

В правом верхнем углу копии пишется слово или ставится штамп "Копия". При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".

3. При заверении копии документа, внизу, после полного воспроизведения текста, пишется «Верно», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения, например:

Верно

Ведущий документовед

Управления делопроизводства

и архива                           Личная подпись                          И.О.Фамилия

04.01.2009

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать подразделения делопроизводства и архива.

Контрольные вопросы:

1. Как должны быть пронумерованы документы?

2. Как должны быть пронумерованы страницы таблицы если она печатается более чем на одной странице?

3. Как начинать текст письма?

4. Какова логическая схема письма - отказа?

5. Как определить цель доклада, документа?

6. Как определить цель выводы доклада, документа?

7.  Как определить цель рекомендации доклада?

8. Что такое резюме доклада, документа?

9. Кто разрешает снятие копий с приказов, протоколов, исходящих писем и иных документов, подписанных руководителем Учреждения?

3.6. Система договорно-правовой документации

3.6.1. Система договорно-правовой документации

К договорно-правовой документации относятся, прежде всего, договора, различные коммерческие акты, доверенности.

Под договором понимается - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

Цель, с которой заключается договор, составляет предмет сделки, взаимные права и обязанности сторон — его условия, совокупность условий — его содержание.

Гражданский кодекс дает лишь общую характеристику договоров и перечень основных условий, оставляя сторонам возможность сколь угодно конкретизировать, расширять положения, включаемые в каждый конкретный договор.

3.6.2. Типы и реквизиты договора

Прежде всего, по своей юридической направленности все договоры подразделяются на окончательные (основные) договоры и предварительные договоры.

Окончательный (основной) договор непосредственно порождает права и обязанности сторон, связанные с перемещением материальных благ, как то: передать товар, выполнить работу, оказать услуги, оплатить деньги и т.д. Именно такие права и обязанности возникают, которые непосредственно связаны с перемещением материальных благ.

Предварительный договор — это соглашение сторон о заключении окончательного договора в будущем. Из этого предварительного договора не возникает прав и обязанностей, связанных с перемещением материальных благ. Но это все равно договор, а любой договор направлен на изменение или прекращение каких-то прав и обязанностей, значит какие-то права и обязанности порождает и предварительный договор. Он не порождает прав и обязанностей, связанных с перемещением материальных благ, но порождает другие права и обязанности. Он порождает обязанность сторон заключить договор в будущем и право каждой из сторон требовать от другой стороны заключения окончательного договора. И это соглашение, которое именуется предварительным договором, имеет юридическую силу, эти права и обязанности опираются на силу государства. Это выражается в следующем правиле, что если сторона предварительного договора уклоняется от заключения окончательного договора, то другая сторона вправе обратиться в суд с иском о понуждении к заключению договора, а также с требованием о возмещении всех понесенных ею убытков, вызванных несвоевременным заключением основного, окончательного договора.

Предварительный договор необходимо отличать от так называемого протокола о намерениях или соглашения о намерениях. В соглашении о намерениях лишь фиксируется желание сторон вступить в будущем в договорные отношения, они выражают свое желание и оно фиксируется. Но никаких юридических обязательств друг перед другом стороны протокола о намерениях не несут. Они выразили свое желание заключить договор в будущем, но никаких юридических обязательств на себя не берут, поэтому ни один из участников протокола о намерениях не вправе юридически через суд требовать заключения какого-либо договора.

Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят название договора (заголовок), дату и место его составления.

Название договора указывает на юридическую сущность составленного документа (например: «Договор аренды здания»).

Возможным вариантом является указание только слова «договор» в начале документа.

Дата составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров, вступающих в силу с даты подписания.

3.6.3. Основные виды договоров в гражданском праве

Понятие и значение договора купли-продажи, его виды. Содержание договора.

Договор купли-продажи является одним из основных видов обязательств по передаче имущества в собственность или в иное вещное право.

Договор купли-продажи всегда является консенсуальным, поскольку считается заключенным с момента, когда стороны достигли соглашения по всем существующим условиям.

Таким образом, основными отличительными признаками обязательства из договора купли-продажи являются: возмездность, бесповоротная смена собственника имущества и обусловленная этим уплата покупной цены в виде денежной суммы.

Виды договоров купли-продажи согласно Российскому законодательству:

Договор купли-продажи. По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму.

Договор розничной купли-продажи.По договору розничной купли-продажи продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.

Договор поставки товаровдля государственных или муниципальных нужд

По договору поставки поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Договор контрактации. По договору контрактации производитель сельскохозяйственной продукции обязуется передать произведенную им сельскохозяйственную продукцию заготовителю - лицу, осуществляющему закупки такой продукции для переработки или продажи.

Договор продажи недвижимостиПо договору купли-продажи недвижимого имущества (договору продажи недвижимости) продавец обязуется передать в собственность покупателя земельный участок, здание, сооружение, квартиру или другое недвижимое имущество.

Договор дарения. ПожертвованиеПо договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом.

При наличии встречной передачи вещи или права либо встречного обязательства договор не признается дарением.

Обещание подарить все свое имущество или часть всего своего имущества без указания на конкретный предмет дарения в виде вещи, права или освобождения от обязанности ничтожно.

Договор, предусматривающий передачу дара одаряемому после смерти дарителя, ничтожен. К такого рода дарению применяются правила гражданского законодательства о наследовании.

Запрещение дарения. Не допускается дарение, за исключением обычных подарков, стоимость которых не превышает трех тысяч рублей:

а) от имени малолетних и граждан, признанных недееспособными, их законными представителями;

б) работникам образовательных организаций, медицинских организаций, организаций, оказывающих социальные услуги, и аналогичных организаций, в том числе организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, гражданами, находящимися в них на лечении, содержании или воспитании, супругами и родственниками этих граждан;

в) лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, муниципальные должности, государственным служащим, муниципальным служащим, служащим Банка России в связи с их должностным положением или в связи с исполнением ими служебных обязанностей;

г) в отношениях между коммерческими организациями.

Запрет на дарение лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, муниципальные должности, государственным служащим, муниципальным служащим, служащим Банка России, не распространяется на случаи дарения в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями. Подарки, которые получены лицами, замещающими государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, муниципальные должности, государственными служащими, муниципальными служащими, служащими Банка России и стоимость которых превышает три тысячи рублей, признаются соответственно федеральной собственностью, собственностью субъекта Российской Федерации или муниципальной собственностью и передаются служащим по акту в орган, в котором указанное лицо замещает должность.

Пожертвования.Пожертвованием признается дарение вещи или права в общеполезных целях. Пожертвования могут делаться гражданам, лечебным, воспитательным учреждениям, учреждениям социальной защиты и другим аналогичным учреждениям, благотворительным, научным и образовательным учреждениям, фондам, музеям и другим учреждениям культуры, общественным и религиозным организациям, иным некоммерческим организациям в соответствии с законом, а также государству и другим субъектам гражданского права.

На принятие пожертвования не требуется чьего-либо разрешения или согласия.

Пожертвование имущества гражданину должно быть, а юридическим лицам может быть обусловлено жертвователем использованием этого имущества по определенному назначению. При отсутствии такого условия пожертвование имущества гражданину считается обычным дарением, а в остальных случаях пожертвованное имущество используется одаряемым в соответствии с назначением имущества.

Юридическое лицо, принимающее пожертвование, для использования которого установлено определенное назначение, должно вести обособленный учет всех операций по использованию пожертвованного имущества.

Договор ренты.По договору ренты одна сторона (получатель ренты) передает другой стороне (плательщику ренты) в собственность имущество, а плательщик ренты обязуется в обмен на полученное имущество периодически выплачивать получателю ренту в виде определенной денежной суммы либо предоставления средств на его содержание в иной форме.

По договору ренты допускается установление обязанности выплачивать ренту бессрочно (постоянная рента) или на срок жизни получателя ренты (пожизненная рента). Пожизненная рента может быть установлена на условиях пожизненного содержания гражданина с иждивением.

Договор аренды. Форма и государственная регистрация. По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Плоды, продукция и доходы, полученные арендатором в результате использования арендованного имущества в соответствии с договором, являются его собственностью.

В аренду могут быть переданы земельные участки и другие обособленные природные объекты, предприятия и другие имущественные комплексы, здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другие вещи, которые не теряют своих натуральных свойств в процессе их использования (непотребляемые вещи).

Законом могут быть установлены виды имущества, сдача которого в аренду не допускается или ограничивается.

Понятие и значение договора найма жилого помещения. Основным договором, с помощью которого жилые помещения передаются в пользование вообще, во временное возмездное владение и пользование, в частности, является договор найма жилого помещения. Права и обязанности участников данной сделки регулируются гл. 35 ГК РФ и актами жилищного законодательства.

Договор социального найма может быть заключен только на жилое помещение, относящееся к фонду социального использования, и при наличии у гражданина предпосылок для его заключения.

Договор безвозмездного пользования (ссуды).По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

Право передачи вещи в безвозмездное пользование принадлежит ее собственнику и иным лицам, управомоченным на то законом или собственником.

Ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования.

Договор подряда.По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

По договору подряда, заключенному на изготовление вещи, подрядчик передает права на нее заказчику.

Договор перевозки пассажира.По договору перевозки пассажира перевозчик обязуется перевезти пассажира в пункт назначения, а в случае сдачи пассажиром багажа также доставить багаж в пункт назначения и выдать его уполномоченному на получение багажа лицу; пассажир обязуется уплатить установленную плату за проезд, а при сдаче багажа и за провоз багажа.

Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом, а сдача пассажиром багажа багажной квитанцией.

Обязательства по страхованию.Представляют собой самостоятельный вид гражданско-правовых обязательств, оформляющих отношения по оказанию финансовых (денежно-кредитных) услуг.

В силу обязательства по страхованию одно лицо - страховщик - обязано при наступлении в определенный срок (или без указания срока) предусмотренных обстоятельств (страхового случая) произвести обусловленную страховую выплату другому лицу - страхователю или иному лицу (выгодоприобретателю, застрахованному лицу) и вправе требовать оплаты страховых премий (страховых взносов), а страхователь обязан уплачивать страховые премии (страховые взносы) и вправе требовать предоставления соответствующих страховых выплат.

Контрольные вопросы:

1. Что такое предварительный договор?

2. Что такое окончательный договор?

3. Что такое протокол о намерениях или соглашения о намерениях?

4. Что такое договор купли-продажи?

5. Что такое пожертвования?

6. Что такое договор поставки товаров для государственных или муниципальных нужд?

7. Что такое договор продажи недвижимости?

8. Что такое договор дарения?

9. Что такое договор ренты?

10. Что такое договор аренды?

11. Что такое договор безвозмездного пользования (ссуды)?

12. Что такое договор подряда?

13. Что такое обязательства по страхованию?

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Движение документов в Учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки, образует единый документооборот Учреждения.

Требования, предъявляемые к документообороту:

прямоточность движения документов - документ кратчайшим путём попадает исполнителю, возвратные перемещения документа, как правило, исключены;

распределение документов руководителям, заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений согласно их функциональным обязанностям;

единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

Документооборот состоит из следующих потоков:

- Поступающих (входящих) документов (вышестоящих организаций, подведомственных и неподчинённых учреждений, иных юридических лиц и граждан);

- Отправляемых(исходящих) документов (вышестоящим организациям, неподчинённым, нижестоящим и общественным организациям, отдельным гражданам);

- Внутренних документов, которые обеспечивают решение задач Учреждения (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.). Работу по подготовке внутренних документов осуществляют непосредственно работники структурных подразделений, факультетов, отделов. Юридическую экспертизу внутренних документов осуществляют сотрудники Правового подразделения Учреждения.

Объём документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определённый период времени.

5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Организация контроля

Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение поручений, данных руководителем и заместителям руководителя Учреждения.

Все поручения, данные руководителем, подлежат контролю в Управлении делопроизводства и архива.

Контроль за исполнением поручений устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, а также повышения уровня исполнительской дисциплины.

Каждому поручению, поставленному на контроль, подразделение делопроизводства и архива присваивает регистрационный номер и дату постановки на контроль и направляет исполнителям. Регистрационный номер поручения состоит из сокращенного буквенного наименования должностного лица давшего поручение (ХХ — руководитель; YY - заместитель руководителя) и номера поручения (например, ХХ-333) (Приложение № 12).

Документы поступают к исполнителям на бумажных носителях.

Ответственным исполнителем контрольного поручения является сотрудник, указанный в резолюции первым, если другого не указано в тексте поручения или резолюции. Остальные сотрудники, указанные в поручении, являются соисполнителями.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за исполнение поручения в срок и по существу.

Соисполнители, указанные в поручении, несут ответственность за своевременность представления материалов ответственному исполнителю в рамках своей компетенции.

В течение одного рабочего дня после получения поручения ответственный исполнитель имеет право представить на имя руководителя служебную записку с мотивированной просьбой об изменении состава исполнителей поручения, либо назначении другого ответственного исполнителя.

Сотрудники, назначенные ответственными за делопроизводство в подразделениях, несут ответственность за:

· ведение в подразделении учета поручений;

· своевременное информирование руководства подразделения о поступлении контрольных поручений и о сроках их исполнения;

· своевременное представление руководителю и в подразделение делопроизводства и архива информации об исполнении поручений, о необходимости продления срока исполнения или о причинах неисполнения поручений;

· надлежащее оформление документов по вопросам исполнения контрольных поручений.

Для фиксации факта исполнения контрольного поручения, ответственный исполнитель представляет служебную записку на имя руководителя.

При необходимости продления сроков исполнения поручений ответственный исполнитель обязан до истечения срока исполнения представить служебную записку на имя руководителя с аргументированной просьбой о продлении срока исполнения.

Вопрос о продлении срока исполнения поручения решается руководителем.

Сотрудник подразделения делопроизводства и архива, ответственный за регистрацию поручений, извещает ответственного исполнителя о решении руководителя по указанному вопросу.

Все поручения регистрируются в подразделении делопроизводства и архива.

Регулярно, но не реже одного раза в неделю, подразделение делопроизводства и архива готовит и представляет руководителю сведения о состоянии исполнения поручений.

Контролю также могут подлежать приказы, распоряжения и поручения руководителя или заместителя руководителя.

Поручение считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

· если в поручении поставлен срок исполнения – в указанный срок;

· если поручение дано в связи с подготовкой ответа на обращение органов государственной власти Российской Федерации – в семидневный срок;

· если в поручении имеется пометка «срочно», – в трехдневный срок;

· поручения без указания конкретной даты исполнения – в месячный срок; Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.

Если документ исполнен в установленном порядке, то кроме записи «В дело», подписи и даты, исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.

5.2. Порядок снятия поручений с контроля

Поручения снимаются с контроля, когда решены все поставленные в них вопросы или дан ответ по существу.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

Решение о снятии поручения с контроля принимается руководителем Учреждения.

Контрольные вопросы:

1. Кто является ответственным исполнителем контрольного поручения?
2. В течение какого времени ответственный исполнитель имеет право представить просьбу о назначении другого ответственного исполнителя?
3. Что должен сделать ответственный исполнитель для продления сроков исполнения поручений?
4. В какой срок выполняется поручение для подготовки ответа на обращение органов государственной власти Российской Федерации?
5. В какой срок выполняется поручение если в поручении имеется пометка «срочно»?
6. В какой срок выполняется поручение без указания конкретной даты исполнения?

6. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Порядок обработки поступающей корреспонденции

Вся корреспонденция, поступающая в Учреждение, принимается и регистрируется сотрудниками подразделения делопроизводства и архива.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, упаковки и правильность адресации. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в отделение почтовой связи.

Получение заказной корреспонденции осуществляется в день доставки в Учреждение извещения на получение указанной корреспонденции.

Корреспонденция, получаемая под расписку (с курьером, заказная, и т. п.), регистрируется в журнале электронной базы данных.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (Приложение № 11).

При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресации и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

На всех входящих документах, подлежащих регистрации, в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп, как правило, ставится на конверте.

Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через подразделение делопроизводства и архива.

Документы, не требующие доклада руководству Учреждения, направляются подразделением делопроизводства и архива непосредственно в структурные подразделения.

Структурные подразделения Учреждения имеют именные ячейки в подразделении делопроизводства и архива. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях обязаны ежедневно проверять ячейки на наличие документов.

Корреспонденция с грифом «Для служебного пользования», поступающая в Учреждение, принимается и регистрируется сотрудником подразделения делопроизводства и архива в специальном журнале и выдается исполнителю под личную подпись. Снятие копий с корреспонденции «Для служебного пользования» не допускается.

6.2. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Документы, подписанные руководителем Учреждения, регистрируются в подразделении делопроизводства и архива и направляются адресату с курьером, либо по каналам почтовой связи.

Документы, подписанные руководителем или заместителем руководителя структурного подразделения, регистрируются в подразделении делопроизводства и архива и направляются адресату по каналам почтовой связи.

Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в подразделение делопроизводства и архива.

Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, перед сдачей корреспонденции на отправку, должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресации в присутствии сотрудника подразделения делопроизводства и архива. На документы, подготовленные к отправке, заполняется 2 экземпляра описи-вложения с обязательным указанием структурного подразделения, отправляющего почту, Ф.И.О. исполнителя и номера телефона. Отправляемая корреспонденция конвертируется сотрудниками подразделения делопроизводства и архива, либо ответственным исполнителем, отправляющим корреспонденцию.

6.3. Регистрация и индексация документов

6.3.1. Регистрация документов

Регистрация документов в Учреждении осуществляется в подразделении делопроизводства и архива. Регистрации подлежит:

· входящая корреспонденция, адресованная на имя руководителя, заместителя руководителя;

· документы, адресованные Учреждению без указания конкретного адресата, входящая правительственная корреспонденция;

· исходящая за подписью руководства Учреждения документация;

· приказы;

· распоряжения.

Протоколы совещаний у руководителя или заместителя руководителя регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.

Сотрудники подразделения делопроизводства и архива проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и регистрируют.

Исходящие телеграммы, факсы регистрируются в журналах.

Исходящие номера писем, отправляемых Учреждением, проставляются сотрудниками подразделения делопроизводства и архива.

Например: 36-ХХ-11/123, где

36– индекс Учреждения в соответствующей номенклатуре;

ХХ – цифровой индекс структурного подразделения;

11 – номер, соответствующий исходящей документации Учреждения;

123. – порядковый номер.

6.3.2. Индексация документов

Каждому структурному подразделению Учреждения и представительствам Учреждения присваиваются цифровые индексы в номенклатуре дел.

7. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

7.1. Передача и обработка документов

Передача документов из подразделения делопроизводства и архива в структурные подразделения осуществляется через тех должностных лиц, которые отвечают за работу с документами в этих подразделениях.

Руководители структурных подразделений Учреждения обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качественным исполнением документов.

При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Так, документы, присланные для согласования (визирования), рассматриваются в день их поступления.

Срочные документы передаются немедленно.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование (визирование), представление или подписание (утверждение) руководителем, заместителям руководителя или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование, а также готовит список для рассылки.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Учреждение Минфина России и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результате окончательного исполнения.

При наличии ответственного исполнителя все остальные соисполнители в пределах своей компетенции проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины и правильность использования нормативной базы при подготовке и исполнении документов.

7.2. Сроки исполнения документов (рекомендованные)

Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения в указанный срок;

- имеющие пометку «Весьма срочно»-исполняются в суточный срок, «Срочно»-в трехдневный, «Оперативно» в десятидневный, остальные - в срок не более месяца.

Проекты документов, подготовленные во исполнение поручения со сроком исполнения до десяти дней должны согласовываться исполнителем в суточный срок.

Поступления со сроком исполнения до десяти дней должны доводиться до исполнителей в день поступления.

Проекты документов согласовываются в течение трех дней, согласованный проект визируется в течение суток.

Правовое подразделение рассматривает проекты правовых нормативных актов, поступивших на согласование в срок не более пяти суток.

Если невозможность соблюдения срока выясняется в процессе исполнения поручения, исполнитель обязан не менее чем за три дня до его истечения обратиться к руководству с просьбой о продлении срока.

Контрольные вопросы:

1. Где принимается и регистрируется вся корреспонденция, поступающая в Учреждение?

2. Где принимается и как регистрируется корреспонденция грифом «Для служебного пользования», поступающая в Учреждение?

3. Кто осуществляет передачу документов из подразделения делопроизводства и архива в структурные подразделения?

4. В какие сроки руководитель подразделения рассматривает документы, требующие срочного исполнения и визирования?

5. В какие сроки исполняются документы имеющие пометку «Срочно», «Весьма срочно», «Оперативно» и документы, не имеющие срока исполнения?

6. В какие сроки правовое подразделение рассматривает проекты правовых нормативных актов, поступивших на согласование?

7. Если выясняется невозможность соблюдения срока исполнения поручения, когда исполнитель обязан обратиться с просьбой о продлении срока?

8. ХРАНЕНИЕ ОБРАБОТАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – отделение важных документов с целью их отбора на хранение.

Экспертиза ценности документов в Учреждении проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Учреждении создается постоянно действующая Экспертная комиссия.

Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел Учреждения, «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения и с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение № 15).

8.2. Формирование дел