Создание и использование отчета

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция не обязательна). Далее по общим правилам MS Access на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:

 представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

 сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

 включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

Сведения, отображаемые в отчете:

 заголовок отчета и столбцов;

 данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета;

 данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL;

 итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.

Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Структура отчета. Структура отчета аналогична структуре формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.

Как в форме, так и в отчете могут присутствовать следующие разделы:

 заголовок;

 верхний и нижний колонтитулы;

 область данных;

 примечание отчета.

Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета и содержит в себе наиболее общие сведения: название и логотип фирмы, название отчета.

Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы и может содержать подписи столбцов - графы отчета. Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы и может содержать номер страницы, даты создания отчета.

Основной раздел отчета - область данных, в котором размещаются данные отчета из каждой записи базового источника (таблицы, запроса). Если в отчете используются сгруппированные записи, то в основном разделе отчета в каждой группе может использоваться заголовок группы. В нем отображаются сведения, общие для всей группы (название группы).

Примечание отчета выводится один раз в конце отчета и содержит итоговые данные отчета.

Размеры разделов можно изменить в режиме конструктора отчета.

В MS Access 2002 возможны следующие способы создания отчета: Автоотчет, Мастер отчетов, создание отчета в среде конструктора.

Создание отчета с помощью мастера. Для создания отчета с помощью мастера выберите в окне базы данных вкладку Отчеты в списке Объекты. Щелкнув кнопку «Создание отчета с помощью мастера», в диалоговом окне Создание отчетов выберите таблицу Учащиеся, на которой должен быть основан отчет. Включите в список Выбранные поля поля из таблицы. Для этого, указав поле в списке Доступные поля, щелкните кнопку >. Если нужно включить в список Выбранные поля все поля из списка Доступные поля, то следует щелкнуть кнопку ».

Примечание. Порядок расположения полей таблицы в списке Выбранные поля определяет порядок расположения столбцов будущего отчета. Используйте кнопки < и > для формирования списка полей в том порядке, как вам нужно.

Завершив формирование списка Выбранные поля, щелкните кнопку «Далее». На следующем шаге диалога с Мастером отчетов определите уровни группировки полей в отчете. Пусть данные в нашем отчете будут сгруппированы по классам, для этого, выбрав поле Класс, щелкните кнопку >.

Рис. 22. Группировка записей в отчете

Щелкнув кнопку «Далее», задайте сортировку записей в группах по фамилиям в алфавитном порядке. На следующем шаге создайте макет отчета, выбрав ступенчатый вариант отчета на странице с книжной ориентацией. Включите опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Выбрав стиль оформления, задайте имя отчету и щелкните кнопку «Готово», после этого посмотрите результат на экране. На рис. 23 показан вид окна Access с созданным отчетом по таблице Учащиеся.

Обратите внимание на группировку записей по классам, а внутри группы 4В класса - упорядоченное расположение записей, отсортированных по фамилиям учащихся в алфавитном порядке.

Параметры просмотра отчета можно изменить, используя кнопки панели инструментов предварительного просмотра (аналогичный режим мы рассматривали ранее при изучении текстового процессора Microsoft Word).

Так, например, кнопка Масштаб переключает изображение между режимами полной страницы и изменяемого масштаба. Когда указатель мыши принимает форму лупы, нажатие кнопки мыши на странице отчета приводит к увеличению отчета до размера полной страницы. Повторное нажатие мыши возвращает прежний масштаб отображения отчета.

Рис. 23. Окно MS Access с отчетом по таблице Учащиеся

Нажатие кнопки «Вид» выводит список доступных режимов отображения текущего окна. Для выбора режима можно щелкнуть кнопку раскрытия списка и выбрать нужный вариант. В данном случае на кнопке изображен режим Конструктор. Щелкнув по кнопке с изображением режима «Конструктор», можно перейти к изменению отчета.

Печать отчета. Перед тем как вывести отчет на печать в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей

и другие параметры страницы. Выбрав отчет в окне базы данных или открыв его в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца, вы можете для вывода отчета на печать без открытия диалогового окна нажать кнопку «Печать» на панели инструментов.

Если же вы хотите открыть диалоговое окно для того, чтобы задать параметры печати, то, выбрав в меню Файл команду Печать, в диалоговом окне Печать укажите нужные параметры. Затем в группе Принтер выберите принтер, в группе Печатать выберите печать всего отчета или определенного диапазона страниц, в группе Копии укажите число печатающихся копий и, при необходимости, включите печать с раскладкой по копиям. Для начала печати с заданными параметрами нажмите кнопку «ОК»

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы. Запрос может формироваться двумя способами:

1.с помощью запросов по образцу - QBE (Query By Example);

2.с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language), т.е. специализированного языка, предназначенного для организации запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных.

Практически все типы запросов в Access можно создать визуально. Исключение составляют сквозные запросы (SQL-pass-through), т.е. запросы из других приложений, запросы на изменение структуры данных и запросы объединения. Визуально можно построить запросы добавления, удаления, обновления и создания таблиц. Одной из наиболее сильных сторон Access являются фильтры, которые строятся с помощью запросов или посредством установки критериев. Для облегчения этой задачи используют параметрические запросы.

В Access имеется несколько видов запросов:

запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными таблиц, на которых построен запрос;

запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохраняется в новой таблице;

запросы на обновление, добавление, удаление, являющиеся запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.4