Тема 2. Документація та інвентаризація

План

1. Документація як спосіб первинного відображення об’єктів обліку

2. Класифікація документів

3. Прийняття, перевірка та обробка документів

4. Сутність інвентаризації та її види

5. Порядок проведення інвентаризації, оформлення її результатів у обліку

Питання 1. Документація як спосіб первинного відображення об’єктів обліку

На кожну господарську операцію, яка в подальшому буде відображена в бухгалтерському обліку, складають документ. Документ — це безперечне письмове свідчення про здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення. Термін «документ» походить від латинського documentum і буквально означає свідоцтво, доказ.

Бухгалтерський документ — це документ певної форми і змісту, що містить інформацію про господарську операцію та юридич­но підтверджує факт її здійснення або розпорядження на право її проведення.

Порядок створення, прийняття і опрацювання документів визначає «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затверджене наказом Міністерства фінансів України № 88 від 24 травня 1995 р.

Документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’яз­кові реквізити:

– назву документа / код форми;

– дату і місце складання (назву підприємства, від імені якого складено документ);

– зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

– посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

– особисті підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій і технології опрацювання облікової інформації до первинних документів можуть бути внесені й інші додаткові реквізити.

Документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України, або виготовлених самостійно бланках, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Питання 2. Класифікація документів

Документи, що використовуються для оформлення господарських операцій, на практиці класифікують за різними ознаками:

1) за ступенем узагальнення господарських операцій:

→ первинні документи складають в момент здійснення господарської операції або відразу після її здійснення (приклади: прибутковий касовий ордер, накладна);

→ зведені документи складають на підставі первинних документів, вони узагальнюють господарські операції, які вже зафіксовані в первинних документах (приклади: звіт касира, звіт про рух виробничих запасів);

2) за способом використання:

→  разові документи використовують для оформлення кожної господарської операції в момент її здійснення (приклади: акт, чек, приймальна квитанція);

→  накопичувальні документи використовуються для відображення протягом тижня, декади, місяця однорідних господарських операцій відповідно до їх здійснення (приклади: лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції);

3) за місцем складання:

→  внутрішні — це такі документи, які складають на самому підприємстві (приклади: прибутковий ордер, касовий ордер);

→  зовнішні — це такі документи, які надходять від інших підприємств і організацій (приклади: платіжна вимога, рахунок-фактура);

4) за призначенням:

→  розпорядчі містять розпорядження на здійснення певної господарської операції, але не підтверджують факту здійснення операцій (приклади: наказ, чек на одержання готівки у банку);

→  виконавчими (виправдними) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції (приклади: прибутковий ордер, виписка банку з поточного рахунку);

→  документи бухгалтерського оформлення складаються працівниками бухгалтерії на підставі виконавчих та розпорядчих документів для підготовки облікових записів (приклади: відомість нарахування амортизації, розрахунок бухгалтерії);

→  комбіновані поєднують у собі ознаки всіх перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих і бухгал­терського оформлення) (приклади: видатковий касовий ордер, лімітно-забірна картка);

5) за кількістю позицій (записів):

→  однопозиційні (для відображення одного об’єкта обліку), приклад – видатковий касовий ордер;

→  багатопозиційні (для відображення двох і більше об’єктів обліку), приклад – рахунок-фактура;

6) за технікою складання та опрацювання:

→  документи, що складаються вручну (приклади: чек на одержання готівки у банку, звіт касира);

→  документи, що складаються за допомогою комп’ютерної техніки (приклади: платіжне доручення, рахунок-фактура).

Питання 3. Прийняття, перевірка та обробка документів

Після того як документи складено на місцях або прийнято від сторонніх організацій, вони потрапляють до бухгалтерії у порядку й строки, встановлені керівником підприємства.

Документи, що надійшли до бухгалтерії, підлягають арифметичній перевірці, формальній та юридичній і за суттю, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції.

При цьому забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень. Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому разі, якщо вони складені за формою та підписані особою, на це уповноваженою.

Прийняті документи підлягають перевірці перед рознесенням їхніх даних на рахунки бухгалтерського обліку. Залежно від мети контролю первинних документів використовуються різні методич­ні прийоми їхньої перевірки: формальна, арифметична, експертна, логічна, економічна, нормативно-правова та інші.

Після перевірки документи підлягають подальшому опрацюванню, тобто вони повинні пройти всі стадії обробки:

1) групування – об’єднання однорідних за змістом первинних документів у групи і запис у групувальні та накопичувальні відомості;

2) таксування – грошова оцінка зазначених у документі активів (математичні дії — множення ціни на кількість, тобто отримання суми або оцінка господарської операції);

3) контирування – проставлення на первинних документах кореспондуючих рахунків, тобто бухгалтерських проводок;

4) включення до облікових регістрів – відображення господарських операцій, що містяться в первинних документах у регістрах синтетичного та аналітичного обліку.

Питання 4. Сутність інвентаризації та її види

Є такі процеси і явища, що не піддаються повсякденній обліковій реєстрації і документуванню в момент їх здійснення. Це так звані природні втрати за деякими видами ресурсів, а також наслідки помилок, допущених під час їх приймання та відпуску, записів в облікових регістрах, а також через зловживання.

Способом бухгалтерського обліку, за допомогою якого мож­на виявити й врахувати те, чого не можна взяти на облік при щоденній документації господарських процесів і явищ, є інвен­таризація.

Отже, інвентаризація як складова частина методу бухгалтерського обліку є способом виявлення з наступним обліком ресурсів (активів підприємства) і джерел їх фінансування, які не піддаються документальному оформленню, для забезпечення досто­вірності бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Технічно інвентаризація здійснюється шляхом перевірки фактичної наявності господарських ресурсів і зіставлення їх з даними обліку. Це дає змогу виявити надлишки, нестачі, встановити причини і винних осіб у їх виникненні.

Залежно від повноти охоплення перевіркою ресурсів розрізняють повну та часткову інвентаризацію.

Повна інвентаризація охоплює всі ресурси підприємства та їх джерела; часткова — окремі їх види та групи (наприклад, товари, пальне, транспортні засоби, готівку в касі тощо).

За часом проведення інвентаризація може бути місячною, квар­тальною, піврічною та річною.

За характером інвентаризації бувають планові та позапланові (раптові). Планові інвентаризації передбачаються планом проведення інвентаризацій, який складається на початку року і затверджується керівництвом. Позапланові (раптові) наперед не плануються, а проводяться в міру потреби за розпорядженням керів­ництва, за вимогою перевіряючого органу, у випадках стихійного лиха, крадіжки, пожежі, аварії тощо.

Питання 5. Порядок проведення інвентаризації, оформлення її результатів у обліку

Відповідальність за організацію інвентаризації несе власник (керівник) підприємства, який визначає кількість інвен­таризацій, строки їх проведення, перелік господарських об’єк­тів, ресурсів і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної із них, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим:

– при реорганізації підприємства і зміні форми власності;

– перед складанням річної бухгалтерської звітності, але не раніше 1 жовтня;

– при зміні матеріально відповідальних осіб;

– при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псуванні цінностей;

– на вимогу судово-слідчих органів;

– у разі аварій, пожежі, стихійного лиха;

– у разі переоцінки товарно-матеріальних цінностей;

– при ліквідації підприємства.

На кожному підприємстві для проведення інвентаризації створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія в такому складі: голова — керівник (заступник керівника) підприємства і члени комісії — головний бухгалтер, представники окремих структурних підрозділів, провідні фахівці тощо. Ця комісія відповідає за своєчасну і якісну інвентаризацію. На місцях зберігання виробничих запасів за потребою створюються робочі інвентаризаційні комісії, які повинні під керівництвом центральної комісії забезпечити безпосереднє проведення інвентаризацій.

Порядок і строки проведення інвентаризації регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків (наказ Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69 із змінами, доповненнями).

Послідовність проведення інвентаризації:

1) У присутності матеріально відповідальної особи виявляють і підраховують зважують, обмірюють або перераховують фактичну наявність усіх цінностей.

2) Одержані дані заносять в інвентаризаційні описи, які складають у двох примірниках. Описи складають окремо по кожній матеріально відповідальній особі і за місцем зберігання цінностей.

3) Після закінчення інвентаризації описи підписують усі члени комісії і матеріально відповідальна особа.

4) Один примірник опису передається до бухгалтерії, другий залишається у матеріально відповідальної особи.

5) Описи, що надійшли до бухгалтерії, використовують для виведення результату інвентаризації: в інвентаризаційному описі поряд із даними про фактичну наявність проставляють кількісні та вартісні показники цінностей за даними бухгалтерського обліку.

Остаточні результати проведеної інвентаризації можна визначити лише за порівняльними відомостями. У них відображаються усі позиції, де виникли відхилення від облікових даних. До складання порівняльної відомості бухгалтерія має ретельно перевірити правильність усіх записів у рахунках.

Результати інвентаризації відображаються в обліку в такому порядку:

– виявлені надлишки оприбутковують і зараховують на доходи підприємства;

– вартість нестачі, псування або інших втрат у межах норм списується на витрати діяльності підприємства, а в сумах, що перевищують ці норми, — на винних осіб;

– якщо винних не встановлено, суму нестачі відносять також на витрати звіт­ного періоду.

Результати інвентаризації відображаються у бухгалтерському обліку в 10-денний строк і включаються до звіту за той період, в якому була закінчена інвентаризація.