Тема 4. Облікові регістри та форми бухгалтерського обліку

План

1. Поняття облікових регістрів та їх класифікація

2. Форми бухгалтерського обліку

3. Помилки в обліку та їх виправлення

Питання 1. Поняття облікових регістрів та їх класифікація

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується в облікових регістрах.

Облікові регістри — це носії інформації встановленої форми і змісту, призначені для реєстрації, відображення, накопичення, гру­пування й узагальнення господарських операцій, оформлених від­повідними первинними документами, на рахунках бухгалтерського обліку.

Облікові регістри повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвище і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Записи господарських операцій у регістрах називаються обліковою реєстрацією.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Для обліку та реєстрації господарських операцій підприємства застосовують різноманітні за формою, змістом, способом відображення і нагромадження інформації облікові регістри. Склад облікових регістрів залежить від прийнятої на підприємстві форми бухгалтерського обліку.

У бухгалтерському обліку за зовнішнім виглядом використовують такі облікові регістри: книги, журнали, відомості, картки, машинограми, окремі листки.

За характером записів облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні та комбіновані.

Хронологічними називають такі облікові регістри, в яких записи здійснюють у календарній послідовності відповідно до часу здійснення і оформлення господарської операції (реєстраційний журнал операцій, касова книга тощо).

Систематичні облікові регістри призначені для відображення у визначеній послідовності з певним групуванням однорідних за економічним змістом операцій на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках (Головна книга, картки складського обліку та ін.).

Комбіновані — це такі регістри, в яких поєднано хронологічні та систематичні записи (книга Журнал-Головна, журнали-ордери, відомості тощо).

За обсягом змісту облікові регістри поділяються на регістри синтетичного, аналітичного обліку та комбіновані.

У регістрах синтетичного обліку ведеться облік в узагальненому вигляді за синтетичними рахунками у грошовому вимірнику, аналітичного — за аналітичними, де інформацію подають у натуральних, трудових і вартісних вимірниках. Регістром синтетичного обліку є Головна книга, реєстраційний журнал операцій, до регістрів аналітичного обліку належать картки, книги тощо. У комбінованих регістрах синтетичний та аналітичний облік поєднуються. До комбінованих регістрів можна віднести окремі журнали-ордери, відомості, машинограми.

За своєю будовою (формою) облікові регістри розрізняються односторонні, двосторонні, багатографні та шахові.

В односторонніх регістрах уся облікова інформація розміщена з однієї сторони (як правило, праворуч). Прикладом можуть бути усі типові картки аналітичного обліку.

Двосторонні регістри складаються з двох частин: ліва призначена для обліку дебетових записів, права – для кредитових. До таких регістрів належить Головна книга.

У багатографних регістрах одна із граф (найчастіше дебетова) поділена на кілька граф для деталізації записів. Прикладом такого регістру є картка аналітичного обліку витрат виробництва, в якій за дебетом рахунка «Виробництво» розшифровуються витрати, що списуються з багатьох інших рахунків.

Шахові облікові регістри побудовані за принципом шахової дошки. Записи суми господарських операцій в таких регістрах роблять тільки один раз у клітинці на перетині стовпчика і рядка таблиці, що означає кредит одного рахунка та дебет іншого. Така будова значно скорочує кількість записів, оскільки подвійний запис здійснюється в один робочий прийом. Шахова форма є характерною ознакою журнальної форми бухгалтерського обліку.

Питання 2. Форми бухгалтерського обліку

Форми бухгалтерського обліку — це певна система взаємопов’язаних облікових регістрів встановленої форми і змісту для відображення наявності та руху активів, капіталу, зобов’язань і процесів господарської діяльності, а також способів і технічних засобів запису операцій в облікових регістрах.

Ознаками форм бухгалтерського обліку є:

– зовнішній вигляд і будова регістрів хронологічного і систематичного (синтетичного й аналітичного) обліку;

– взаємозв’язок облікових регістрів;

– способи і технічні засоби запису господарських операцій в облікові регістри.

Сучасними формами бухгалтерського обліку, що використовуються на підприємствах, установах і організаціях України, є:

1) меморіально-ордерна. Суть цієї форми полягає в тому, що на підставі первинних документів складають меморіальні ордери, в яких вказують кореспонденцію рахунків за здійсненою операцією та її суму з обов’язковим посиленням на документ, що служить підставою для записів. Схему подано праворуч. ►

2) журнальна. Основними обліковими регістрами за журнальною формою є журнали, відомості аналітичного обліку та Головна книга. Кожен із цих регістрів є своєрідним нагромаджуваним регістром, в якому накопичуються певні господарські операції у передбачених розрізах (за рахунками, статтями витрат тощо). Усі журнали мають контрольно-шахову форму і побудовані за кредитовим принципом, тобто рахунок, до якого ведеться даний журнал, кредитується із зазначенням в окремих графах рахунків, що дебетуються в кореспонденції з ним. Схему подано праворуч. ►

3) проста і спрощена(для малих підприємств).

За простою формою обліку реєстрація первинних документів, відображення операцій на рахунках, визначення собівартості про­дукції та фінансового результату здійснюється в єдиному бухгалтерському регістрі «Журнал реєстрації господарських операцій». ◄Схему подано ліворуч.

Спрощену форму обліку обирають підприємства, що мають на балансі необоротні активи, здійснюють виробничі процеси, оперують з виробничими запасами, готовою продукцією чи товарами. Схему подано праворуч. ►

4) автоматизована (комп’ютерна). Базується на комплексному використанні комп’ютерних бухгалтерських програм.

Питання 3. Помилки в обліку та їх виправлення

У процесі господарської діяльності на кожному підприємстві відбувається велика кількість господарських операцій, на кожну з них оформляється відповідний документ. Дані цих документів відображають у накопичувальних та групувальних відомостях, належних регістрах. Отже, сама технологія облікового процесу передбачає багаторазовий запис тих самих облікових даних у різних регістрах. За цих умов нерідко трапляються помилки в бухгалтерському обліку.

Найбільш характерними помилками в процесі відображення господарських операцій на рахунках є: описки, числові помилки, помилкові кореспонденції рахунків, порушення взаємозв'язку синтетичних рахунків з аналітичними, недотримання методу подвійного запису, помилкові оцінки і таксування тощо.

Головними причинами виникнення помилок є велика завантаженість облікових працівників, їхня швидка стомлюваність, брак належних умов праці, низький рівень кваліфікації, досить часті зміни нормативних документів, неуважність. Для усунення цих причин слід передовсім домогтися встановлення оптимальної чисельності облікового апарату та постійно працювати над підвищенням його кваліфікації.

За своїм значенням помилки поділяються на локальні, які призводять до спотворення інформації лише в тому документі чи регістрі, де вони сталися, і не поширюються на інші, і транзитні, які зачіпають весь обліковий процес.

Усі допущені помилки необхідно своєчасно виявити та належним чином виправити. Як у тексті, так і в цифрових даних бухгалтерських документів і облікових регістрів підчистки та безпідставні виправлення не допускаються.

На пошук помилок витрачається чимало часу, тому необхідно до початку цієї роботи з'ясувати величину помилки, її місце (на дебеті чи кредиті відповідного рахунка), логічно встановити об'єкти, щодо яких помилки є найбільш імовірними, порівняти дані взаємозв'язаних регістрів. Найнадійнішим, хоч і досить громіздким способом виявлення помилок, є спосіб пунктування, коли суцільно чи вибірково перевіряють записи і перевірені суми позначають знаком «V».

Залежно від характеру помилки, місця і часу її виявлення застосовують і відповідний спосіб виправлення. На практиці застосовують такі способи виправлення помилок: коректурний, доповнюючих статей, сторно. Кожним з цих способів користуються для виправлення певного виду помилок.

Коректурний спосіб застосовується, коли помилкову суму ще не занесено в підсумок. Як у документах, так і в регістрах неправильний текст або цифри закреслюють, а над закресленим надписують правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати попередній запис. Це виправлення супроводжується надписом «виправлено» та підтверджується підписами осіб, що підписали документ чи ведуть даний регістр.

Спосіб доповнюючої статті застосовують в тому разі, коли помилку допущено лише в сумі відображеної операції і тільки тоді, коли суму помилково вказано меншою, ніж належало б. Для виправлення такої помилки необхідно додатково провести дану операцію на різницю між правильною і помилковою (проведеною) величиною.

Спосіб сторно, у свою чергу, поділяється на часткове сторно і повне сторно. Цей поділ спричинено тим, що з допомогою часткового й повного сторно виправляють принципово різні помилки.

Часткове сторно застосовують, коли помилку допущено лише в сумі відображеної операції, причому записано більшу суму ніж належить. Отже, виправлення помилки полягає в необхідності зменшення відображеної величини на суму помилки. Таке завдання є, по суті, протилежним до способу додаткової статті. Для цього складають, як і за попереднього способу, бухгалтерську довідку, на підставі якої проводиться операція виправлення помилки. У бухгалтерських регістрах суму за цією операцією записують червоним кольором і під час підрахунку підсумку віднімають, виправляючи в такий спосіб раніше допущену помилку.

Повне сторно застосовують для виправлення помилок в кореспонденції рахунків, коли певну операцію відображено на не належних рахунках. Таке виправлення проводиться в два етапи. На першому на підставі довідки відображається на тих самих рахунках операція з раніше допущеною помилкою, а її сума вказується червоним кольором. Відтак раніше неправильно відображена операція анулюється.

Після цього (другий етап) операцію записують на тих рахунках, на яких необхідно її відобразити. Наприклад, якщо було встановлено, що матеріали, списані раніше на основне виробництво, фактично відпущено для загальногосподарських потреб, то цю операцію належить відобразити на інших рахунках.

У документах, якими оформлено касові, банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не дозволяються взагалі.